[WSS2003] Inrichting SharePoint

[BikkelZ]

Ik wil onze werkgroepen gaan beheren in SharePoint. Op dit moment is het documentmanagement geïmplementeerd op de klassieke foute manier, namelijk met mappen in mappen. Wat ook inhoudt dat dat per werkgroep weer apart opgezet moet worden, want alles is compleet hiërarchisch opgezet. Kortom, het moet omgegooid worden.

De volgende eisen spelen:
- Alle projectgroepen zijn vrijwel of misschien zelfs compleet het zelfde qua inrichting
- Mensen mogen alleen de werkgroepen en de inhoud daar van zien waar ze in zitten tenzij ze een speciale rol hebben
- Mensen kunnen in meerdere werkgroepen zitten
- Document templates moeten globaal beschikbaar zijn
- Bepaalde documentatie moet door alle werkgroepen te benaderen zijn
- Daar waar deze documentatie niet helemaal aansluit bij deze groep moet er een eigen versie van te maken zijn die niet door de andere groepen te zien is maar wel in de eigen
- Gedeelde agenda die alleen door groepshoofd in te vullen is
- Gebruikers moeten zelf kunnen aangeven met welke view ze opstarten (een soort favoriet.......maar ik denk dat dat niet gaat)
- De systeembeheerder aldaar moet zelf enige controle over de inrichting kunnen uitvoeren, maar moet geen überadmin zijn.

Ik zit aan verschillende varianten voor de indeling te denken:

- Alle documenten in één list, en dan met views met vaste filters werken om data te verbergen die niet gezien mag worden (risky.....)
- Een/enkele standaard list(s) en view(s) definieren, en dan per werkgroep die list los toevoegen (maar hoe zit het dan met de globale documenten en templates?)

Ik neig zelf heel erg naar variant twee, maar hoe kan ik die globale documentatie praktisch gezien dan oplossen?

[tyrinian]

Ik ken de situatie niet, maar kun je niet beter voor elke projectgroep een teamsite maken, aan elke teamsite een group hangen met daarin de mensen die rechten hebben binnen de teamsite, plus een site voor alle users waarin alle globale documenten in staan? Dat is hoe ik het zou doen.

[ Voor 1% gewijzigd door tyrinian op 26-03-2008 22:48 . Reden: typo. ]

[BikkelZ]

Als ik zelf een template maak die idd lijkt op een teamsite, dan kan ik dus aanvinken of ik wel of niet de zelfde lists wil van de template of dat ik kopieën wil. Natuurlijk moet de groepsdocumentatie niet gedeeld worden, maar die organisatiebrede documentatie weer wel.

Eigenlijk zou het zo moeten zijn dat in die poel met standaard documentatie ook weer specialisaties te maken moeten zijn, bijvoorbeeld een handleiding die aangepast wordt aan specifieke eisen binnen dat deel van de organisatie, terwijl de rest standaard moet blijven.

Maar waarschijnlijk wil ik weer wat te veel....

[ Voor 37% gewijzigd door BikkelZ op 27-03-2008 11:08 ]

[Muggie]

Ik zou meerdere teamsites maken
1 algemene met de algemene zaken
1 per afdeling met de afdelingspecifieke zaken

Wat je hier zegt:
quote: Eigenlijk zou het zo moeten zijn dat in die poel met standaard documentatie ook weer specialisaties te maken moeten zijn, bijvoorbeeld een handleiding die aangepast wordt aan specifieke eisen binnen dat deel van de organisatie, terwijl de rest standaard moet blijven. /unquote

Kan makkelijk:
Je neemt een document uit de algemene teamsite, past hem aan en slaat hem op in de teamsite waarvoor hij moet gelden.

Waarom zou je met een lijst van documenten gaan werken en op documentniveau zaken gaan regelen terwijl dit makkelijk(er) met teamsites geregeld kan worden ?