[Excel] Tabbladen verdwijnen tijdens saven

[RonG]

Een goedemorgen,

Ik gebruik een Excel bestand (Excel 2000) met daarop veel informatie verdeeld over 25 tabbladen. Er staan echter weinig bijzondere formules in, toch is het bestand 2.5 mb groot. Als ik informatie ga invullen op het sheet en deze ga opslaan, verdwijnt er plotseling een compleet sheet. Het vreemde is dat het vaak dezelfde sheets zijn, ook terwijl ik helemaal niet op dat sheet gewerkt heb. Nog vreemder is als ik vervolgens dat sheet nog een keer opsla, het opvolgende sheet verdwijnt! (bv. eerst C, dan D, dan E)

Het is zeer frustrerend als je lang aan het werk bent en na geregeld saven bij de laatste keer opeens een tabblad verdwijnt. Doordat de sheets aan elkaar gekoppeld zijn en informatie op andere tabbladen ook niet meer werkt, ben ik dus zomaar 3 uur werk kwijt.

Heeft iemand hier een oplossing voor of een verklaring?

Ik heb gezocht maar kon niets vinden, mocht er al een topic over zijn, hoor ik het graag. En dan meteen mijn excuus dat ik 'm niet gevonden heb.

Bedankt!

[ Voor 1% gewijzigd door RonG op 09-05-2007 11:43 . Reden: Taalfoutjes ]

[BreadFan]

Voordat je aan het prutsen gaat, maak eerst even een kopietje van het bestand waar je niet aan gaat prutsen.

Oplossing zou ik niet weten, maar ik weet wel dat zo'n kopietje een iets fijner gevoel geeft voordat je dingen gaat proberen.

[hufkes]

Probeer eens dat origineel direct na openen eerst op te slaan als bijvoorbeeld een excel-4 formaat. Als je hem daarna weer opent wil hij hem waarschijnlijk wel weer converteren, er lijkt me gewoon ergens iets fout in te staan want verdwijnende tabbladen hoort natuurlijk niet...

[RonG]

BreadFan schreef op woensdag 09 mei 2007 @ 12:01:
Voordat je aan het prutsen gaat, maak eerst even een kopietje van het bestand waar je niet aan gaat prutsen.

Oplossing zou ik niet weten, maar ik weet wel dat zo'n kopietje een iets fijner gevoel geeft voordat je dingen gaat proberen.

Het is misschien wat lastig uit te leggen, maar dat kan niet. Wij werken met z'n 3en (en soms wel 5) mensen tegelijk in het zelfde sheet (middels de share optie) Sorry dit had ik er waarschijnlijk even bij moeten melden.

Als ik dus een kopie maak en daarin ga werken, krijg ik niet de informatie die de andere invullen in de sheets, wat cruciaal is om goed te werken. Iedereen moet dus in hetzelfde bestand werken, en niet ieder een eigen kopie.

Een kopie maken is dus geen optie.

[RonG]

hufkes schreef op woensdag 09 mei 2007 @ 12:09:
Probeer eens dat origineel direct na openen eerst op te slaan als bijvoorbeeld een excel-4 formaat. Als je hem daarna weer opent wil hij hem waarschijnlijk wel weer converteren, er lijkt me gewoon ergens iets fout in te staan want verdwijnende tabbladen hoort natuurlijk niet...

Dat kan helaas ook niet, ik krijg de volgende melding:

"Cannot save to that file format. There are references to other sheets in this Workbook."

Ik denk ook dat er ergens wat fout staat, maar waar kan dat in hemelsnaam aan liggen? Alle formules werken en verder komen we nooit ergens fouten tegen.

[hufkes]

Kijk, dat van niet kunnen werken is natuurlijk een domme smoes, je hebt blijkbaar een excelsheet die dusdanig belangrijk is dat er drie mensen mee moeten werken en die is nu kapot.

Dus... eerst schop je die anderen eraf, dan maak je een kopie (voor de zekerheid) en daarna probeer je wat dingen. Je collegae gaan maar even patiencen totdat hij weer goed is.

Probeer dus terwijl je als enige het bestand hebt geopend te saven in verschillende oudere excel formaten. Als dat allemaal niet lukt, dan is er echt iets fouts aan de hand, eventueel kan hij wel melden dat er eventueel informatie verloren gaat indien je in ouder formaat opslaat -> dat hoeft niet waar te zijn, is slechts een waarschuwing!

Mocht dat niet tot een oplossing leiden, open dan eens het bestand in openoffice (www.openoffice.org), die is vaak iets specifieker met aangeven waar het fout gaat, bijvoorbeel circular references ofzo.

[RonG]

hufkes schreef op woensdag 09 mei 2007 @ 12:49:
Kijk, dat van niet kunnen werken is natuurlijk een domme smoes, je hebt blijkbaar een excelsheet die dusdanig belangrijk is dat er drie mensen mee moeten werken en die is nu kapot.

Dus... eerst schop je die anderen eraf, dan maak je een kopie (voor de zekerheid) en daarna probeer je wat dingen. Je collegae gaan maar even patiencen totdat hij weer goed is.

Probeer dus terwijl je als enige het bestand hebt geopend te saven in verschillende oudere excel formaten. Als dat allemaal niet lukt, dan is er echt iets fouts aan de hand, eventueel kan hij wel melden dat er eventueel informatie verloren gaat indien je in ouder formaat opslaat -> dat hoeft niet waar te zijn, is slechts een waarschuwing!

Mocht dat niet tot een oplossing leiden, open dan eens het bestand in openoffice (www.openoffice.org), die is vaak iets specifieker met aangeven waar het fout gaat, bijvoorbeel circular references ofzo.

