Office document in 1x opslaan op meerdere locaties

[Randeazy]

Ik ben op zoek naar een oplossing om in Word een bestand op te slaan in meerdere mappen.

Het bedrijf heeft bijvoorbeeld 1 brief die naar 40 klanten worden verstuurd.
Al deze klanten moeten deze brief ook in hun digitale dossier hebben.

En 40x opslaan als is dan niet zo handig.

Ik zoek dus eigenlijk een add-in voor Office (iig Word) die met bv. Vinkjes mappen kan aanvinken waar het bestand allemaal opgeslagen dient te worden?

Is er iemand die mij hierbij kan helpen?

[F_J_K]

Een standaardadd-on die geen deel uitmaakt van een DMS, CRM, oid. ken ik niet. Al zou dat wel het overwegen waard kunnen zijn.

Anders kan je het eventueel zelf maken middels wat scriptjes. Desgewenst kan je dan zelfs hardlinks gebruiken ipv. 40 fysieke kopien. Scheelt weer opslagruimte.

[Gomez12]

Is het 40x exact dezelfde brief of 40 zelfde soort brief met verschillende naw-gegevens??? Want bij situatie 2 gewoon tijdens print-event eerst een kopie opslaan met vba in een map met de naw-gegevens.

Met situatie 1 zou je een form kunnen tonen tijdens printen waarop mensen met vinkjes kunnen aanvinken over welke klanten het gaat. Dan kan je het in die mappen opslaan. En daarna uitprinten. Of gewoon de simpele methode hanteren en tijdens printen het aantal kopieen verdubbelen en het in de papieren map van de klant stoppen

[Randeazy]

40x dezelfde brief, en het gaat hier juist om digitale dossiers..vandaar dat iedere klant/dossier de brief er dus ook in moet hebben.

vba script was anders wel juist geweest.

[F_J_K]

Ik snap je reactie niet (maar dat kan aan mijn IQ liggen). Hoe bedoel je dat? Met overwegen, bedoelde ik dat je iets anders dan het filesysteem zou kunnen overwegen.

Het dossier is overigens nog steeds net zo volledig als je een (hard)link ipv een kopie doet. Maar kopieren kan je dus doen middels een scriptje.

[Randeazy]

mijn reactie was niet op jouw reactie,...
maar je oplossing is idd ene mogelijkheid.

Ik zoek toch even verder voordat ik het zo ga opbouwen.
De wens is namelijk dat er in Word ingegeven kan worden hoe of wat.....
toch bedankt voor je reactie.

[midget]

Goedemiddag,

Waarom niet heel simpel een Macro onder een knop hangen in je werkbalk.
Hieronder de volgende code:

Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
'
'
ActiveDocument.SaveAs ("C:\Temp\MyFile.doc")
ActiveDocument.SaveAs ("C:\Temp\MyFile1.doc")
ActiveDocument.SaveAs ("C:\Temp\MyFile2.doc")
End Sub
Succes!

[Randeazy]

had ik al aangedacht. maar de brieven zijn voor variabele dossiers en veranderen dus vaak.
ik zoek weer verder en meld de opties even bij de klant...
bedankt

[midget]

Vrij simpel.
Neem een paar velden op in de brief en laat die eerst uit lezen door de macro.
Daarin kan je de bepalen naam en locatie/klant definieren.

Is wel even knutselen, maar niet onmogelijk

[Gomez12]

midget schreef op dinsdag 18 september 2007 @ 17:04:
Goedemiddag,

Waarom niet heel simpel een Macro onder een knop hangen in je werkbalk.
Hieronder de volgende code:

Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
'
'
ActiveDocument.SaveAs ("C:\Temp\MyFile.doc")
ActiveDocument.SaveAs ("C:\Temp\MyFile1.doc")
ActiveDocument.SaveAs ("C:\Temp\MyFile2.doc")
End Sub
Succes!

Aangepaste codevoorbeeld die iets minder statisch is, wel pseudocode...

code:

Sub Macro1()
dim klantnr as string
dim documentnaam as string

documentnaam=inputbox("Wat is de naam van dit document")
klantnr=inputbox("Wat is het klantnr")

while klantnr<>"" do
        if not exists ("C:\" & klantnr & "\") then
               mkdir ("C:\" &klantnr & "\")
        endif
        activedocument.saveas("C:\" & klantnr & "\" & documentnaam & "-" & now() & ".doc")
        activedocument.print()
        klantnr=inputbox("Wat is het klantnr")
wend

Oftewel vraag eerst om de documentnaam. Dit is standaard voor alle documenten.

Dan vraag je om het klantnr, als dit leeg is doe je niets.
Als het gevuld is dan eerst een proberen een map aan te maken voor deze klant.
Dan het bestand opslaan in de map van de klant met een datering in de naam zodat je meerdere dezelfde documenten op verschillende tijdstippen kunt sturen.
Dan het bestand uitprinten en opnieuw vragen om een klantnr...