[EXCEL] Excel als relationele database

[onne]

Hi!

Ik probeer in excel min of meer een relationele database te maken.

Tabblad 1:
Opsomming van alle bedrijfsrelaties (adressen/telnr's etc). In deze vorm:
| ID | Naam | Adres | Telnr |

Tabblad 2-40:
Bevat de bedrijfsrelaties uit tabblad 1 die voor een bepaald complex gelden.
Dus bijvoorbeeld relatie 8, 12 en 15.
Ik wil in deze tabbladen dan in de kolom ID, deze 3 cijfers in kunnen voeren.
De bedoeling is dat excel vervolgens uit tabblad 1 de bijbehorende gegevens (adres, naam, telnr) uit tabblad 1 haalt.
In deze vorm:
| ID | Naam (vult automatisch adhv getal in 'ID') | Adres (idem) | Tel (idem) |

Dit lukt me niet!
Ik kan wel doen:
Tabblad 1!B22 (dit is bijvoorbeeld het adres van relatie 22). Maar dan wordt het veel handwerk. Het is dus de bedoeling dat ik in tabblad 2-40 simpelweg een ID nummer invoer en hij automatisch de kolommen vult met de bijbehorende gegevens uit tabblad 1.

Kan iemand me helpen, in feite wil ik dus aan de hand van een ingevoerd ID de bijbehorende gegevens ophalen en daarmee de kolommen van deze rij vullen.
Dit moet mogelijk zijn lijkt me

Alle hulp is meer dan welkom!

[brid]

Zou als ik jou was eens kijken naar nlookup/vlookup, moet je een eind komen.
DB in excel zou het toch minimaal in acccess bouwen

[onne]

brid schreef op woensdag 08 augustus 2007 @ 12:18:
Zou als ik jou was eens kijken naar nlookup/vlookup, moet je een eind komen.
DB in excel zou het toch minimaal in acccess bouwen

Dat was het inderdaad! Bedankt
En ja, access zou een logischer keuze zijn maar er is om bepaalde redenen toch gekozen voor excel

[Anoniem: 229516]

Excel is uitstekend als relationele database te gebruiken. Alleen de gebruiker (en meeste ontwerpers) zijn er niet toe in staat om dit te doen. Druk per ongeluk op CTRL T en je hele spreadsheet lijkt verziekt. Als je Excel als database wilt gebruiken moet je in de eerste plaats er voor zorgen dat alle Functie, ALT en CNTR toetsen niet meer werken. Verder is het idd zo dat je met Vertikaal Zoeken al een aardig end komt. Maar waarom, waarom, waarom..........vergeten de meesten nou steeds om ONWAAR aan de formule mee te geven. Krijg je ook een antwoord, maar alleen niet het juiste. En over dit soort grappen kan ik een avondvullende programma ter lering ende vermaak houden op basis wat ik als Excel expert bij beursgenoteerde ondernemingen zoal op de werkvloer ben tegen gekomen

Excel is een laboratorium, waarmee je alle andere programma's kunt immiteren. "Lekker goedkoop" denkt een ondernemer, en laat vervolgens zijn of haar personeel nu eens lekker allerlij chemicalien door elkaar gooien. Als enige investering hooguit een 2 daagse cursus (waarmee men het probleem alleen nog maar groter maakt)

Maar ja. Als je een aap met een revolver laat spelen is het je eigen schuld als ie je daarme doodschiet

[Anoniem: 229516]

O, Ja. ook is het zaak dat men niet kan Knippen en Plakken. Men mag de cel ook niet kunnen slepen (of deze functie zelf weer inschakelen, zoals ze op de cursus hebben geleerd, maar hoe ze #VERW! weer moeten herstellen wordt op de cursus helaas niet geleerd) . Spaties zijn ook erg leuk. Zeker als je later uit de data gemiddelden wilt halen, of andere berekingen wilt maken.
Een spatie in lege cel moet automatisch tot "UNDO" leiden.
En zo'n spatie is makkelijk gemaakt hoor. Ik heb al menig kaft van een order opengeslagen op de spatiebalk zien liggen. Verder hebben vooral mensen die met de typemachine zijn opgegroeid de neiging om een cel te "DELETEN" met een spatie in plaats van met "DEL" en niemand die later meer begrijpt waarom we #WAARDE! rapporteren.
En wat gaat de werknemer vervolgens in paniek doen, omdat de baas cijfers wil zien. Die gaat de formule overschrijven met harde tekst............................

