Document Management System op IIS

[olav_boz]

Voor een klant wil ik een intranet ontwikkelen met serieuze DMS functionaliteit op een Win2K/IIS/SQL Server 2005 server. Met 'serieus' bedoel ik dat het de bedoeling is dat de gebruikers min of meer transparant bestanden kunnen openen en opslaan vanuit hun Office- en andere applicaties. Dus niet het bestand downloaden van het intranet, lokaal opslaan en vervolgens middels een uploadveld in een formulier op het intranet weer terug uploaden, maar liefst direct vanuit de applicatie gewoon op 'opslaan' kunnen klikken of desnoods op een speciaal daarvoor bestemd knopje. Daarnaast zijn versiebeheer en instelbare rechten op map- en bestandsniveau ook een vereiste.

Afgezien van deze DMS functionaliteit is het intranet verder technisch geen probleem voor me. Html, javascript, asp (nog weinig ervaring met asp.net), t-sql, ajax e.d., ik ben er allemaal goed in thuis. Ik zou de klus graag willen doen, maar heb geen idee waar ik die DMS functionaliteit vandaan moet gaan toveren. Ik heb al vele uren gezocht (op deze plek en andere) maar vind geen goede aanknopingspunten. Mijn vraag is dus: heeft er iemand toevallig ervaring met iets dergelijks op dit platform ? En zo ja, heb je dat met IIS componenten opgelost, WebDAV, Sharepoint of iets anders?

[Gerco]

*Het* document management systeem op IIS is natuurlijk Sharepoint. Is nog benaderbaar als Windows fileshare en als WebDAV ook en kun je dus transparant gebruiken vanuit Office. Exact e-Synergy heeft een Office plugin waarmee je documenten direct in- en uit e-Synergy kan bewerken en opslaan. Het is alleen wel even iets meer dan alleen een document management systeem en dus waarschijnlijk meer dan je naar op zoek bent.

[ Voor 40% gewijzigd door Gerco op 18-07-2008 22:13 ]

[xtra]

Met webdav kun je iig je bestanden direct openen en opslaan vanaf internet. Versiebeheer zit in Word ingebouwd maar kun je ook in een webapplicatie verwerken.

SharePoint is in mijn ogen meer een lijstjesmaker dan een documentmanagement systeem. Er zit wel veel functionaliteit in die je werk uit handen kan nemen, maar waar je het management-aspect nog aan moet toevoegen. Je moet dan waarschijnlijk wel aan de slag met .Net en de de specifieke SharePoint-omgeving.

[olav_boz]

Ik begrijp dat ik de oplossing toch moet zoeken in de SharePoint hoek en dat er niet zoiets is als een simpele component waarvan ik gebruik kan maken om de DMS functionaliteit in te bakken. Dan ligt het wat mij betreft toch te ver buiten mijn 'field of expertise' en ga ik m'n klant maar adviseren om een SharePoint specialist in te schakelen. Thanx voor de reacties.

[Haan]

xtra schreef op vrijdag 18 juli 2008 @ 22:23:
SharePoint is in mijn ogen meer een lijstjesmaker dan een documentmanagement systeem. Er zit wel veel functionaliteit in die je werk uit handen kan nemen, maar waar je het management-aspect nog aan moet toevoegen. Je moet dan waarschijnlijk wel aan de slag met .Net en de de specifieke SharePoint-omgeving.

Er zit anders wel check-in/check-out + versiebeheer voor document e.d. in Sharepoint, dat zou ik toch wel document management willen noemen.

[xtra]

Haan schreef op zondag 20 juli 2008 @ 16:43:
[...]

Er zit anders wel check-in/check-out + versiebeheer voor document e.d. in Sharepoint, dat zou ik toch wel document management willen noemen.

