Toewijzen speciale driveletter aan usb stick in Outlook.....

[Yzord]

Situatie is als volgt.

Bedrijf met 2500 medewerkers. Loggen allemaal in via AD en gebruiken hierbij via Exchange Outlook 2003 voor hun mail.
We bieden al jaren het autoarchiveren aan welke een .pst bestand aanmaakt op de aangegeven locatie in de opties van Outlook.

Nu zitten we al enige tijd met een dilemma waar we enigszins niet uitkomen. Het probleem is dat als men hun .pst bestand opslaat op de lokale HDD, er problemen ontstaan tijdens het opnieuw imagen van het werkstation. Vaak meldt de klant niet op tijd dat men een backup had van hun mail en zijn ze hun oudere mail kwijt. Iedere user heeft een netwerklocatie waar men hun documenten kwijt kunnen, dus eventueel ook hun mailarchive. Maar met zoveel users is de full backup in een weekend tijd niet eens klaar, dus de optie om men verplicht hun .pst bestand op hun netwerklocatie te zetten is ook not done.

Nu kwamen we met het idee om de user zelf hun verantwoordelijkheid te houden door ze te verplichten hun .pst bestanden te plaatsen op een door hun geplaatste usb stick. Zo kan de afdelig ict zijn handen aftrekken van de verantwoordelijkheid over de pst bestanden, maar kan de klant ook thuis hun archive inkijken door middel van het weboffice variant van office wat eerst niet kon.

De volgende problemen stuiten we op:

- Sommige werkstations hebben 2 cdrom-dvd spelers en geven de usb stick een andere drive letter. Aangezien we over een enorme hoeveelheid flexplekken beschikken is het dus vervelend om in je Outlook instellingen aan te geven dat het bijvoorbeeld naar E: weggeschreven moet worden, terwijl het bij een andere plek een F: schijf is.

Wij zoeken dus een script of een aan te maken policy welke in Outlook een commando geeft dat als men een stick in het werkstation plaatst, dat deze automatisch driveletter X: krijgt. Een driveletter die vooralsnog nog niet gebruikt wordt.

Iemand enig idee hoe we dit zo kunnen aanpakken dat het breed kan worden uitgerold?

[Asteroid9]

En zodra zo'n stick kapot gaat of men hem verliest zijn ze gelijk al hun email kwijt?

Technisch is het best makkelijk te doen, maar ik zal het je nooit aanraden.
Dan kun je wel zeggen dat het dan hun eigen schuld is, maar uiteindelijk raakt de gebruiker data kwijt, en productiviteitsverlies kost het bedrijf nu eenmaal geld.

[HyperBart]

Bij ons op de Katholieke Hogeschool Kempen gebruiken ze een bepaalde manier om zo altijd aan onze stickjes de letter Q toe te kennen.
Ik zal het even navragen, en dan post ikhet hier zo snel mogelijk, tenzij iemand anders een oplossing heeft... en sneller is.

[Gomez12]

Simpelste oplossing zoals ik die zie : Verander je backup-strategie.

Want imho lever je of een goede backup af, of geen backup. Maar dit vind ik een halfbakken oplossing.

Maar ja, als je toch overweegt om met usb-sticks te gaan werken dan zou het nog een mogelijkheid kunnen zijn om met ethernet hdd's te gaan werken. Koop 2 500 GB ethernet hdd's, hdd1 is waar 100 gebruikers hun pst-bestanden rechtstreeks op kunnen schrijven, hdd2 is dagelijkse backup van hdd1.
Het blijft een el-cheapo oplossing, maar ik vind hem netter dan het aan de gebruiker overlaten... En met 5Gb per gebruiker kan iedereen 2 1/2 pst opslaan dus dat lijkt me meer als voldoende.
Bij 2500 gebruikers en consumenten ethernet hdd's zou dit imho niet meer hoeven kosten dan 10k.

Is dit een nette oplossing, nee. Zou ik hem ooit voorstellen aan mijn directie, nee. Maar het is imho vele malen beter dan usb-sticks en afhankelijkheid van gebruikers.

