Serienummers bijhouden voor winkel verplicht?

[Woodsy]

Ik plaats hem even hier, omdat ik anders niet weten waar ik hem kwijt zou moeten.

Wij zitten met het volgende. Wij zijn een kleine computerboer, en niet om dwars te liggen (ik bekijk gewoon wat logistiek gezien beter kan) maar wij zijn een grote hoeveelheid van de tijd bezig met serienummers noteren.

Doordat verder alles geautomiseerd is (images etc) duurt het noteren van die serienummers lang. Bovendien is het nogal omslachtig, omdat het administratiepakket de mogelijkheid niet bied dit te registereren. Bovendien verkopen wij dermate weinig onderdelen, dat het gewoon geen functie heeft. We verkopen ook niet aan particulieren en onderhouden geen webshop. Die ene kapotte harddisk hebben we allang terugverdiend door niet zoveel tijd te steken hierin.

We zijn echt maar verschrikkelijk klein (denk 15 tot 20 PC's per maand). Hiervan moet wel alle serienummers (zelf van FDD's, optical etc) worden genoteerd, revisienummers, batchnummers etc.

Toen ik hierop mijn baas aansprak (wij zijn maar met zijn 2-en) kwam die ermee dat dit verplicht is gesteld door de overheid. Ik zie het als een excuus om niet de discussie aan te hoeven gaan. Mij lijkt dit niet echt logisch, want voor kleine bedrijven als ons is dit toch niet te doen? Bovendien wordt dan de kleine winkel verplicht een duur pakket bijvoorbeeld aan te schaffen welke wel de mogelijkheid tot het volgen met serienummers biedt. Via google kwam ik wel op een artikel voor grote e-tailers in Amerika, maar in Nederland kan ik niks erover vinden.

Ik was vooral benieuwd naar de waarheidsfactor van dit verhaal.

[ Voor 6% gewijzigd door Woodsy op 28-04-2008 09:30 ]

[Boss]

Koop voor 150 euro een barcodescanner en bouw zelf een klein registratie-programmatje. Desnoods in Excel. Een barcodescanner doet niets anders dan gewoon alle letters / cijfers doorgeven, net alsof het van het toetsenbord komt.

Klaar

Of in ieder geval, je hoeft niet meer zoveel te schrijven.

offtopic:
overigens heb ik nog nooit van de verplichting gehoord om serienummers op te slaan. Behalve bij vlees dan, ivm traceerbaarheid...

[ajhaverkamp]

Krijg je de serienummers niet aangeleverd via jullie toeleverancier? Staan ze niet op jullie pakbonnen, dus degene die jullie ontvangen?

[Woodsy]

@ Boss, daar gaan we ook mee werken, alleen we hebben geen pakket ervoor. Er is nu gewoon een Excel spreadsheet, waarin iedere keer onze klanten moeten worden genoteerd, ordernummer, factuurnummer en bijbehorende firmware, batchnummer, revisienummer + producten.

Ik wil graag iets in Acces maken (klein voorraadsysteem, facturatie en bijhouden van serienummer), maar hoelanger je bezig bent met dit soort dingen, hoe minder tijd er is voor "echt" werk.

@ Haverkamp, dat krijgen we inderdaad. Maar het moet ook uitgaand worden geregistreerd. Dit betekend dat niet alleen inkomend alles moet worden bijgehouden, maar ook uitgaand. Dat moet ook gekoppeld worden aan welk product, welke klant etc. Als we inkomend scannen, hebben we inderdaad de serienummers, maar weten we niet naar welke klant dit specifieke product is gegaan met dat serienummer, firmware, batchnummer, revisienummer (het nut van of dat uberhaupt nodig is even buiten beschouwing gelaten).

[ Voor 3% gewijzigd door Woodsy op 28-04-2008 09:47 ]

[418O2]

kan je geen fotos aan de orders in je applicatie toevoegen? Dan zou je gewoon een foto kunnen maken...