Bij document management denk ik ook aan workflow, authenticatie, retrieval, templates, inkomende documenten, evt. financiële/juridische verantwoording etc.
Een deel daarvan zit wel in SharePoint maar vereist nog wel wat ontwikkelwerk. Verder vind ik de interface van SharePoint nogal generiek en daar door niet altijd het meest geschikt voor een taak.
Voordat je een (voor iedereen) aangenaam en bruikbaar systeem hebt moet je er nog wel wat ontwikkeltijd in stoppen. (Of shoppen.)

olav_boz schreef op zondag 20 juli 2008 @ 16:39:
Ik begrijp dat ik de oplossing toch moet zoeken in de SharePoint hoek en dat er niet zoiets is als een simpele component waarvan ik gebruik kan maken om de DMS functionaliteit in te bakken. Dan ligt het wat mij betreft toch te ver buiten mijn 'field of expertise' en ga ik m'n klant maar adviseren om een SharePoint specialist in te schakelen. Thanx voor de reacties.

Je zou eens kunnen kijken of dat soort componenten er toch zijn. Of even snel Googlen naar document managementsystemen. Er is genoeg te vinden, inclusief open source.
Misschien wil je klant je zelfs de opdracht geven voor een (klein) oriënterend onderzoek waarin de eisen boven tafel komen. Dat maakt de selectie al een stuk makkelijker.

[olav_boz]

Er is inderdaad veel te vinden, en ook nog mooie dingen zoals op http://www.m-files.com/. Maar het zijn veelal all-in-one oplossingen met hier daar een API waar je tegenaan kunt programmeren. Terwijl ik juist op zoek was naar zoiets als een paar server- en clientside componenten (o.i.d.) die ik relatief makkelijk kon integreren in een door mijzelf te bouwen extranet op IIS/ASP/SQL Server. En zoiets kan ik gewoon niet vinden, maar dat zou ook misschien een beetje too good to be true zijn... De alternatieven zijn zelf programmeren, uitbesteden of de klant adviseren met een Sharepointspecialist (of DMS leverancier) in zee te gaan. Ik kies voor het laatste wegens gebrek aan tijd en kennis. Tenzij iemand op korte termijn nog met een geniaal linkje op de proppen komt ;-)

[mindcrash]

Als ik jou (als in: de TS) was zou ik als basis voor dit (nog te ontwikkelen?) extranet MOSS of WSS kiezen. Er zit standaard al een hoop zaken out of the box in zoals auditing (alhoewel je in WSS daar nog wat tegenaan moet ontwikkelen, in MOSS zit al het een en ander voorgebakken) waarmee je bijvoorbeeld kunt voldoen aan bepaalde wet- en regelgeving zoals SOX, workflow, authenticatie, mogelijkheid om verschillende templates aan een document libraries te knopen (via Content Types), versiebeheer, goede integratie met andere Microsoft producten etc. etc.

Een ander groot voordeel van SharePoint tegenover zelfbouw is dat je zelf niet meer druk hoeft te maken over standaard ellende zoals authenticatie, deployment, search etc. Dit wordt door Microsoft al prima voor je geregeld.

Echter, je ontkomt er -zoals al eerder is genoemd in deze topic- niet aan om specifieke wensen zelf te (laten) ontwikkelen. Dit geld ook voor andere intranet/internet/extranet platformen zoals het op Java gebaseerde Alfresco. Veel mensen vergeten na het zien wat er allemaal al standaard inzit namelijk al vrij snel dat SharePoint in de eerste plaats eigenlijk een platform voor maatwerk is, en geen standaard applicatie

Je hebt al aangegeven dat je geen tijd en kennis hebt om zelf vrij vlot de specifieke eisen van de klant in een SharePoint oplossing te converteren. Dan is het inderdaad slim om een goede SharePoint specialist in te huren, aangezien de leercurve van de laatste generatie SharePoint producten een stuk hoger is dan de vorige (mede omdat de complexiteit van het platform ook een stuk groter is geworden) en dat er een aantal valkuilen zijn waar je zonder goede kennis van het platform genadeloos in gaat duikelen.