Kortom, met Excel kan je best een prachtige database maken, maar dan moet men wel in deskundigen investeren.

[superduper]

Dit gaat wel werken, maar bij een beetje dataset enorm langzaam worden. Voor dit soort dingen is Access meer geschikt en die kan je ook koppelen aan je excel sheets.

[Anoniem: 229516]

Nope, valt wel mee die traagheid. Moet je er voor zorgen dat je formules alleen gaan rekenen op het moment, dat het ook nodig is. Natuurlijk is Access beter als geschikt als databaseprogramma, maar als je op de werkvloer ff snel wat gegevens wil wegzetten is Access gewoon weg te ingewikkeld voor een gebruiker. In Excel kunnen ze het wel snel doen, maar beseft men niet wat de gevolgen kunnen zijn. Het andere voordeel van data in Excel is dat je er Matrixformules op los kan laten. Een Matrixformule overstijgt een draaitabel in kracht net zoveel als een kanonslag tot een atoombom. Ben alleen nog nooit iemand tegen gekomen die dat ook inziet.
Een ander nadeel van Access (en alle andere databaseprogramma's) is dat de gebruiker geen flauw benul heeft waar ie mee bezig is. "als ik op OK klik en de gegevens zijn verwerkt, is het toch prima". Wat er met die gegevens gebeurd en waar die zich bevinden en hoe men die gegevens weer tot het algemeen nut kan laten dienen is een volkomen zwart gat voor de meesten.
Idd kan je altijd een export of koppeling naar Excel maken, maar voordat je die data zomaar kunt gebruiken dien je deze wel extreem goed op extentie te controleren.
Denk niet dat je uit een export uit Exact of Oracle bv de data zomaar even met de bekende Excelfuncties kan analyseren. Dwz, je krijgt wel een uitkomst, maar ik weet op 100% zeker dat die niet klopt. Data uit andere applicaties Excelbestendig maken is sowieso al een vak op zich. Helemaal als er datums in het spel zijn en er sprake is van NED/ENG versies

[SKiLLa]

Tja, Excel blijft natuurlijk een spreadsheet programma een geen DBMS. Ook Access voldoet al snel niet meer, Access heeft namelijk een record limiet van 65535 per tabel. Indien je echt veel data hebt, moet je gewoon een echte DB als MS SQL of MySQL of iets dergelijks gaan gebruiken. Je kan Excel - inc. je macro's, regels, etc. - dan nog altijd als frontend gebruiken door gewoon de DB als databron op te geven.

[Anoniem: 229516]

Nou dat is niet Access, maar Excel met een limiet van 65536, maar Excel 2007 gaat al tot over de miljoen records dus daar kunnen we weer mee voort. Ik maak regelmatig SQL koppelingen (zo lastig is dat niet) maar je moet dan wel vertrouwen op wat je ziet en dat is vaak helaas niet het geval.
Het verschil tussen 11 en 11 lijkt niets, behalve als Excel het als "Elf" ipv 11 krijgt aangeboden. Een gebruiker ziet 11 staan, maar Excel "Elf" en de SOM functie telt alleen de 11-en, en niet de "Elf"-en.
Nog een nadeel van database programeurs is dat ze niet op de werkvloer gaan kijken. (Daarom gaan al die IT projectyen die we zogenaamd goedkoop naar India outsourcen ook naar de klote, want die gaan echt geen 10.000 kilometer reizen om te kijken waar er nu behoefte aan is, maar gaan van hun eigen idee uit van wat nodig is, met alle gevolgen van dien natuurlijk)
Het gaat er met data niet om wat je in de mond stopt, maar wat er uit de kont komt. En aan de poep kan je vaak zien dat de patient iets verkeerds heeft gegeten. Of kots natuurlijk, als de Excel maag al eerder in de gaten heeft dat de boel bedorven of niet goed gaar is :-)

[Anoniem: 229516]

Het is met Excel eigenlijk echt te gek voor woorden. Ieder bedrijf gebruikt het, maar er is niemand die er mee om kan gaan. Zo had men bij de bij een grote nederlandse bank die op dit moment in overnameperikelen verkeerd, 3 jaar geleden tegelijkertijd Excel 95,97,00 en 03 in zowel Nederlandse als Amerikaanse versies draaien, wisselend op Windows 98, 2000 en XP en wordt er tijdens trainingen ook nog eens uitgelegt hoe je de landinstellingen kan aanpassen...........Suicide is painless.
Ander punt was dat men de support van Microsoft had afgekocht, (want dan is het pakket goedkoper en die besparing is natuurlijk aanzielijk op 40.000 gebruikers), dus die kan je niet bellen, maar de Interne Helpdesk ondersteunt echter weer geen Microsoftproducten, dus als je als werknemer met een ernstig probleem zit rest je niets anders dan de boel maar te saboteren, hetgeen dan ook op grote schaal gebeurd, want anders riskeer je je baantje en er is immers toch niemand die kan controleren of het allemaal wel goed zit, bovendien kan je je later altijd op onkunde beroepen.

