Standaardisatie AD accounts en e-mailadressen

[nielsvdc]

Ik ben bezig met het herstructureren van het AD voor mijn bedrijf. Ben daar net begonnen en het AD is nooit gestructureerd bijgehouden en dit is door niet-it-ers gedaan. Op dit moment een zooitje dus.
Ik ben eens benieuwd naar de meningen over standaardisatie van loginaccounts en e-mailadressen voor een middelgrote organisatie met communicatie naar het buitenland. Ik heb daar zelf ook lang over na zitten denken en weet het nog niet zeker. Maar misschien met jullie goede argumenten kom ik tot een definitief besluit. Als volgt:

Inlogaccounts en/of e-mailadressen kunnen als volgt worden gemaakt:
- j.jansen (dit lijkt me wel duidelijk)
- j.v.beek of j.van.beek of j.vanbeek
- j.vd.boom of j.v.d.boom of j.vande.boom of j.van.de.boom of j.vandeboom
- Jan-Willem van Ast > jw.v.ast of een andere optie van hierboven?

Is er een "best-practise" voor dit? Ik ben benieuwd naar jullie mening of toepassing zoals die door jullie wordt gebruikt.

[Brahiewahiewa]

Als het om e-mail adressen gaat hoef je geen keuze te maken tussen j.v.beek, j.van.beek, j.vanbeek of janvanbeek of jan.van.beek. Je kunt al die email adressen als proxy opgeven. 't Enige waarover je moet nadenken is wat je gaat doen als je een jan van beek en een jos van beek hebt.

[djluc]

Het hangt mijn inziens ook sterk af van het imago van het bedrijf. Bij een advocaat vind ik [e-mail] wel ok maar voor een vormgever of andere creatieveling vind ik [e-mail] veel sterker. Het is dus een probleem wat niet alleen maar te maken heeft met de praktische kant van het verhaal.

[tc982]

Persoonlijk vind ik [e-mail] nog altijd het beste

Wat wij ook proberen te doen is in de display name altijd de naam van het bedrijf in te zetten bv Mail From : Janssens, Jan -- CompanyName Dit maakt het gemakkelijker om je te vinden als ze een search doen in outlook, soms komt het e-mail adres niet 100% overeen met de bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld ee e-mail adres met de afkorting van het bedrijf.

Voor de loginnaam doen we altijd 1ste letter voornaam met daar de achternaam aangeplakt. Ik zie in veel berijven wel dat deze max 8 karakters gemaakt worden, maar wij doen bijna altijd de volledige achternaam bv jjanssens of zelf jvandenjanssens, in geval van conflicten word er een extra karakter toegevoegd

[alt-92]

tc982 schreef op zaterdag 10 november 2007 @ 12:37:
Wat wij ook proberen te doen is in de display name altijd de naam van het bedrijf in te zetten bv Mail From : Janssens, Jan -- CompanyName Dit maakt het gemakkelijker om je te vinden als ze een search doen in outlook, soms komt het e-mail adres niet 100% overeen met de bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld ee e-mail adres met de afkorting van het bedrijf.

Daar is een apart veld voor in Outlook Contacts.
Afgezien nog van het punt dat je daarmee de sorting order die iemand in zijn client mee om zeep kan helpen

[tc982]

alt-92 schreef op zaterdag 10 november 2007 @ 15:12:
[...]

Daar is een apart veld voor in Outlook Contacts.
Afgezien nog van het punt dat je daarmee de sorting order die iemand in zijn client mee om zeep kan helpen

Allemaal goed en wel, maar het gaat niet over de contacts, meeste mensen gebruiken die toch niet, het gaat eerder over het feit dat als je op zoek gaat naar bedrijfx je e-mail er altijd uit komt.

[downtime]

tc982 schreef op zaterdag 10 november 2007 @ 12:37:
Persoonlijk vind ik [e-mail] nog altijd het beste

Hangt van de bedrijfscultuur af. In sommige bedrijven wordt dit te familiair gevonden vooral wanneer die adressen ook gebruikt worden om met mensen buiten het bedrijf te communiceren. Een notaris, advocaat of een bank zal een andere aanpak kiezen dan een handelaar in tweedehands auto's.

Ik zie in veel berijven wel dat deze max 8 karakters gemaakt worden, maar wij doen bijna altijd de volledige achternaam bv jjanssens of zelf jvandenjanssens

Maximaal 8 karakters heeft vaak te maken met beperkingen van niet-Windows systemen of applicaties die niet met langere gebruikersnamen overweg kunnen. Hangt dus van je bedrijf af.

In ons bedrijf worden accountnamen als volgt samengesteld:
voorletter(s).tussenvoegsel(s)[e-mail]

Als je Jan van der Vliet het account j.vd.vliet geeft is altijd duidelijk wat de voorletters en wat het voorvoegsel is. Als je hem j.v.d.vliet of jvdvliet noemt is het onduidelijk of hij J van der Vliet heet of JV de Vliet.

Overigens hoeft accountnaam natuurlijk niet altijd hetzelfde als het emailadres te zijn. In sommige bedrijven wordt bijvoorbeeld personeelsnummer of een willekeurige andere code als inlognaam gebruikt. Dat heeft o.m. als voordeel dat als een vrouwelijke medewerker trouwt (of scheidt), en dus van achternaam veranderd, de loginnaam niet veranderd hoeft te worden en in sommige situaties is dat handig.
Tevens zit er een securityaspect aan. Zo heb ik ooit voor een bedrijf gewerkt waar de inlognaam een combinatie van het personeelsnummer en enkele willekeurig gekozen letters was. Men vondt dat veiliger omdat het raden van een wachtwoord nu eenmaal makkelijker is dan het raden van een wachtwoord en de naam van het bijbehorende account.