[Excel '03] problemen door meerdere personen in een bestand?

[Gumball]

Tweakers,

Een aantal collega's van me (3 stuks) houden een klanten bestand bij. Dit wordt meestal tegelijk gedaan door middel van de werkmap te delen en daarna de optie gelijktijdig bewerken te gebruiken.
Nu kwam er een klacht binnen dat er een aantal klanten missen, gewoon spoorloos verdwenen!
Nu vind ik dat raar, want ik kan mij niet voorstellen dat dat door het gelijktijdig werken gaat. Heeft iemand een idee wat het kan zijn, misschien een extra optie of iets dergelijks?

[remco_k]

Dat kan ook niet goedgaan ook natuurlijk.
Heb je je verdiept in de werking van de optie 'gelijktijdig bewerken'?
(heb ik net voor het eerst in m'n leven gedaan, zie google)

Dan heb je waarschijnlijk gelezen:
'Vult u nu op het openstaande werkblad in een cel een waarde of formule in, dan zal Excel deze waarde of formule op de andere geselecteerde werkbladen in dezelfde cel aldaar invullen.'

Met andere woorden, als medewerker A een nieuw contact toevoegd op regel 20, en medewerker B doet dat ook, dan heeft degene die het laatst opslaat 'gewonnen' en het contact van medewerker A is op een plek gekomen waar de zon nooit zal schijnen.

Een extra opie?
Gebruik geen excel voor dit doel. Excel is niet bedacht om te 'netwerken' met meerdere gebruikers gelijkertijd. Daarvoor bestaat wel échte andere software.

edit:
Je kan natuurlijk in no-time testen of deze theorie klopt, door op 2 computers de sheet open te zetten, op beide een nieuw contact toevoegen (op dezelfde regel) en dan opslaan en kijken wat er gebeurd.

[ Voor 15% gewijzigd door remco_k op 16-08-2007 14:06 ]

[Gumball]

remco_k schreef op donderdag 16 augustus 2007 @ 14:02:
Dat kan ook niet goedgaan ook natuurlijk.
Heb je je verdiept in de werking van de optie 'gelijktijdig bewerken'?

Dan heb je waarschijnlijk gelezen:
'Vult u nu op het openstaande werkblad in een cel een waarde of formule in, dan zal Excel deze waarde of formule op de andere geselecteerde werkbladen in dezelfde cel aldaar invullen.'

Met andere woorden, als medewerker A een nieuw contact toevoegd op regel 20, en medewerker B doet dat ook, dan heeft degene die het laatst opslaat 'gewonnen' en het contact van medewerker A is op een plek gekomen waar de zon nooit zal schijnen.

Een extra opie?
Gebruik geen excel voor dit doel. Excel is niet bedacht om te 'netwerken' met meerdere gebruikers gelijkertijd. Daarvoor bestaat wel échte andere software.

Als 2 dames in hetzelfde celletje aan het werk zijn krijgen ze een melding (welke wijziging moet ik accepteren??) en wordt het groen omrand, dus dat moet het probleem niet zijn.

Geen excel gebruiken is eigelijk nog geen optie, ik mag toch verwachten dat als een product een functie heeft, ik deze ook kan gebruiken, toch?

[remco_k]

Gumball schreef op donderdag 16 augustus 2007 @ 14:07:
[...]


Als 2 dames in hetzelfde celletje aan het werk zijn krijgen ze een melding (welke wijziging moet ik accepteren??) en wordt het groen omrand, dus dat moet het probleem niet zijn.

Geen excel gebruiken is eigelijk nog geen optie, ik mag toch verwachten dat als een product een functie heeft, ik deze ook kan gebruiken, toch?

Ja, maar het is net als gereedschap. Met een schroevendraaier kan je prima timmeren, zagen en schuren. Maar je kan 'm het beste gebruiken om een schroef mee vast of los te draaien.
Voor dat timmeren kan je beter een hamer nemen, of als je budget het toelaat een moker.
Eensch, excel is wel erg universeel bedacht, het is eigenlijk de multifunctionele schroeventimmerzaagschuurtool. Maar zoals bij zoveel van die multifunc dingen: ze zijn altijd zo slap.

Ik ken excel in dit opzicht niet zo goed, dus wellicht zit ik er helemaal naast.
Maar de vraag blijft; test het eens?

[Dido]

Gumball schreef op donderdag 16 augustus 2007 @ 14:07:
Als 2 dames in hetzelfde celletje aan het werk zijn krijgen ze een melding (welke wijziging moet ik accepteren??) en wordt het groen omrand, dus dat moet het probleem niet zijn.

En welke wijziging moet er dan geaccepteerd worden? De nieuwe klant van dame 1 of dame2?
Beiden gaat natuurlijk niet

[Gumball]

Dido schreef op donderdag 16 augustus 2007 @ 14:19:
[...]

