Billability / Utilization berekenen

[IloveMyHenB]

Ik ben sinds kort in de gelukkige positie dat ik leiding mag geven aan een (kleine) consulting afdeling binnen een software productbedrijf. Dit bedrijf onwtikkelt een softwarepakket en verkoopt dit op een internationale markt. Mijn consultants implementeren dit softwarepakket vervolgens bij onze klanten in projectvorm.

Op dit moment geldt er een bonusregeling voor de consultants op basis van hun "billability" (ook wel utilization) en dit houdt in dat zij een x bedrag extra krijgen aan het eind van het jaar wanneer hun aantal facturabele uren gedeeld door het totaal aantal uren hoger is dan een bepaalde factor.

De berekening is nu: (aantal facturabele dagen / 260) x 100 en dit moet dan hoger zijn dan 50% om in aanmerking te komen voor een (kleine) bonus. Hoe hoger, des te hoger de bonus.

Zelf vind ik deze 260 dagen aan de hoge kant, want op dit moment komt het erop neer dat mijn consultants geen bonus uitgekeerd krijgen en ik wil hier dus wat aan gaan veranderen.

Op internet kan ik hier bar weinig over vinden, een thread die ik gevonden heb noemt helemaal onderaan ook 2080 uur op jaarbasis (=260 dagen) als totaal aantal werkbare dagen maar zeggen dan ook dat je van dit aantal vakantiedagen af moet halen.

Mijn vragen aan jullie:
- welke vormen van billability berekeningen kennen jullie?
- wat is een acceptabel aantal dagen onder de streep (het totaal aantal werkbare dagen op jaarbasis)?

De man die bij ons over de financien gaat, dit ben ik niet zelf helaas , let (logischerwijs) op de knip dus extreme veranderingen ga ik niet door kunnen voeren, maar aanpassingen die aannemelijk klinken en zijn gebaseerd op marktnormen wel. Deze hoor ik dus graag!

[F_J_K]

Ze zeggen daar (als ik even heel kort kijk) niet dat je vakantiedagen van de 260 moet afhalen, maar dat je een percentage moet bedenken dat - gegeven ook de vakanties - zinnig is. En dat dat linksom of rechtsom kan.

Als ik het vergelijk met de regeling die wij hebben is de helft van 260 dagen als ondergrens behoorlijk laag en met twee vingers in de neus te halen
Maar dat hangt erg af van het soort werk. Doen ze bijvoorbeeld zelf aan acquisitie, moeten ze zelf de administratie bijhouden, zijn er curussen nodig, etc? Vraag is ook of nonbillable uren die je voor de klant werkt, meetellen voor de bonus <-- die zijn immers de schuld van degene die de offerte te klein heeft gemaakt. En kunnen dus best meetellen voor bonussen. Maar uiteindelijk gaat het er niet om wat wij vinden maar wat er in de contracten staat - en als jij de chef bent, wat je kwijt wilt

[Anoniem: 23844]

Daarnaast kan je wellicht overwegen om je doelstellingen in uren te af te spreken. Bijvoorbeeld een medewerker moet minimaal 1780 uur (oid) billable zijn (werken aan een project) om in aanmerking te komen voor een bonus.

De helft van 260 dagen is zoals F_J_K, met twee vingers in de neus, te halen.

Als iemand bijvoorbeeld 4 uur werkt op een dag, telt dat dan als 1 dag in je huidige berekening?
(aantal facturabele dagen / 260) x 100?

[ Voor 12% gewijzigd door Anoniem: 23844 op 04-08-2008 14:30 ]

[nare man]

Erm, laten we ervan uitgaan dat er acht uren in een werkdag zitten. Bij 260 dagen, dus 2080 uur, is 1040 declarabele uren een belachelijk lage norm. Een beetje afhankelijk van de tak waar je in zit en hoe hard je het wilt spelen is 1400-1500 declarabele uren - lijkt mij - realistischer. Tenzij je natuurlijk wilt dat mensen uit hun neus zitten te pulken. Het is natuurlijk ook afhankelijk van de concrete functie-invulling. Ik ben niet zo thuis in de ICT maar ik kan me voorstellen dat iemand die ook belast is met management-taken en meer niet-declarabele zaken zoals het opleiden c.q. begeleiden van jongeren aan een minder strenge urennorm hoeft te voldoen om zijn bonus te halen dan iemand die fulltime beschikbaar is voor declarabel 'veldwerk'.

