ervaringen: introductie van nieuwe software aan gebruikers

[cygnus_6]

Na succesvolle ontwikkeling en implementatie van software voor ons bedrijf ben ik toe aan de volgende stap: Introductie van de software aan de medewerkers.

Ik zou graag willen weten hoe je ervoor hebt gezorgd dat jou software echt gebruikt word (waarvoor het gemaakt is.)
Heb je dus gewoon een email gestuurd met de handleiding, of heb je een volledige reclamecampagne uitgedacht?

Mijn situatie:
Voor een MKB moeten er verschillende zelf-ontworpen applicaties en een intranet(sharepoint) in gebruik worden genomen. Omdat ik een redelijk kleine groep gebruikers heb zit ik te denken aan een demonstratie waarbij iedereen aanwezig is. Is dit een goed idee, en wat moet ik niet vergeten?

Ik ben geinteresseerd in ervaringen met introducties in kleine bedrijven tot multinationals, via elk perspectief gezien.
Heb je een mening of een goede bron hierover dan hoor ik het graag.

[Pimmerd]

Ik denk dat teweinig informatie hebt gegeven om een juist beeld te vormen.

- Aan hoeveel mensen moet deze software worden uitgelegd?
- Zijn deze gevestigd in meerdere locaties of één locatie?
- Wat is het niveau van de software, maw waar gaat het precies om? Is het binnen een uurtje onder de knie te krijgen of zijn er meerdere dagen voor nodig (ik noem maar iets)

Verder moet je ook even kijken naar het budget, meestal wordt hier van te voren al iets over afgesproken. Een hele reclamecampagne opzetten is leuk, maar zijn hier mensen voor cq wat is er over afgesproken? Hoe ga je het oplossen als er na jou uitleg nog vragen zijn? Kunnen ze een helpdesk bellen o.i.d.?

Hoe wij ons pakket meestal introduceren bij nieuwe klanten, van te voren wordt een planning gemaakt, eventueel wordt hiermee rekening gehouden met het converteren vanuit het oude pakket. Daarna krijgen de mensen een presentatie hierover en worden de meeste punten besproken. Vervolgens gaan ze hier zelf even mee spelen. (dit is meestal in een avondje gedaan). De volgende dag loopt er een medewerker van ons mee op de vloer om ondersteuning te bieden. Daarnaast hebben wij ook een helpdesk voor latere problemen cq vragen.

Edit, vergeten te vermelden, we hebben een ook een gebruikersdocumentatie ter naslagwerk.

[ Voor 3% gewijzigd door Pimmerd op 19-08-2008 05:56 . Reden: informatie toegevoegd. ]

[mjax]

Ik zal je drie voorbeelden geven van hoe wij dit soort zaken hebben aangepakt in het verleden.

Kennismanagement systeem voor een consultancy (150 medewerkers).

We hebben hier een kennismanagement systeem geintroduceerd als vervanging van een grote fileserver. Hier hebben we i.s.m. de klant een reclamecampagne gestart VOOR aanvang van de uitrol. De campagne was bedoeld om de nieuwsgierigheid van de medewerkers te triggeren.

Bij de uitrol zijn er diverse sessies belegd, waarbij groepen van ongeveer 10 medewerkers een introductie van een uur kregen in het systeem. Daarna waren ze vrij om zelf te experimenteren. Ook kreeg iedereen een kleine QuickGuide uitgereikt met daarin de belangrijkste functies van het systeem.

E-learning omgeving voor een opleidingsinstituut (6000 cursisten)

Deze organisatie kent een hondertal docenten, die we allemaal hands-on getraind hebben. Bij aanvang van een cursus, nemen zij een half uur tot een uur de tijd om hun cursisten wegwijs te maken in de e-learning omgeving. Ook is er een QuickGuide opgesteld die elke cursist voor aanvang van de cursus ontvangt.

