Contracten maken in Access

[Verwijderd]

Ik ben bezig voor school om een contract te maken in access.
Het contract heeft telkens de zelfde tekst. Maar het is de bedoeling niet telkens opnieuw een andere naam, geboortedatum etc opnieuw in te hoeven vullen.
Ook moetten de gegevens van degene voor wie het contract is opgeslagen worden en opgevraagd kunnen worden.

Dit lukt opzich wel, echter omdat de lengte van de naam soms varieert, krijg ik onnodige spaties bij het rapport dat hij maakt.
Bijvoorbeeld:

Hiermee gaat "Henk Felixen" geboren te "Bergen op Zoom" akkoord met de overeenkomst.

Die spaties krijg ik omdat de lengte van de naam verschilt.
Het gene wat tussen aanhalingstekens staat, zijn de gegevens die hij uit de tabel haalt.

Weet iemand hier een oplossing voor?
Op internet heb ik niet kunnen vinden hoe ik dit kan oplossen.

[WhizzCat]

zoeken op strip spaces access?

Wellicht is het handiger om iets met de office functie "samenvoegen" te doen. Voor wat simpele "search and replace" acties zoals dit zou ik voor de laatste optie gaan.

[Verwijderd]

Hmm ik heb niets kunnen vinden met google:(
Maar de laatste optie die vervalt, aangezien ze graag de gegevens in een database willen en deze snel kunnen opzoeken. (het gaat om een database om alle gegevens van een stagaire op te slaan en hier bij rapporten dan een contract te maken)
Tevens ben ik al bijna klaar met de database, dit zou dus zonde zijn.

bedankt iig!

[ Voor 27% gewijzigd door Verwijderd op 24-01-2008 21:14 ]

[PromoX]

In een query heb je de mogelijkheid om met een eigen veld andere velden samen te voegen, waarbij je ook nog eigen tekst kunt gebruiken. Je krijgt dan zoiets:

code:

eigen-veld: "Hiermee gaat " & [persoon] & " geboren te " & [geboorteplaats] & " akkoord met de overeenkomst."

Dit veld kun je vervolgens weer gebruiken in een rapport.

Overigens is het wel een mooiere optie om met de data uit je database een Word document samen te stellen, maar dat zal ook wel wat meer tijd kosten om te ontwikkelen.

[ Voor 6% gewijzigd door PromoX op 24-01-2008 22:54 ]

[Verwijderd]

Dit is nu aardig gelukt bedankt:D

Nu heb ik met een query de zin:
Hierbij gaat de ondertekende [naamklant] geboren: [geboortedatum] akkoord.

Geboortedatum moet dan volluit geschreven worden... maar dit kan ik dan niet instellen bij notatie als ik het in het rapport toevoeg. omdat heel die zin 1 data stuk is. Wat met elkaar verbonden is door een query.

Iemand hier een oplossing voor?

[PromoX]

Met de functie Format kun je de datumnotatie instellen; zie ook de help voor voorbeelden. Experimenteer daar 's mee.

[Dido]

offtopic:
An sich volledig irrelevant, maar leren ze je daar ook schroeven met een hamer? Wat je hier beschrijft is exact waar de standaard Word mailmerge voor is uitgevonden. Hele stukken tekst in een query opnemen is in elke normale praktijksituatie een reden voor standrechtelijke executie

[PromoX]

Dido schreef op donderdag 31 januari 2008 @ 17:49:

offtopic:
An sich volledig irrelevant, maar leren ze je daar ook schroeven met een hamer? Wat je hier beschrijft is exact waar de standaard Word mailmerge voor is uitgevonden. Hele stukken tekst in een query opnemen is in elke normale praktijksituatie een reden voor standrechtelijke executie

Het was ook niet mijn idee .

Ik ben er ook wel mee eens dat je het niet op deze manier zou moeten willen, sowieso lijkt me de rapportfunctie niet bedoeld voor het samenstellen van een dergelijk document.