[Wolly]

In een ver verleden viel bij een oude werkgever alles boven de 1600 uur in een gunstige bonusregeling. Dit komt dus neer op 200 dagen fulltime.

Een jaar heeft 365 dagen, er gaan er al 104 af voor de weekends. Dan gaan er nog zo'n 25 af voor vakantie, dus houd je maximaal 236 dagen over als billable (feestdagen uitgezonderd).

[itsme]

Misschien is het een idee om de top 3 volgens dat percentage een bonus te geven?
Ik zou kijken naar het behaalde % de laatste paar maanden/jaren en kijken wat haalbaar is, dan hier een beetje bovenop gooien.

[Bigfoot]

Als ze nu nog niet eens aan de helft van het aantal werkbare dagen komen, wat doen ze dan gedurende die andere uren/ dagen? is dat ondersteunend werk? En wat voor dagtarief reken je gem. voor deze consultants?

Ik zou eens uitrekenen vanaf welk aantal dagen per jaar een consultant netto winstgevend is voor jullie, en vanaf dat aantal dagen zou je kunnen beginnen met een bonusregeling, dat is immers een soort van winstdeling.

[Anoniem: 3431]

Met itsme. Doel van een bonussysteem lijkt me het verhogen van 'productie'. Kijk wat de top van je team doet (en met welke afstand de rest volgt) en baseer daar een doelstelling voor volgend jaar op.

Zoals opgemerkt is het aantal billable uren afhankelijk van het aantal taken: heeft iedere consultant een eigen sectretaresse/ administrateur, zit iemand in de feestcommissie of OR etc. Daar moet wel voor gecompenseerd worden.

[IloveMyHenB]

Bedankt voor alle reacties. Ik zal ook even reageren:
- het breakeven punt ligt gemiddeld over de consultants op 50%. Dus dat er een bonus gaat tellen vanaf 1040 uur betaald werk is niet uit de lucht gegrepen.
- Een dag is 8 uur, 4 uur is een halve dag... Maar je hebt gelijk: ik had het over uren moeten hebben, want de billability formule werkt gewoon met uren en niet met dagen.
- de aard van ons werk is dat het niet mogelijk is om de hele week billable bij een klant te zitten. Het zijn veel kleine, korte projectjes waardoor je makkelijk een dag tussendoor niets kunt doen en dan wat presales of support werk doet.
- alleen uren die daadwerkelijk geoffreerd zijn en gefactureerd kunnen worden aan een klant tellen mee, alle overige uren tellen niet mee.
- als er in een offerte een te klein aantal dagen consulting wordt geoffreerd, dan hebben mijn consultants pech maar nu ik aan boord ben ga ik daar natuurlijk voor liggen.

Op dit moment geldt voor de consultants dat de 1040 uur (de ondergrens van de bonus) vorig jaar moeilijk gehaald werd maar dat was dan ook een slecht jaar voor ons bedrijf vwb aantal opdrachten. Dit jaar gaat het al wat beter en zal de ondergrens wel haalbaar zijn maar de 2 schalen daarboven zijn redelijk onhaalbaar vanwege de aard van ons werk en het feit dat er redelijk wat presales werk gedaan wordt. Ook hier ben ik nu voor gaan liggen met als boodschap dat betaalde klanten voorgaan (of dat presales werk als billable uren mogen tellen).

[ Voor 5% gewijzigd door IloveMyHenB op 04-08-2008 15:19 ]

[t_captain]

Wolly schreef op maandag 04 augustus 2008 @ 14:31:
In een ver verleden viel bij een oude werkgever alles boven de 1600 uur in een gunstige bonusregeling. Dit komt dus neer op 200 dagen fulltime.

