[Excel 2003] na splitsing bestand 5 x groter!

[Gumball]

Hallo,

Ik heb een klantenbestand in Excel met dik 2600 records. AL deze records hebben een datum. Nu wil ik het klantenbestand wat we nu hebben verdelen over 2 aparte bestanden, 2006 en 2007.

Nu is het originele klantenbestand dik 2MB groot. haal ik de helft van de records weg, en bewaar ik alleen de records uit 2006, houdt ik een bestand van 11(!) MB over. Je zou toch op z'n minst verwachten dat het bestand een keer zo klein wordt in plaats van 5 1/2 keer zo groot.
Heeft iemand hier toevallig een verklaring, dan wel oplossing voor?

Er wordt verder niets automatisch opgehaald uit databases oid, alles word met de hand ingevuld.

[djluc]

Ik zie het nut niet hiervan maar het kan in de praktijk soms nodig zijn.

Wat je eens moet proberen: Kopieër naar een leeg bestand de records die je nodig hebt. Als je die opslaat zal je zien dat het wat minder is.

[lier]

Oplossing (wat bij mij gelijk op komt):

Kopieer de data van zowel 2006 als 2007 naar nieuwe bestanden.

[Gumball]

djluc schreef op maandag 15 oktober 2007 @ 15:45:
Ik zie het nut niet hiervan maar het kan in de praktijk soms nodig zijn.

Om het overzichtelijk te houden.

djluc schreef op maandag 15 oktober 2007 @ 15:45:
Wat je eens moet proberen: Kopieër naar een leeg bestand de records die je nodig hebt. Als je die opslaat zal je zien dat het wat minder is.

Misschien had ik een klein stukje meer uitleg moeten geven:

Onderin staat nog een aantal autosommen en bovenin een aantal kolomnamen met sorteringsmogelijkheden, die moeten in beide bestanden blijven bestaan.

Ik heb het originele bestand, daarvan gooi ik alle records weg die uit 2006 komen. Dit sla ik op als een nieuw bestand.

Vervolgens doe ik hetzelfde, maar gooi ik alle records van 2007 weg.

resultaat: 2 bestanden van rond de 11 MB

[Haan]

Heeft het niet ietst te maken met versiebeheer o.i.d. toevallig? Dat wil er ook wel voor zorgen dat een bestand veel groter wordt.

[djluc]

Opslaan als nieuw bestand werkt niet om de reden die haan noemt.

Je aanpak is denk ik een beetje fout. Overzichtelijk houden doe je niet door 2 aparte bestanden te maken. Je kunt dan beter een op een kolom met jaartal een autofilter zetten.

[Gumball]

Haan schreef op maandag 15 oktober 2007 @ 15:57:
Heeft het niet ietst te maken met versiebeheer o.i.d. toevallig? Dat wil er ook wel voor zorgen dat een bestand veel groter wordt.

Wat bedoel je daar mee? We werken iig allemaal met dezelfde versies van Excel.

djluc schreef op maandag 15 oktober 2007 @ 16:01:
Opslaan als nieuw bestand werkt niet om de reden die haan noemt.

Je aanpak is denk ik een beetje fout. Overzichtelijk houden doe je niet door 2 aparte bestanden te maken. Je kunt dan beter een op een kolom met jaartal een autofilter zetten.

dus 2x hetzelfde bestand met 2 filters? Is een oplossing, als het tenminste niet anders kan.

[ Voor 41% gewijzigd door Gumball op 15-10-2007 16:04 ]

[djluc]

Nee, altijd gewoon maar 1 bestand gebruiken. In dat ene bestand zet je een filter zodat je simpelweg alleen 2006 of 2007 kunt zien, dan heb je je doel "overzichtelijker" bereikt.

[Bolukan]

Staat Wijzigingen bijhouden aan (Extra, Wijzigingen bijhouden) ?

[Gumball]

Bolukan schreef op maandag 15 oktober 2007 @ 16:13:
Staat Wijzigingen bijhouden aan (Extra, Wijzigingen bijhouden) ?

Ja, mischien ook intessant: het bestand word gedeeld!

djluc schreef op maandag 15 oktober 2007 @ 16:13:
Nee, altijd gewoon maar 1 bestand gebruiken. In dat ene bestand zet je een filter zodat je simpelweg alleen 2006 of 2007 kunt zien, dan heb je je doel "overzichtelijker" bereikt.

Ja ik vind het een prima optie, maar de directie wil persee 2 bestanden

[Haan]

Gumball schreef op maandag 15 oktober 2007 @ 16:03:
[...]

Wat bedoel je daar mee? We werken iig allemaal met dezelfde versies van Excel.

Versiebeheer houdt in dat er wordt bijgehouden wat de wijzigingen aan het bestand zijn geweest. Dat is best handig, maar het zorgt er wel voor dat een bestand (veel) groter wordt.

[djluc]

Gumball schreef op maandag 15 oktober 2007 @ 16:19:
[...]
Ja ik vind het een prima optie, maar de directie wil persee 2 bestanden

Wellicht is het handig om eens te kijken naar de motivatie hiervan. Bijvoorbeeld kijkend naar de beheerskosten (bugs 2x fixen, wijzigingen 2x maken, onmogelijkheden betreft zoeken op naam etc.). Als ITer heb je ook een beetje advies rol

[Bolukan]

Gumball schreef op maandag 15 oktober 2007 @ 16:19:
[...]

Ja, mischien ook intessant: het bestand word gedeeld!

Als dat zo is: Wijzigingen bijhouden uitzetten, splitsen en weer aanzetten.

[Dido]

offtopic:
En neem een dba in dienst. Een klantenbestand opsplisten op datum? That's a first. Dan wet j ein idere geval nooit waar de details van Pietersen staan.

Een klantenbestand in Excel? En dan over meerdere bestanden? Ik kan je verklappen waar dat op uitdraait: ik heb ooit voor een bedrijf een klantenadministratie die in excel stond beheersbaar gemaakt (dat waren 30 excel-bestanden). Dat kost veel tijd, veel moeite, veel geld.

Er is een reden dat databases zijn uitgevonden. Dit is er 1 van.