Maar mijn ervaringen bij ook een Niet Beursgenoteerde bank en andere grootverdienersa is precies het zelfde. Daarom tast het de concurrentiepositie ook niet aan en kunnen ze lekker blijven doormodderen met zijn allen.

[Lustucru]

In een spreadsheet een relationele database nabouwen is imho vergelijkbaar om met een waterpomptang een bout te lijf te gaan. Tuurlijk, het kan best, en als je met gereedschap om kunt gaan dan kom je best een aardig eind, maar de maatregelen die je moet treffen om dezelfde functionaliteit te bereiken die in een beetje RDBMS zijn ingebouwd zijn a) nogal omvangrijk en b) ernstig foutgevoelig.

offtopic:
Als je iets wil toevoegen aan je laatste post, gebruik dan svp de editknop. En je uitweidingen over bedrijven die support afkopen en dan vastlopen of over doormodderende grootverdieners zijn misschien wel aardig, maar ook behoorlijk offtopic. Welkom op GoT, maar lees je ook even onze onovertroffen Registratievoorwaarden / korte FAQ?

[ Voor 8% gewijzigd door Lustucru op 12-08-2007 22:05 ]

[Anoniem: 229516]

Dan wil ik je graag een keer uitnodigen om je te laten zien dat je de functionaliteit zelfs kan overtreffen en je foutgevoeligheid in Excel kan uitsluiten. Mijn huidige werkgever dacht eerst ook dat mijn bewering bluf was en de accountant wees zelfs naar zijn voorhoofd toen mij een contract werd aangeboden. Ik geef toe dat het me meer dan 10 jaar (uit hobby) heeft gekost om een "basis data invoer programma" te maken waarmee gewoon niets mis kan gaan. En zelfs al zou er met de data iets mis zijn, dan nog kan ik vanuit een matrixformule bepalen wat er in de betreffende data dan wel zou moeten staan.
De accountant is inmiddels mijn grootste fan :-)

Wat er in RDBMS allemaal ingebouwd is, is nog veel knapper van wat ik allemaal kan. Alleen hoef je aan iemand op niveau 3 op de werkvloer niet te vragen of ie daar zelf iets mee gaat doen als er zich een a la minute situatie voordoet wat snel in kaart moet worden gebracht. Dan gaan de IT-ers aan de gang en die komen na een paar maanden met een goed gedocumenteerde oplossing, maar dan speelt het probleem vaak al niet meer. Kan je echt beter ff een Excelfreak inhuren.

[Anoniem: 229516]

Verder is het zo dat een databaseprogramma nog niet de garantie geeft dat je gegevens en rapportages juist zijn. Zeker niet als je de gebruikers met verschillende systemen laat werken. Helemaal leuk wordt het als je mensen data laat voeden via een internetapplicatie. Je moet dan als ontwerper wel haast een krankzinnig goede mensen, verschillende systemen en computergebruikerskennis hebben om iets te maken wat feilloos werkt. Maar omdat vrijwel niemand in staat is om te controleren of het allemaal wel klopt en de opdrachtgevers zand in de ogen wordt gestrooit met jargon, die ze toch niet begrijpen........ *knip*

dat noemen we dus een off-topic troll en gebruik die editknop nou eens

[ Voor 19% gewijzigd door Lustucru op 15-08-2007 00:06 ]

[Fish]

onne schreef op woensdag 08 augustus 2007 @ 14:41:
[...]

Dat was het inderdaad! Bedankt
En ja, access zou een logischer keuze zijn maar er is om bepaalde redenen toch gekozen voor excel

shit man dat soort dingen eidigt altijd in een draak van een spreadsheet die je meer koppijn dan gemak geeft. (dat kan ook in acces maar dan ligt het doorgaans aan een verkeerde basis)

en ... idd vlookup met false gebruiken maar daar haal je de dubbele niet mee uit. dat moet je dan weer controleren met countif

[Anoniem: 229516]

{} ! Verdiep je alsjeblieft eens in {} en er gaat een wereld voor je open. Als het {} kwartje valt heb je zo'n ongelooflijk voorsprong op iedereen niet 3 demensionaal kan denken. Met {} bepaal je in de formule wat er in de data staat i.p.v. dat de data bepaalt wat er in de formule staat. Een soort afstandsbediening zeg maar. Het vreet geheugen, maar het resultaat is er wel naar.