Een jaar heeft 365 dagen, er gaan er al 104 af voor de weekends. Dan gaan er nog zo'n 25 af voor vakantie, dus houd je maximaal 236 dagen over als billable (feestdagen uitgezonderd).

Een gemiddeld jaar heeft
- 365.25 dagen
- 5/7 x 365.25 = 260.89 doordeweekse dagen

Daar gaan de volgende feestdagen vanaf:
- pasen: 2 dagen, 1 doordeweekse dag
- hemelvaart: 1 dag, 1 doordeweekse dag
- pinksteren: 2 dagen, 1 doordeweekse dag
- kerst: 2 dagen, gemiddeld 10/7 doordeweekse dag
- koninginnedag: 1 dag, 5/7 doordeweekse dag
- 5 mei (eens per 5 jaar): gemiddeld 1/7 doordeweekse dag
Totaal gemiddeld 5.29 werkdagen.

Dan gaan er een stuk of 25 vakantiedagen vanaf, per CAO verschillend.

Het aantal werkbare dagen is dan 230.6. Dat is de "100%" norm, uitgaande van 0% overhead, 0% ziekte en 0% idle.

Een belangrijke vraag is: moet je wel puur op billable uren sturen? Een belonings-systeem moet wenselijk gedrag bij de werknemers bevorderen. Ik begrijp de business doelstellingen, maar je kunt je afvragen of dit wel hememaal de juiste richting is.

- vaak is een dergelijke bonusregeling (fors) progressief, een paar uur meer werken levert een stuk meer bonus op. Een regeling die dat progressieve karakter niet heeft, zal het gedrag van de werknemers nauwelijks beinvloeden.
- een mogelijk gevolg is dat mensen zich minder gauw ziekmelden. Beetje griep, maar toch maar werken. Medewerkers delen immers in dezelfde economische doelen als de werkgever. Daar moet je als werkgever je positie bepalen: dit gedrag is op korte termijn absoluut winst-verhogend, maar misschien moet je wel een grens inbouwen om grotere problemen met arbeidsongeschiktheid te voorkomen.
- een ander gevolg is dat mensen hun vakanties gaan vooruitschuiven, vooral als de bonus aardig in de papieren loopt. Hier geldt eigenlijk hetzelfde: goed voor de winst van 2008 maar op langere termijn twijfelachtig.
- afhankelijk van de mate van progressiviteit in de bonus, zullen werknemers hun vakantiedagen gaan clusteren (een maand van 100% en een van 50% levert meer bonus op dan twee keer 75%).
- mensen zullen waarschijnlijk veel minder trek krijgen in unbillable aktivieiten (cursus, OR, etc). De boodschap die de bonusregeling geeft: die tellen niet mee en worden niet gewaardeerd zoals billable aktiviteiten. Je kunt je afvragen of dit gewenst is, en in welke mate het gewenst is.

Misschien moet je naar iets complexere systemen toe, om de bonus in lijn te brengen met de targets. Bijvorbeeld:
- bonus voor ratio
(billable uren / max haalbare uren na aftrek vakantiedagen en gemiddeld ziekteverzuim)
- kleinere extra incentive voor weinig/geen ziekteverzuim

[Anoniem: 151099]

Een ander vorm is deze:

Elk medewerker krijgt een 10% van zijn gehaalde omzet als bonus uitgekeerd.

Dat betekent dus als een medewerker 96.000 euro omzet, dat hij 9.600 euro bonus ontvangt
Als een medewerker 79.000 euro omzdet draait ontvangt hij 7.900 euro

Je kan ook targets stellen dat er een minimale omzet gedraaid moet worden, en daaronder geen bonus.

79.000 – geen bonus
80.000 – 8.000 bonus

of dat dat je werkt met een systeem: hoe hoger de omzet, hoe hoger percentage bonus:

80.000 – 85.000 = 4% bonus
85.000 – 90.000 = 6% bonus
90.000 – 95.000 = 8% bonus
Etc...

