[Exchange 2003] Recoverable items nemen veel ruimte in

[rajackar]

Sinds een tijdje heb ik met mijn exchange server een probleem met de grootte van de database. Nadat we een aantal keer de limiet hebben verhoogd heb ik besloten nu toch eens wat verder te kijken om te zien waarom de DB zo hard groeit. Nu viel mij het volgende op. De grootte van de mailboxes is bij elkaar ongeveer 7.5 GB. En volgens de performance counter "total size of recoverable items" zit er bijna 23 GB aan verwijderde items in de DB. Totaal komt het dan tegen de 31 GB en dat klopt precies met de limiet waar nu eventlog messages over verschijnen.
Nou is mijn vraag, hoe krijg ik dit verwijderd zodat de database niet zo hard hoef te groeien. Retension times staan voor zowel mailboxes als items op 2 dagen dus dat mag het probleem niet zijn.
Iedere hulp wordt enorm gewaardeerd!

[sanfranjake]

Mailbox policies/mailbox cleanup. Kan je allemaal via de ESM configureren.
Blijkbaar worden prullebakken nooit geleegd (of de server wordt nooit/al heen lang niet meer gebackupt )

[rajackar]

Is ook allemaal geregeld. Backup wordt dagelijks geschoten met NTbackup en mailboxes moegen niet groter dan 150 MB worden inclusief verwijderde items.
Misschien dat NT backup niet correct de backup registreert en dan daarom de items niet verwijderd worden?

[sanfranjake]

Of mogelijk dat er ooit dit volume aan mail bestaan heeft? Dan zou alleen een offline defrag de diskspace terug kunnen winnen.
Check even op event 1221.
Wat krijg je exact voor meldingen, met eventnummers en details? Misschien kan je op www.eventid.net meer vinden/

[rajackar]

het gaat om de volgende melding:

Exchange store "First Storage Group\Mailbox Store (<name>)": The logical size of this database (the logical size equals the physical size of the .edb file and the .stm file minus the logical free space in each) is 16 GB. This database size is approaching the size limit of 18 GB.

If the logical database size exceeds the maximum size limit it will be dismounted on a regular basis.

Via EventID en MS.com kom ik qua tips niet veel verder dan de limiet verhogen. Nou is dit wel een optie maar aangezien het er op lijkt dat de db vooral groeit door de Recoverable items los ik liever dat probleem op. Ik kwam er zojuist wel achter dat tijd waarop maintenance mag draaien heel erg krap ingesteld stond. Ik heb de server nu even de ruimte gegeven om vrij op maintenance te pruttelen. Ik hoop maar dat dit iets uit maakt al lijkt ie zich nu vooral met online defragmentatie bezig te houden.

[sanfranjake]

Aha Exchange Service Pack 2 geinstalleerd zo te zien?
How to increase the Exchange Server 2003 Service Pack 2 18-gigabyte database size limit

[rajackar]

Yep, die is geïnstalleerd. Anders zou ik de 30 GB ook niet halen
Ik heb net even in de logs zitten spitten en wat blijk.... De server heeft al ruim 8 maanden lang niet meer dan 15 minuten per week aan maintenance boven besteden
Volgens mij zou dat mijn probleem wel eens kunnen verklaren. Geen maintenance pass betekend volgens mij ook dat er niets weggegooid wordt. toch?

[sanfranjake]

Volgens mij wordt dat pas na een succesvolle maintenance gedaan, en dan nadat er een full backup wordt gedaan. Je zal om diskspace terug te claimen waarschijnlijk straks toch een offline defrag moeten doen, tenzij dat verder niet echt uitmaakt

[rajackar]

sanfranjake schreef op dinsdag 14 augustus 2007 @ 14:31:
Volgens mij wordt dat pas na een succesvolle maintenance gedaan, en dan nadat er een full backup wordt gedaan. Je zal om diskspace terug te claimen waarschijnlijk straks toch een offline defrag moeten doen, tenzij dat verder niet echt uitmaakt

Ahh dan is het mij nu duidelijk waarom dat dus maar niet gebeurt. Disk space op zich maakt me niet zo heel veel uit al zal het in de nachtelijke back-up een hoop tijd schelen. belangrijkste is dat de grootte van de DB een beetje onder controle is en niet zonder duidelijke reden maar blijft groeien.
Nu dus de server maar even zijn ding laten doen. Een full pass zal wel even duren na al die tijd. Daarna een full backup en een offline defrag en dan moet het zaakje hopelijk weer als een zonnetje draaien
Bedankt voor je hulp iig sanfranjake!