[Yoeri]

En als je vervolgens alle producten uit een bepaalde range van serienummers wilt opsporen ga je alle foto's OCR'en?

[Nijn]

Ik vindt het verhaal dat het verplicht is enigzinds vreemd.
Heb zelf jaren lang gewerkt voor een bedrijf dat onderdelen verkoopt via Internet en beurzen. Wij registreerde nooit iets. (Dat was een jaar terug).

Als het echt verplicht is, waar ik dus mijn vraagtekens bij zet, zou ik het als volgt aanpakken:
Maak in een willekeurige programeertaal (zo hoog of laag als je zelf wilt) een applicatie die eerst vraagt om een klantnummer of naam. Vervolgens een scherm waarin barcodes gescanned worden. Daar scan je van ieder onderdeel 1 barcode, het serienummer.
Verder bewaar je de pakbonnen.

Alleen een serienummer moet voldoende zijn om een product te identificeren. De kans dat jij 2 onderdelen van 2 verschillende fabrikanten krijgt die een gelijk serienummer hebben is zo ontzettend klein dat je op die dag zeker een lot moet gaan kopen. Desnoods laat je je software checken of het serienummer niet al ergens in de database staat, zo ja dan kun je altijd nog een productnaam toevoegen.

Ik neem aan dat die serienummers nodig zijn om in geval van diefstal ofzo achteraf te achterhalen welke route een bepaald product genomen heeft. Dus om te kijken wie de heler is. Dan kun je in je database erg gemakkelijk zien dat een product langs jullie is gegaan. Vervolgens weet je ook ongeveer rond welke tijd dat geweest moet zijn. Je pakt de bonnen erbij en je gaat zoeken. Leuk is anders, maar voor die ene keer dat dat zal gebeuren kun je best een paar uur missen om dat nummer te zoeken. Dan kun je een pakbon overleggen met serienummer en alle overige info, en hebben jullie dus nergens last van.

[Woodsy]

Er kunnen bijlage's worden toegevoegd.

Maar ik denk dat niet met een camera de nummer zichtbaar zijn van; moederbord, processor, geheugen, opticals, harddisken, floppydisk etc. Inclusief dingen als firmware, revisie en batchnummers. Laat staan dat je het amper kan terugzoeken.

Daarom heb ik zoiets van, de overheid kan dit toch moeilijk verplicht stellen? Kleine winkels gaan daaraan onderdoor (arbeidsintensief + dure software). Bij groothandels kan ik het me nog voorstellen (bijvoorbeeld zwarte circuit).

Op de website van KVK kan ik ook niks vinden helaas.

@ Nijn.

Dat is inderdaad de bedoeling, in Acces. Gewoon kleinschalig maar dat zijn wij ook . Lijkt me goed te kunnen, maar dan moet er eerst meer tijd vrijkomen. En dat moet door overbodige processen (als dit) te schrappen.

[ Voor 20% gewijzigd door Woodsy op 28-04-2008 10:01 ]

[ajhaverkamp]

Waarom zou je precies willen weten welk serienummer naar welke afnemer is gegaan? Belangrijker is het dat je weet dat het bij jullie vandaan komt en dat weet je omdat jullie dus lijsten van jullie leverancier krijgen.
Natuurlijk is het wel fijn dat je precies weet welk product naar welke klant is gegaan. Kijk inderdaad eens naar zo'n handscanner voor de barcoder. Echter zul je het dan wel moeten integreren in je bestaande registratiesysteem, want een dubbel systeem is helemaal vragen om problemen.

Onze leveranciers leveren ons (wij zijn eindklant) ook netjes op de pakbonnen de serienummers aan. Echter zijn dat hele grote firma's met miljoenenomzetten, dus hebben die meer capaciteit om dit soort dingen goed te regelen. Bv Alternate plakt op elk onderdeel een sticker met nummer, waarbij ze elk product moeten openen.