[Anoniem: 210014]

Bij een werkgever in Oslo was er de afspraak dat je bij een gerealiseerd omzet (na kortingen, na oninbare bedragen en exclusief BTW en reis- en verblijfkosten) van NOK 1.000.000 (EUR 125.000) per NOK 100.000 er boven 25% kreeg uitgekeerd als brutoloon op jaareinde. Uiteraard is het bedrag van NOK 1.000.000 gebaseerd op een uurtarief maal het aantal daadwerkelijke uren.

Dat is concreter en harder te maken dan een vage regeling.

[RedBeard]

Ik vind deze vorm van beloning niet echt werken.

Ik zal proberen aan te geven waarom

IloveMyHenB schreef op maandag 04 augustus 2008 @ 15:17:
Bedankt voor alle reacties. Ik zal ook even reageren:
- de aard van ons werk is dat het niet mogelijk is om de hele week billable bij een klant te zitten. Het zijn veel kleine, korte projectjes waardoor je makkelijk een dag tussendoor niets kunt doen en dan wat presales of support werk doet.

Kortom mijn geld hangt van andere factoren af. Waar ik geen of weinig invloed op heb. Als ik de pech heb minder klussen te krijgen dan een collega krijg ik dus minder bonus terwijl dat niet van mij afhangt.

- alleen uren die daadwerkelijk geoffreerd zijn en gefactureerd kunnen worden aan een klant tellen mee, alle overige uren tellen niet mee.

Dus als ik snel en goed mijn werk doe en de klant blij is snij ik mezelf in de vingers. Ik ben 10% sneller als mijn collega dus 10 % minder billable.

- als er in een offerte een te klein aantal dagen consulting wordt geoffreerd, dan hebben mijn consultants pech maar nu ik aan boord ben ga ik daar natuurlijk voor liggen.

Wederom mijn bonus is afhankelijk van factoren waar ik geen invloed op heb.


Ik heb persoonlijk gewoon een hekel aan belonings systemen waarbij je het "in aanmerking komen" niet zelf in de hand heb. Dit motiveeert mij dus ook totaal niet en dat is toch de bedoeling van zo'n regeling neem ik aan.

Waarom probeer je niet een creatievere constructie te bedenken, bjivoorbeeld wie heeft het beste al zijn deadlines gehaald, over wie waren er de minste klachten, etc...

Voor een accountant minder leuk, want je hebt niet een makkelijk rekensommetje uit de systemen, maar voor een werknemer mijn inziens een stuk bevredigender.

[Anoniem: 27897]

Ik ben het eens met RedBeard, want ik vraag me ook wel eens af of je wel dit soort bonus systemen wilt hebben. Hoeveel invloed heb je nu zelf op het billable zijn en wat voor voldoening haal je uit het halen van een X aantal uur?

Is het niet beter om geen vooraf vastgesteld bonus systeem te hebben en gewoon aan het eind van het jaar te kijken naar prestaties en dan zelf een bedrag vaststellen? Je kan op deze manier de echt bijzondere prestaties belonen (die je vaak niet meet met het aantal uren billable). Zeker voor een klein bedrijf lijkt me dit wenselijker.

Nadeel is misschien dat het tussen de werknemers wellicht frustraties kunnen ontstaan, omdat ze denken dat het niet eerlijk is.

[ Voor 3% gewijzigd door Anoniem: 27897 op 04-08-2008 21:51 ]

[Radical1980]

Anoniem: 27897 schreef op maandag 04 augustus 2008 @ 21:49:
Ik ben het eens met RedBeard, want ik vraag me ook wel eens af of je wel dit soort bonus systemen wilt hebben. Hoeveel invloed heb je nu zelf op het billable zijn en wat voor voldoening haal je uit het halen van een X aantal uur?

Is het niet beter om geen vooraf vastgesteld bonus systeem te hebben en gewoon aan het eind van het jaar te kijken naar prestaties en dan zelf een bedrag vaststellen? Je kan op deze manier de echt bijzondere prestaties belonen (die je vaak niet meet met het aantal uren billable). Zeker voor een klein bedrijf lijkt me dit wenselijker.