Wat zou ik wel doen.
Optie 1 : Zet gewoon een extra fileserver neer speciaal voor de psts, zet hier een aparte tapestreamer / robot op zodat het parallel aan de gewone backup kan lopen, je komt niet boven je huidige backupwindow uit ( als je pst tenminste niet groter zijn dan je data ) en het blijft goed beheersbaar. Nog steeds redelijk cheap.
Optie 2 : Koop een mail archiveringspakket en laat dit 1x per week / maand de mail archiveren Doordat dit op bekende tijden gearchiveerd wordt hoeft ook de full backup het archief niet altijd mee te nemen en een beetje goede archiveringssoftware maakt het nog een stuk kleiner ook ( single instance etc )
Optie 3 : Stel redelijke mail-quota's en groep-netwerkschijven in, zodat het nieuwste filmpje / presentatie / mp3tje niet 50x doorgestuurd wordt, maar gewoon 1x op het netwerk gezet wordt waarna iedereen met een tekstberichtje ernaar kan linken. Met een beetje uitleg werkt dit het beste. Of jij moet echt zoveel gebruikers hebben die qua nuttige textberichten over de 500 Mb gaan.

[Qwerty-273]

Punt is wel dat outlook archieven niet ondersteund worden op een netwerkschijf vanuit MS. Bij een kleine netwerkdip heb je grote kans dat je archief corrupt raakt met mogelijkheid op dataverlies.

Server-side archiveren is een betere oplossing (helaas vaak ook duurder).

Echter kan je gebruikers ook opvoeden zodat ze attachments (en screenshots) niet bewaren in de mailbox (bewaar je thuis alle post in je postvak???), maar op je persoonlijke of afdelingsschijf (ligt natuurlijk aan wie er toegang moet hebben tot het bestand). Er zijn daarnaast plug-ins beschikbaar voor zowel client als server side die attachments van een bepaalde grote automatisch op een netwerkschijf dumpen en een link in het originele bericht plaatsen.

[Will_M]

Ik hoop dat TS ook weet dat een .pst bestand vrij simpel open én geïmporteerd te krijgen is zónder het orginele account te hebben waardoor het aangemaakt is.

Ik zou niet graag zien dan mijn mail archive ergens op straat komt te liggen doordat ik een USB stick vergeet/kwijtraak, dus wat ga je doen om die USB disks te encrypten?

[Asteroid9]

Het feit dat MS het niet ondersteund vind ik niet echt een probleem.
Met zo'n statement halen ze het hele bestaansrecht van pst files al gelijk onderuit.

Dat pst een matig bestandsformaat is zal ik gelijk beamen, maar dan nog kan je ze beter op een netwerklocatie zetten dan op lokale storage.
Corrupte pst files heb ik zat gezien, maar de eerste die niet meer gerepareerd kan worden moet ik nog tegenkomen.
Recent heb ik een centrale fileserver meerdere malen onderuit zien gaan, met de pst files geen enkel probleem.

[Fire69]

Yzord schreef op woensdag 21 november 2007 @ 15:41:
Situatie is als volgt.

[...]
We bieden al jaren het autoarchiveren aan welke een .pst bestand aanmaakt op de aangegeven locatie in de opties van Outlook.

[...]
Vaak meldt de klant niet op tijd dat men een backup had van hun mail en zijn ze hun oudere mail kwijt.
[...]

Als dat pst-bestand toch steeds op een vaste plaats staat, waarom is het dan aan de klant om te melden dat dat bestand er staat?
Het kan toch gewoon default gechecked worden of er een pst staat, en zo ja, deze backuppen voor er een nieuwe image op komt?

[Will_M]

Wat eigenlijk "de bedoeling" is, is dat je de .pst opneemt in de homedir van de user. Hiermee is íe meteen offline beschikbaar (als je dat tenminste instelt in je policies) én is 'ie encrypted met EFS.

En já ... dit moet je opnemen in je back-up strategie

[Will_M]

Fire69 schreef op woensdag 21 november 2007 @ 21:32:
[...]


Als dat pst-bestand toch steeds op een vaste plaats staat, waarom is het dan aan de klant om te melden dat dat bestand er staat?
Het kan toch gewoon default gechecked worden of er een pst staat, en zo ja, deze backuppen voor er een nieuwe image op komt?

Wat zeg je tegen een gebruiker wiens laptop gestolen is?

[HyperBart]

wimmel_1 schreef op woensdag 21 november 2007 @ 21:36:
Wat eigenlijk "de bedoeling" is, is dat je de .pst opneemt in de homedir van de user. Hiermee is íe meteen offline beschikbaar (als je dat tenminste instelt in je policies) én is 'ie encrypted met EFS.

En já ... dit moet je opnemen in je back-up strategie

Ja, eigenlijk vind ik het ook een beetje raar, allé, ik ben geen professional, maar is het gewoon niet beter om dat PST bestandje altijd mee te laten zwerven op een laptop met het domein?