Over wettelijke verplichtigingen etc heb ik geen idee.

[Nijn]

Het toverwoord is hier "barcode".
Die barcodes zijn meestal al te scannen als het onderdeel nog in de verpakking zit. Barcodes van een heel systeem scannen duurt helemaal niet zo lang. Bovendien is de benodigde software minimaal.

[Nijn]

Woodsy schreef op maandag 28 april 2008 @ 09:58:
@ Nijn.

Dat is inderdaad de bedoeling, in Acces. Gewoon kleinschalig maar dat zijn wij ook . Lijkt me goed te kunnen, maar dan moet er eerst meer tijd vrijkomen. En dat moet door overbodige processen (als dit) te schrappen.

Of door een software ontwikkelaar in te huren die dit voor je bouwt. Een 16 jarig nurdje doet dit in een dag. Een pro doet er iets langer over, maar dan heb je ook kwaliteit.

[Woodsy]

ajhaverkamp schreef op maandag 28 april 2008 @ 10:01:
Waarom zou je precies willen weten welk serienummer naar welke afnemer is gegaan? Belangrijker is het dat je weet dat het bij jullie vandaan komt en dat weet je omdat jullie dus lijsten van jullie leverancier krijgen.

Dat ben ik helemaal met je eens inderdaad. Maar ik word afgehouden met de opmerkinge van; ja dat is verplicht, einde disucssie.

[HellPunk]

Over de wettelijke verplichting kan ik niets zinnigs zeggen, maar wij hebben ook een barcode-systeem en dat hebben we echt op een paar dagen tijd opgezet en geïmplementeerd. Die tijd hebben we er intussen alweer uitgehaald, niet alleen omdat scannen sneller gaat dan alles handmatig in te tikken, maar ook omdat er veel minder fouten gemaakt worden. Het helpt natuurlijk wel als je baas er zelf achter staat, maar als je je werk zelf kunt organiseren valt er toch wel wat te regelen?

[stylezzz]

Helemaal niks verplicht

Sommige zaken willen ze wel bijhouden, om zo onterechte garantieclaims te voorkomen van artikelen die helemaal niet bij jullie zijn gekocht. (bijv. Klant heeft kapotte cpu, en koopt vervolgens een nieuwe bij jullie om zo z'n geld terug te kunnen krijgen voor de oude kapotte.) Komt niet veel voor gelukkig, maar je kunt jezelf uiteraard ook afvragen of dat al die manuren die er gespendeerd worden aan het noteren van serienummers niet beter besteed kunnen worden.

[Woodsy]

Klopt, heb je helemaal gelijk in, dat is ook mijn punt wat ik erdoor wil krijgen. Het is niet zinvol .

Het invoeren kost meer tijd, dan het opzoeken mocht er ooit een keer een RMA komen. Met garantieclaimen zitten wij niet echt, we hebben misschien 1x in de 2 maanden een kapotte harddisk, moederbord of voeding. We verkopen ook niet aan particulier bij, en al helemaal niet via internet.

Als het inderdaad niet verplicht is, ga ik toch nog een keer mijn mening geven. Dit is zonde van de tijd & energie.

[kamerplant]

Woodsy schreef op maandag 28 april 2008 @ 12:13:
Klopt, heb je helemaal gelijk in, dat is ook mijn punt wat ik erdoor wil krijgen. Het is niet zinvol .

Kun je dan niet beter met je baas erover praten ipv hier een topic openen?

[Woodsy]

Woodsy schreef op maandag 28 april 2008 @ 09:29:
Toen ik hierop mijn baas aansprak (wij zijn maar met zijn 2-en) kwam die ermee dat dit verplicht is gesteld door de overheid. Ik zie het als een excuus om niet de discussie aan te hoeven gaan.

Ik was vooral benieuwd naar de waarheidsfactor van dit verhaal.

Zie topicstart