Nadeel is misschien dat het tussen de werknemers wellicht frustraties kunnen ontstaan, omdat ze denken dat het niet eerlijk is.

Ben eigenlijk benieuwd wat de oorsprong is van het bonus systeem zoals het nu bij jullie is. Waarom is dit destijds opgezet? Ben het met Xenith eens dat er frustraties kunnen ontstaan bij een nieuw systeem, hoe zit het nu dan?

[Anoniem: 50683]

Ik heb ooit ergens gewerkt waar ze een vrij simpel systeem hadden, maar op zich wel goed werkend.
(cijfers zijn ff verzonnen).

- 1700 declareerbare uren/jaar, aantal werkbare dagen * 8, minus een factor voor overhead werkzaamheden
- 3500 eu Bonus (wel vast gesteld van te voren)

Werknemer maakt 1300 declareerbare uren
bonus wordt (3500/1700)*1300 = 2675 eu

simpel maar doeltreffend op zich

[ Voor 9% gewijzigd door Anoniem: 50683 op 17-09-2008 18:22 ]

[-DarkShadow-]

IloveMyHenB schreef op maandag 04 augustus 2008 @ 15:17:
Op dit moment geldt voor de consultants dat de 1040 uur (de ondergrens van de bonus) vorig jaar moeilijk gehaald werd maar dat was dan ook een slecht jaar voor ons bedrijf vwb aantal opdrachten. Dit jaar gaat het al wat beter en zal de ondergrens wel haalbaar zijn maar de 2 schalen daarboven zijn redelijk onhaalbaar vanwege de aard van ons werk en het feit dat er redelijk wat presales werk gedaan wordt. Ook hier ben ik nu voor gaan liggen met als boodschap dat betaalde klanten voorgaan (of dat presales werk als billable uren mogen tellen).

Je wilt dus motiveren om meer billable uren te maken? Ik zou niet met theorie over de markt en allerlei vage berekeningen aan de slag gaan, maar een norm bedenken die echt motiveert. Probeer in te schatten hoeveel billable uren je consultants dit jaar gaan halen en verlaag de tweede of derde trap dermate dat de beste consultants het net halen. Zorg ervoor dat je de rest van je consultants niet vergeet! Alleen de beste extra betalen kan juist demotiveren! Verlies de financiele efficiency van je afdeling niet uit het oog. Misschien is er nog ruimte om deze te laten stijgen door het rekenmodel van de bonus aan te passen én te motiveren!

[dyna18]

Ik zit in de detachering en heb ook een bonus regeling.
Die komt er op neer dat bij 1600 uur declarabel ik 2% bonus ontvang (over jaarsalaris). Dit loopt in trappen op tot 1760 uur, waarbij de maximum bonus van 12% gegeven wordt.

[Ardana]

Wij hebben ook 'n bonusregeling, die behoorlijk zwaar is:
We werken 36 uur per week, en hebben 20 vakantiedagen (x7,2 uur) per jaar). Totaal: 1728 declarabele uren per jaar. Als je minder dan 2 dagen (14,4 uur) per jaar ziek bent, of anderszins aan jou te "wijten" niet declarabel, kun je 14% van je bruto-jaarsalaris als (bruto) bonus krijgen. Bij een salaris van € 3.000 bruto per maand is dat dan dus: € 5.443,20.
Als je meer dan 2, maar minder dan 5 dagen ziek bent (28,8) uur, is de bonus nog "maar" 7%.
Ben je nog meer ziek, krijg je geen bonus.

Vrijwillige cursussen, doktersbezoek, tandartsbezoek, OR, feestcommissie etc. etc. etc. moet je allemaal in je eigen tijd doen. In overleg mag je dat wel in de baas z'n tijd doen, maar dan moet je ervan uitgaan dat je je bonus niet haalt.

Erg hard, maar ook erg leuke bonussen... nou nog 'ns zien dat ik 'm kan halen... wellicht dit jaar, maar daar twijfel ik nog 'n beetje over.