Als de laptop is gestolen, gelukkig dat ie met een wachtwoord is beveiligd

[Koffie]

wimmel_1 schreef op woensdag 21 november 2007 @ 21:36:
Wat eigenlijk "de bedoeling" is, is dat je de .pst opneemt in de homedir van de user. Hiermee is íe meteen offline beschikbaar (als je dat tenminste instelt in je policies) én is 'ie encrypted met EFS.

En já ... dit moet je opnemen in je back-up strategie

PST files kun je dus niet offline beschikbaar stellen

Ook ik vind dit nou niet de meest briljante oplossing; 'omdat wij als ICT afdeling niet in staat zijn dit op een fatsoenlijke manier op te lossen, leggen we het probleem en de verantwoordelijkheid bij de gebruiker/klant neer'

Verder zou ik ook een USB stick niet als PST opslag gebruiken - om dezelfde reden dat een netwerkschijf ook niet gesupport is.

Ga je die 2500 gebruikers ook netjes opvoeden hoe ze de stick netjes moeten verwijderen ? Outlook claimt het volledige bestand zodra hij deze alleen al opent. Het bestand is dus ALTIJD in gebruik. Als je dan na een dag werken die stick eruit rost, is het wachten op de eerste PST die je dus niet gerepareerd gaat krijgen.

Dit is echt vragen om problemen.

Move PNS > WC

[leuk_he]

Het is technisch gezien helemaal niet moeilijk een applicatie te maken die detecteert op welke schijf een usb disk aangekoppeld. EN vervolgens deze setting naar outlook schieten (registry entry?/ prf file deployen?) moet ook niet zo'n probleem zijn.

ECHTER:

-Mijn mailarchief op mijn werk is groter dan een paar GIG, de grootte waarop usb flash leuk werkt.
-Je backup strategy deugt niet. Je usb disk zal door de gebruiker bij de laptop/flexplek bewaard worden en dus gelijk kwijt raken met de laptop.
-Ik ben al 2 usb disk kwijt: 1 doet het gewoon niet meer (zoek maar eens op got) en 1 gewoon kwijt omdat die dingen zo klein zijn. DIe dingen zijn net zo betrouwbaar als floppen, alleen groter.

Een paar simpele netwerk servers met een raid 5 disk setje, en een wat minder regelmatige backups is gewoon al betrouwbaarder en simpel op drive x te mappen.

rekensommetje....
2500x 4Gb flash disk = 20.000 euro. Voor dat geld zet je 3 servers neer met 3 terabyte (dat is per server 3x zoveel als je aan flash capaciteit zou kopen).

[alt-92]

Goed.

Technische oplossing: scripten.
Je kan met diskpart en VBScript (wat reageert op het inpluggen van een Removable Device) een vaste driveletter koppelen aan USB sticks.

Pragmatische oplossing: Wat bijna iedereen hier al meldt; lekker in de Homedrive op laten nemen.
Of je moet het gehannes met sticks en de bijbehorende problemen dagelijks willen oplossen...
Dat gaat je meer support calls opleveren dan je lief is.

[Fire69]

wimmel_1 schreef op woensdag 21 november 2007 @ 21:37:
[...]


Wat zeg je tegen een gebruiker wiens laptop gestolen is?

Als ik zo'n beetje kijk naar de duizenden desktops en laptops die bij ons gebruikt worden, heb je veeel meer kans dat je HD crashed dan dat je laptop gestolen wordt...

[Will_M]

HyperBart schreef op woensdag 21 november 2007 @ 22:07:
[...]
Als de laptop is gestolen, gelukkig dat ie met een wachtwoord is beveiligd

Dat die laptop niet met een pwd.beveiligd is maakt niks uit in principe.... als het goed is staat alle userdata in de HomeDirs van de gebruikers óf op netwerk storage. Als je deze HomeDirs off-line beschikbaar maakt voor laptop gebruik dan wordt deze encrypted opgeslagen middels EFS (óók inregelen met een policie) in de folder: %windir%\CSC. Voor zover ik me kan herinneren is EFS nog steeds niet gekraakt.
Programma data is in principe niet spannend dat die voor de dief/vinder/een willekeurig ander iemand beschikbaar komt omdat deze geen persoonlijke/bedrijfs gegevens bevatten (zolang het maar Cliënt/Server applicaties zijn).

[alt-92]

wimmel_1 schreef op woensdag 21 november 2007 @ 22:19:
Als je deze HomeDirs off-line beschikbaar maakt voor laptop gebruik dan wordt deze encrypted opgeslagen middels EFS (óók inregelen met een policie) in de folder: %windir%\CSC. Voor zover ik me kan herinneren is EFS nog steeds niet gekraakt.

Lees de documentatie dan wel even na over Offline Files: database bestanden zijn niet offline beschikbaar te maken.