Open/besloten website (150.000 gebruikers)

Deze klant kent een groot aantal gebruikers die verdeeld zijn over afdelingen. Elke afdeling heeft een verantwoordelijke webmaster. Deze webmasters hebben allemaal een training in het CMS systeem gehad van enkele uren. Het gaat hierbij om honderden webmasters. Door de eenvoud van de site is het in dit geval niet nodig om de eindgebruikers afzonderlijk te trainen, dus konden we volstaan met de opleiding van de webmasters.

De uitrol vindt gefaseerd plaats waarbij er elk kwartaal enkele tientallen afdelingen aangesloten worden op de website. Dit proces loopt nog steeds. Ook hier is er weer een QuickGuide ontwikkeld voor de webmasters.

[cygnus_6]

Pimmerd schreef op dinsdag 19 augustus 2008 @ 04:12:
- Aan hoeveel mensen moet deze software worden uitgelegd?
- Zijn deze gevestigd in meerdere locaties of één locatie?
- Wat is het niveau van de software, maw waar gaat het precies om? Is het binnen een uurtje onder de knie te krijgen of zijn er meerdere dagen voor nodig (ik noem maar iets)

Ik zit nu in de bevoorrechte positie dat ik heel veel zelf kan beslissen voor een kleine groep gebruikers. Er is geen vast budget ingesteld voor de introductie en als ik een onderbouwd advies geef is er een goede kans dat deze word aangenomen. Het gaat om ongeveer 70 gebruikers verdeeld over 3 kantoren waarvoor ik zelf 3 dagen per week beschikbaar ben voor algemene computersupport.

het instapniveau van mijn zelfgebouwde applicaties is laag, namelijk een bibliotheeksysteem en een applicatie om je vrije uren in bij te houden. De moeilijkheidsgraad van het intranet schat ik laag, maar hoger naarmate er meer functionaliteit word gebruikt. Daar staat tegenover dat veel van de gebruikers niet veel van computers (willen) weten. Ik werk op een advocatenkantoor.

De hands-on aanpak die mjax beschrijft lijkt mij een goed idee, maar ik twijfel nog over hoe groot ik de groepen zou moeten maken (of word het individueel?).

Wat denken jullie van een dubbele aanpak?
Gebruikers kunnen kiezen tussen een snelle presentatie voor een grotere groep, en individuele hands-on begeleiding.
Zo kunnen de wat technischere mensen een snelle introductie meemaken, en de mensen die er wat meer moeite mee hebben worden er netjes doorheen geloodst.

[Pimmerd]

Het gaat om ongeveer 70 gebruikers verdeeld over 3 kantoren waarvoor ik zelf 3 dagen per week beschikbaar ben voor algemene computersupport.

Er van uitgaande dat de 3 dagen verdeelt zijn over 3 kantoren zou je ervoor kunnen kiezen om per kantoor een presentatie over het product te geven. Dan zit je aan zo'n 20 a 25 mensen per presentatie, wat redelijk te doen is. Mocht het teveel zijn kan je dit altijd nog splitsen in een ochtend/middag.

De moeilijkheidsgraad van het intranet schat ik laag, maar hoger naarmate er meer functionaliteit word gebruikt

In dat geval zou je een kleine presentatie over het intranet kunnen geven en de opties kunnen opsommen wat er allemaal mee mogelijk is. Mochten de mensen dit willen gebruiken, kan je eventueel verwijzen naar een handleiding of individuele uitleg geven.

Gebruikers kunnen kiezen tussen een snelle presentatie voor een grotere groep, en individuele hands-on begeleiding.

Hier moet je mee uitkijken vind ik, zeker i.c.m. met

Daar staat tegenover dat veel van de gebruikers niet veel van computers (willen) weten

Je loopt dan kans dat veel gebruikers zichzelf te laag/hoog inschatten, waardoor je achteraf een hele hoop vragen krijgt en je weer overnieuw kan beginnen. Naar mijn inziens kan je dus het beste zelf een beslissing nemen i.p.v. de gebruiker laten kiezen.