[Anoniem: 143349]

offtopic:
[quote]Anoniem: 229516 schreef op dinsdag 14 augustus 2007 @ 22:34:
Verder is het zo dat een databaseprogramma nog niet de garantie geeft dat je gegevens en rapportages juist zijn. Zeker niet als je de gebruikers met verschillende systemen laat werken. 4[/quote]

Leuk al die verhalen van je, erg leuk ook dat je ondertussen zo (indirect) af zit te geven op onkunde van medewerkers. Het zijn net mensen!

Ook al ben ik geen IT-deskundige, uit ervaring weet ik dat mensen veel fouten maken, zelfs als iets in duizendtallen moet en dat bij het veld vermeld staat, zelfs als je erbij staat en ze al 3 keer op die fout gewezen hebt. Ook jij kan dat met je invoerprogramma niet wijzigen. Als iemand met zijn dikke vingers een 3 intoetst ipv een 2 dan glipt die er meestal zo doorheen.

Alleen met periodieke controles kan je dit soort zaken monitoren en afvangen. PDCA noemen ze dat; Plan Do Check Act; kortom: regelmatig controleren en bijsturen.

Kunnen we aub nu gewoon verder met de vraag van de TS ipv al jouw ervaringen...

[Anoniem: 229516]

Om het begrip {} te doorgronden kan je het beste beginnen met de functies SOM.ALS en SOMPRODUCT en hier combinaties van maken. Maar bedenk wel dat je dan nog slechts 2 demensionaal bezig bent. Met 3D formules krijgen : ; = ) en ( hele andere karaktereigenschappen (en uitkomsten!) dus moet je goed weten waar je mee bezig bent, maar als het besef er is kan je vanuit 1 cel een totale database beheersen. Het puntje van SOM. ALS bv moet je niet meer gebruiken, maar verder werken met SOM (ALS.......:..;....>....=...;....^ ::....;;...)))))), maar wel heel goed controleren of e.e.a klopt. Is dat het geval ben je voor altijd klaar en zie je in dat een draaitabel bv een datatechnisch lachertje is

[Lustucru]

Modbreak:

Hier gaarne ontopic verder

Het is prima als je een discussie wilt openen over de kracht en de mogelijkheden van matrixformules in Excel, maar dan graag in een apart topic met een topcistart met voorbeelden die ruimte laat voor aanvullingen, discussie en alternatieve aanpakken zodat er echt inzicht kan ontstaan in de mogelijkheden van Excel

[ Voor 81% gewijzigd door Lustucru op 15-08-2007 00:55 ]

[Anoniem: 50683]

Anoniem: 229516 schreef op dinsdag 14 augustus 2007 @ 22:34:
Verder is het zo dat een databaseprogramma nog niet de garantie geeft dat je gegevens en rapportages juist zijn. Zeker niet als je de gebruikers met verschillende systemen laat werken. Helemaal leuk wordt het als je mensen data laat voeden via een internetapplicatie. Je moet dan als ontwerper wel haast een krankzinnig goede mensen, verschillende systemen en computergebruikerskennis hebben om iets te maken wat feilloos werkt. Maar omdat vrijwel niemand in staat is om te controleren of het allemaal wel klopt en de opdrachtgevers zand in de ogen wordt gestrooit met jargon, die ze toch niet begrijpen........[mbr] *knip* [/]

[mbr] dat noemen we dus een off-topic troll en gebruik die editknop nou eens[/]

zucht ......
wie gooit er hier nu met jargon?

Probleem is dat het leuk is om Excel in beginsel in te zetten om bepaalde data bij te houden,
echter als de hoeveelheid data uit de hand begint te groeien, en de complexiteit van data,berekeningen etc. begint toe te nemen blijkt dat je meestal een niet te onderhouden sheet overhoudt die inelkaar gezet is door enthousiastelingen (niks mis mee op zich).

Maar goed hier op GoT zitten alleen maar amateurs die voor de bakker op de hoek werken, dus
wat weten wij hier

enne Brid had al een passend antwoord gegeven dacht ik zo.

[Lustucru]

Dit leidt nergens toe.