Database bestanden? Ja, database bestanden. Zoals .pst files (want dat is een db).
Met een goede reden, want belangrijk voor je consistency en integriteit van je data.

Overigens: Outlook is geen OS en kent geen driveletters, dus daar zal je geen driveletter in kunnen specificeren waar je Windows wat mee kan.
Over welke client OSjes hebben we het eigenlijk?

[ Voor 4% gewijzigd door alt-92 op 21-11-2007 22:28 ]

[Koffie]

Offline files is een tijdje geleden voor me, maar als ik een Windows 2000 laptop heb, en met een dos/linux boot CD het lokale wachtwoord wijzig, vervolgens de hash van het netwerkpassword in windows achterhaal om die vervolgens te bruteforcen ...
En dan weer met die cached credentials inloggen, dan kom ik ook bij de offline files

[Will_M]

alt-92 schreef op woensdag 21 november 2007 @ 22:27:
[...]


Lees de documentatie dan wel even na over Offline Files: database bestanden zijn niet offline beschikbaar te maken.

Database bestanden? Ja, database bestanden. Zoals .pst files (want dat is een db).
Met een goede reden, want belangrijk voor je consistency en integriteit van je data.

Laat maar .... een .pst wil je gewoon niet hebben

edit:
de waarom ... beschrijft alt-92 al

[ Voor 28% gewijzigd door Will_M op 21-11-2007 22:39 ]

[alt-92]

wimmel_1 schreef op woensdag 21 november 2007 @ 22:34:
ost ?

Klok? Klepel?

Niet om vervelend te doen, maar weet je wat de functie van een .ost is, en waar die by default staan?

[denivan]

alt-92 schreef op woensdag 21 november 2007 @ 22:27:
[...]


Lees de documentatie dan wel even na over Offline Files: database bestanden zijn niet offline beschikbaar te maken.

Database bestanden? Ja, database bestanden. Zoals .pst files (want dat is een db).
Met een goede reden, want belangrijk voor je consistency en integriteit van je data.

Je kan via GPO's toch instellen dat hij alle files offline moet maken ? Heb hier thuis niet getest met een PST , maar met MDB's lukt het in ieder geval wel.

Anyway, het plan van de TS met die sticks vind ik nou niet bepaald strak, zeker niet als je zoveel users hebt.

Maak gewoon voor alle users een share aan op een server en map deze via een logonscript. Zorg dan dat daar hun PST op komt te staan en stel dit ook zo in Outlook. Officieel ondersteunt MS het gebruik van PST's op netwerkshares misschien niet, maar heb toch al veel omgevingen gezien waar het op deze manier probleemloos loopt.

P.S. Stuur dan ook een mail rond dat dit archief niet gebackupped wordt. Belangrijke mails moeten ze dan maar in hun inbox houden, of hun pst's periodiek op dvd branden.

[alt-92]

denivan schreef op woensdag 21 november 2007 @ 22:45:
Je kan via GPO's toch instellen dat hij alle files offline moet maken ? Heb hier thuis niet getest met een PST , maar met MDB's lukt het in ieder geval wel.

Dat je het technisch kan doen wil nog niet zeggen dat je het ook daadwerkelijk moet doen

Maak gewoon voor alle users een share aan op een server en map deze via een logonscript.

Een soort van Homedrive zeg maar? oh, die hadden we al

[Fire69]

Op een share zetten, is toch risky hoor.
Ik had voor een vriendin een ethernet-disk geinstalleerd, zodat ze vanop haar desktop of laptop aan haar pst kon.
2 weken later was hij onherstelbaar corrupt...

[Will_M]

denivan schreef op woensdag 21 november 2007 @ 22:45:
[...]


Je kan via GPO's toch instellen dat hij alle files offline moet maken ? Heb hier thuis niet getest met een PST , maar met MDB's lukt het in ieder geval wel.

Anyway, het plan van de TS met die sticks vind ik nou niet bepaald strak, zeker niet als je zoveel users hebt.

Maak gewoon voor alle users een share aan op een server en map deze via een logonscript. Zorg dan dat daar hun PST op komt te staan en stel dit ook zo in Outlook. Officieel ondersteunt MS het gebruik van PST's op netwerkshares misschien niet, maar heb toch al veel omgevingen gezien waar het op deze manier probleemloos loopt.

P.S. Stuur dan ook een mail rond dat dit archief niet gebackupped wordt. Belangrijke mails moeten ze dan maar in hun inbox houden, of hun pst's periodiek op dvd branden.

Kan inderdaad... maar in verband met het encrypten van mail WIL je dat eigenlijk niet.