[Outlook] waarschuwing bij onbeantwoorde email

[Verwijderd]

Ik maak zakelijk heel veel gebruik van outlook, heb er een stuk of 10 email accounts in staan en krijg vele tientallen berichten per dag binnen. Dit maakt het dat het soms erg lastig is om alles te onthouden, waarover ik aan het mailen ben, temeer omdat het vaak om dingen gaat waarbij er meerdere mails heen en weer gestuurd worden.

Mijn grootste probleem is dat ik vaak niet meer uit mijn hoofd weet van wie ik allemaal nog antwoord moet krijgen over bepaalde zaken. Hierdoor gebeurt het regelmatig dat ik na een email conversatie van enkele emails, waarbij ik zelf als laatste iets gestuurd heb en nog antwoord verwacht, dit niet meer krijg, en het vervolgens zelf ook vergeet, waardoor ten eerste de conversatie voor niks is geweest en ten tweede hetgeen waar we het over gehad hebben vergeten wordt en dus niet doorgaat.

Ik vroeg me af of er een soort plugin/tool voor outlook is die me bij het versturen van een email de mogelijkheid geeft om aan te geven dat ik antwoord op die bewuste email verwacht. Als ik dan na bijvoorbeeld een week of 10 dagen geen antwoord heb op die email, dan zou ik een melding willen krijgen of in een overzichtje willen kunnen zien welke emails onbeantwoord zijn gebleven, zodat ik daar actie op kan ondernemen.

Ik heb al op internet zitten zoeken, maar kan nog niks vinden, kent iemand toevallig een functie / plugin / tool waar dit mee kan?

[Invisible_man]

Eén manier die bij mij boven komt is om een (Archief)map aan te maken waar je de desbetreffende verzonden mails in zet. Hier kijk je dan dagelijks in of er nog lopende zaken zijn waar je antwoord op verwacht. Dit is misschien wel wat omslachtig omdat je na het versturen van de mail naar de map verzonden items moet gaan en die naar naar de map "wacht op antwoord" moet slepen.

[Laagje]

Uh...

Follow up?

[Turiya]

Welke outlook versie gebruik je?

In outlook 2003 is er de mogelijkheid tot 'markeren voor opvolgen' waarin je nog kan differentiëren door verschillende vlagkleuren. Items gemarkeerd als 'voor opvolgen' komen gesorteerd op vlagkleur in de zoekmap 'voor opvolgen' terecht. Als je een bepaalde vlagkleur gebruikt voor de status 'ik verwacht antwoord op deze mail' en vervolgens binnen de zoekmap 'voor opvolgen' sorteerd op datum krijg je weliswaar niet automatisch bericht na een bepaalde tijd maar kan je wel direct zien welke conversaties het langste op antwoord wachten.

Edit: je kan ook zelf een zoekmap met aangepaste criteria maken om bijvoorbeeld alleen de items met een paarse vlag te zien die meer dan een week geleden verzonden zijn:
nieuwe zoekmap -> een aangepaste zoekmap maken -> kiezen -> voorwaarden -> geavanceerd
veld -> alle emailvelden -> markeringsstatus, "is gelijk aan", "opvolgingsmarkering", toevoegen
veld -> alle emailvelden -> kleur van markering, "is gelijk aan" "paarse vlag", toevoegen
veld -> alle emailvelden -> verzonden, "op of voor", "vorige week", toevoegen

[ Voor 31% gewijzigd door Turiya op 08-01-2009 09:34 ]