En welke wijziging moet er dan geaccepteerd worden? De nieuwe klant van dame 1 of dame2?
Beiden gaat natuurlijk niet

Nee uiteraard niet, ik ga er ook vanuit dat ze daar onderling wel contact over hebben (ze zitten allemaal practisch naast elkaar dus dat mag het probleem niet zijn!)

[Dido]

Gumball schreef op donderdag 16 augustus 2007 @ 14:23:
Nee uiteraard niet, ik ga er ook vanuit dat ze daar onderling wel contact over hebben (ze zitten allemaal practisch naast elkaar dus dat mag het probleem niet zijn!)

Assumptions are fatal
Dat zou het probleem niet mogen zijn, maar heb je enig idee hoeveel mensen bij welke melding dan ook op OK rammen zonder te weten waar ze op geantwoord hebben?

Als persoon X 10 dingen invoert en saved, terwijl persoon Y het document open heeft staan maar iets anders doet, waarna persoon Y op een later tijdstip wat toevoegt/wijzigt en roept dat haar wijzigingen voorgaan dan zijn de 10 personen van persoon X pleite. Terwijl persoon Y zich van geen kwaad bewust is, en persoon X niets merkt.

Uiteindelijk is Excel gewoon niet geschikt voor dit soort toepassingen. Dat de functie "werkmap" delen erin zit betekent nog niet dat het programma geschikt is om een database met concurrent users te emuleren.

Een klantenbestand zet je sowieso in een database. Excel is geen database. Ziedaar je probleem
Waarom denk je dat Access in het Office-pakket zit? Als Excel zo goed was in dit soort dingen zou Access een beetje overbodig zijn, nietwaar?

[ Voor 22% gewijzigd door Dido op 16-08-2007 14:45 ]

[Gumball]

Dido schreef op donderdag 16 augustus 2007 @ 14:42:
[...]

Assumptions are fatal
Dat zou het probleem niet mogen zijn, maar heb je enig idee hoeveel mensen bij welke melding dan ook op OK rammen zonder te weten waar ze op geantwoord hebben?

Als persoon X 10 dingen invoert en saved, terwijl persoon Y het document open heeft staan maar iets anders doet, waarna persoon Y op een later tijdstip wat toevoegt/wijzigt en roept dat haar wijzigingen voorgaan dan zijn de 10 personen van persoon X pleite. Terwijl persoon Y zich van geen kwaad bewust is, en persoon X niets merkt.

Okee, ik ben het met je eens, ik wilde het eigelijk niet zeggen maar ik vermoed ook dat het gewoon een fout is door hunzelf gemaakt. Ik ga dat niet in mij startpost zeggen omdat ik anders helemaal geen andere reactie zou krijgen dan deze.

Dat wordt weer ruzie met de dames, want nu ben ik de snotneus die eigenwijs is.

[remco_k]

Gumball schreef op donderdag 16 augustus 2007 @ 14:46:
[...]


Okee, ik ben het met je eens, ik wilde het eigelijk niet zeggen maar ik vermoed ook dat het gewoon een fout is door hunzelf gemaakt. Ik ga dat niet in mij startpost zeggen omdat ik anders helemaal geen andere reactie zou krijgen dan deze.

Dat wordt weer ruzie met de dames, want nu ben ik de snotneus die eigenwijs is.

Nee hoor, geen ruzie mogelijk.
Heel simpel:
"Dames, het systeem wat jullie gebruiken is niet betrouwbaar en niet fool-proof" (eventueel laat je dat fool-proof weg om te voorkomen dat er een pennebak naar je hoofd word gelanceerd)
"Het is tijd dat er gezocht gaat worden naar een betere oplossing, zoals remco_k en Dido op tweakers zeiden."
"Tot die tijd is het oppassen geblazen"

[Bravehearth]

Als je het dan toch op deze vieze manier wil oplossen.
Gebruik dan in een exel bestand voor iedere gebruiker, een nieuwe sheet! .
Zo weet je absoluut zeker (na enige instructie natuurlijk!) dat er geen regels overschreven worden.
En kan jij in de tussentijd rustig een betere oplossing bedenken. Moet het bestand toch
samen gevoegd worden voor een maandelijksresultaat, dan copier je van alle sheets de data naar de eerste sheet(sorteer je het opnieuw opnaam) en whola het werkt als een trein!!! Succes

[ Voor 3% gewijzigd door Bravehearth op 17-08-2007 13:37 ]

[Verwijderd]

Je kan ook de optie gelijktijdig bewerken niet gebruiken en elke keer dat je iets veranderd hebt, sluit je de file zodat je collega's er dan aan kunnen. Terwijl jij bezig bent aan de file kunnen zij de file enkel lezen en niet wijzigen.