[sanfranjake]

Een fatsoenlijk backupprogramma zou ook bij een backup de nulletjes niet mee moeten nemen. De backup zal dus de volgens 1221 events gerapporteerde vrije ruimte niet meebackuppen.

[Verwijderd]

Hoe staat je online maintenance schedule ingesteld? Overlapt dit toevallig met backup of virus scan? Zo ja dan zal online maintenance nooit een succesful pass doen en krijg je dit soort dingen
Exchange Server 2003 and Exchange 2000 Server information store maintenance and online defragmentation

[rajackar]

Ik heb het nu zo ingesteld dat het allemaal netjes loopt. Er staat ook netjes een full pass van de online defragmentation in de log van vannacht. De Recoverable items zijn alleen nog niet weg.
Bij event 1207 staat het volgende:

Cleanup of items past retention date for Item Recovery is complete for database "First Storage Group\Mailbox Store (<servername>)".
Start: 478863 items; 23328632 Kbytes
End: 478863 items; 23328632 Kbytes

Nog maar even verder zoeken.

[sanfranjake]

Is er ook een FULL backup overheen gegaan?

[rajackar]

sanfranjake schreef op woensdag 15 augustus 2007 @ 10:49:
Is er ook een FULL backup overheen gegaan?

Yep, ik krijg 'snachts netjes event 210 (Information Store (2396) First Storage Group: A full backup is starting.) en 213 (Information Store (2396) First Storage Group: The backup procedure has been successfully completed.)

[rajackar]

Hmmm heb hem nu even de tijd gegeven om alle automatische defrag en cleanups te doen maar nog geen resultaat helaas.
Ik heb wel een mailbox gevonden waarbij ik vanuit outlook via extra en verwijderde items herstellen idioot veel berichten terug heb gevonden. Deze verwijderen leverde wel iets op en de counters dalen ook netjes. Wat ik niet snap is dat deze berichten nog bestonden. Er staat duidelijk een retention time van 2 dagen ingesteld en de berichten waren soms meer dan een jaar oud. Ook zouden berichten van meer dan een jaar oud sowieso al uit de mailbox van de gebruiker verwijderd moeten worden.

[rajackar]

*kick*

Heeft iemand misschien nog goede tips?
Ook vraag ik me af of antivirus software hier nog invloed op kan hebben.

[sanfranjake]

JA, welke draai je? En wat scant deze precies allemaal.
Overview of Exchange Server 2003 and antivirus software

[rajackar]

Tnx! Ik zal dat artikel eens goed lezen.
Wij draaien AVG 7.5 email server edition for exchange.
Ik hoop dat ik niet al te naïef ben als ik er vanuit ga dat een speciale scanner voor exchange geen problemen veroorzaakt

[rajackar]

OK! Het probleem is opgelost. Er bleek een archief account te zijn waarbij handmatig een override van de standaard policy was ingesteld waardoor recoverable items nooit verwijderd werder. Dit leverde over 2,5 jaar 22 GB aan verscholen data op.
Gelukkig is dit nu verholpen.
Bedankt voor jullie hulp!

[Grolsch]

rajackar schreef op dinsdag 21 augustus 2007 @ 12:34:
OK! Het probleem is opgelost. Er bleek een archief account te zijn waarbij handmatig een override van de standaard policy was ingesteld waardoor recoverable items nooit verwijderd werder. Dit leverde over 2,5 jaar 22 GB aan verscholen data op.
Gelukkig is dit nu verholpen.
Bedankt voor jullie hulp!

Zal iemand dit misschien ooit bewust hebben ingesteld ivm 1 of andere archiverings wet Of misschien een andere reden