Maar misschien is het wel gemakkelijker te maken en één zo'n zinnetje is vrij simpel in een query te zetten. Ik heb overigens geen ervaring met de mailmerge optie. Mijn eerste idee is dat dat net weer iets ingewikkelder werkt, maar misschien valt dat wel mee.

@hieronder: Vergelijkbaar met Excel-Word dan denk ik, in dat geval lijkt me de keus ook niet zo moeilijk.

[ Voor 5% gewijzigd door PromoX op 31-01-2008 18:15 ]

[Dido]

Word mailmerge is uit te leggen aan een datatypiste die het verschil tussen de aan/uit-knop en de anykey in de handleiding moet opzoeken, dus zo ingewikkeld is het niet
Sterker nog, veel meer dan een link naar je database maken en de velden drag/droppen in je standaardtekst is het niet.

[siknu]

Dat wilde ik ook voorstellen, mailmerge uit Word is mooi te combineren met een Access db, volgens mij kan je dat zelfs vanuit Word samenstellen zonder Access kennis. Gewoon wat velden in een tekst bestand toevoegen en je krijgt een mooi invoerveld en een database waarmee je meer kan automatiseren.

[ Voor 3% gewijzigd door siknu op 31-01-2008 18:19 ]

[Verwijderd]

Bedankt voor de tip!
Ik heb het zelf ook niet zo bedacht..
Iemand heeft het zo opgezet.. en mijn opdracht was om het af te maken. Echt super vervelend:(
Maar ik kan denk beter eens even wat meer over dat mail merge gaan lezen
Daarmee is het dus ook mogelijk om een database op te bouwen met gegevens van de klant?
en in Word dan bijvoorbeeld bij het opstarten iets te krijgen van vul klantnummer in.. en dan krijg je heel het contract?

[siknu]

Dat kan, het is meer bedoelt als een snelle manier om een x aantal dezelfde brieven maar met andere gegevens te kunnen printen, vanuit het invoerveld kan je ook alle gegevens opzoeken vanaf een klantnummer of naam.
Het is echter geen vervanging voor een klanten database of iets dergelijks, maar je kan wel naar aanleiding van het Access bestand daar extra functionaliteiten aan toevoegen in Access. Je moet wel oppassen dat je het bestand niet verminkt zodat Word er niet meer mee om kan gaan.

[Verwijderd]

Zo het is al aardig gelukt.
Ik heb een office document, met daarin de vaste gegevens.
Op de plekken waar de gegevens verandert worden heb ik de veldnamen gezet <<Veldnaam>>
Hij haald deze gegevens ook mooi op uit de database.

Alleen nu wil ik nog in Access zelf, in een formulier op een knop kunnen drukken waarna hij automatisch Word opent en de gegevens in het document zet.

Is dit ook mogelijk?

[Verwijderd]

Ik heb nu in VBA een code geschreven en die op een knop gezet, zodat het office document geopend wordt.
Alleen worden de gegevens als ik hem via die knop open niet erin gezet van de database.
Als ik het word document handmatig open, krijg ik eerst de melding (wilt u uit de access database de gegevens halen) Als ik dan op "ja" druk. Dan haalt hij wel de gegevens uit de database.

Met de knop in access krijg ik die vraag dus niet.. en zal hij waarschijnlijk Nee invullen?
Hoe kan ik dit veranderen?

Ik gebruik deze code:
Private Sub Command1_Click()

Dim LWordDoc As String
Dim oApp As Object

'Path to the word document
LWordDoc = "c:\Doc1.doc"

If Dir(LWordDoc) = "" Then
MsgBox "Document not found."

Else
'Create an instance of MS Word
Set oApp = CreateObject(Class:="Word.Application")
oApp.Visible = True

'Open the Document
oApp.Documents.Open filename:=LWordDoc
End If

End Sub

[PromoX]

Misschien werkt het wel als je het document opent via het shell commando of met followhyperlink?

[Verwijderd]

Bedankt!

Het was heel simpel op te lossen door gewoon een hyperlink ervan te maken!
Nu vraagt hij wel of die de gegevens uit de tabel moet halen, en krijg ik de juiste nieuwe gegevens!

Eindelijk is het af! haha