Ik vatte de opmerking over de kopie maken anders op, noem het dus ook geen 'domme opmerking'. Ik dacht dat er bedoelt werd dat elke keer als ik mijn werk ga doen, ik een kopie moet maken. Dat is namelijk niet mogelijk, met de reden zoals eerder beschreven. Ik heb elk ouder formaat geprobeerd, echter geeft hij telkens dezelfde melding als hierboven beschreven. Ik ga even met open office aan de slag, bedoel je dat duidelijk een melding geeft waarom er een sheet verdwijnt? Of als je het in een oudere versie opslaat?

[hufkes]

ok dan, een klein misverstand dan

Maar goed, openoffice kan prima ms excel bestanden openen, maar houdt zich daarbij wel aan de regeltjes en pakt fouten zoals circular reference anders aan dan ms excel. Wanneer oo geen foutmelding geeft bij het openen, dan is de boel volgens hun dus ook goed. Wat ik in dat geval zou doen is het bestand onder een andere naam vanuit oo opslaan en dan met excel in die file gaan proberen.

Verder is sharen van een excelsheet niet de meest betrouwbare manier van werken. Als het kan kun je beter verschillende excelbestanden maken die je ro shared voor degenen die daar bij moeten om te lezen en dat slechts een persoon per bestand rw toegang heeft. Dus een beetje hetzelfde als nu per sheet is opgedeeld per workbook opdelen en links naar die externe workbooks ro laten zijn.

gebruiker A heeft bestandA.xls (rw)
gebruiker B heeft bestandB.xls (rw) met daarin een verwijzing (ro) naar een cell binnen bestandA.xls
etc.

[ Voor 16% gewijzigd door hufkes op 09-05-2007 13:54 ]

[RonG]

hufkes schreef op woensdag 09 mei 2007 @ 13:52:
ok dan, een klein misverstand dan

Maar goed, openoffice kan prima ms excel bestanden openen, maar houdt zich daarbij wel aan de regeltjes en pakt fouten zoals circular reference anders aan dan ms excel. Wanneer oo geen foutmelding geeft bij het openen, dan is de boel volgens hun dus ook goed. Wat ik in dat geval zou doen is het bestand onder een andere naam vanuit oo opslaan en dan met excel in die file gaan proberen.

Verder is sharen van een excelsheet niet de meest betrouwbare manier van werken. Als het kan kun je beter verschillende excelbestanden maken die je ro shared voor degenen die daar bij moeten om te lezen en dat slechts een persoon per bestand rw toegang heeft. Dus een beetje hetzelfde als nu per sheet is opgedeeld per workbook opdelen en links naar die externe workbooks ro laten zijn.

gebruiker A heeft bestandA.xls (rw)
gebruiker B heeft bestandB.xls (rw) met daarin een verwijzing (ro) naar een cell binnen bestandA.xls
etc.

Het kwam er wat kwader uit als ik bedoeld had, laten we het idd op een misverstand houden . Allereerst, bedankt voor je medewerking. Ik zal het proberen uit te leggen waarom het niet mogelijk is om niet-shared te werken. Er wordt telkens informatie bijgevoegd in een sheet, laten we zeggen, een aantal kilo. Dit aantal kilo wordt opgeteld en mag niet hoger uitkomen dan het getal dat er in cell A1 staat, omdat we dat aantal gereserveerd hebben. Er wordt dusdanig veel toegevoegd, dat het niet mogelijk is dit aan het einde van de dag de verschilende sheets van iedereen samen te voegen en dan te kijken wat we hebben. Voor iedereen moet ieder moment duidelijk zijn, hoeveel kilo's er zijn bijgevoegd en wat het totaal nu is. Het is lastig voor te stellen, dat begrijp ik. Maar geloof me, als je hier zou zitten, zou je me een stuk beter begrijpen .

Ik vind de shared optie ook niet de meest betrouwbare, maar we zitten eraan vast. Denk jij dat het absoluut daaraan ligt? Want dat zou betekenen dat we ons totale proces zullen moeten aanpassen. Iets waar ze hier op het werk niet blij mee zijn.

[Haan]

Het lijkt er een beetje op dat je dit beter in een database programma zou kunnen doen eigenlijk en niet in Excel..

[hufkes]

Kijk, ik zeg niet dat het daar absoluut aan ligt, maar ik denk wel dat het het meest waarschijnlijk is dat door een probleempje met het sharen de boel ergens fout is gegaan. Maar inderdaad, wat Haan ook zegt, dergelijke zaken los je veel beter op met een database.
Je kunt zelfs vanuit excel mbv een knopje een waarde aan de database toe laten voegen totalen weer uit laten lezen of de hele excelsheet omzetten naar access.
Eventueel mbv de runtime alleen op de verschillende pc's laten draaien.

Kijk bijvoorbeeld hier: http://tinyurl.com/y2pqn3

[RonG]

Haan schreef op woensdag 09 mei 2007 @ 14:28:
Het lijkt er een beetje op dat je dit beter in een database programma zou kunnen doen eigenlijk en niet in Excel..

Nee, Excel werkt prima. Als alle formules erin kunnen die ik wil, zonder dat er tabbladen verdwijnen, bespaar ik letterlijk uren per week werk. Alles werkt, alleen moeten er simpelweg geen tabbladen verdwijnen. Ik wil niet met een totaal ander programma gaan werken, vanwege zo'n stomme fout waar dan ook in Excel. Sorry, ben boos! Zeik computers! Ik heb zo'n hekel aan problemen zonder enige aanleiding...

Maar ik kan altijd de mogelijkheid onderzoeken. Ik zal die demo eens doorlezen en uitproberen, en dan eens aan mijn baas voorleggen.

[ Voor 9% gewijzigd door RonG op 09-05-2007 15:02 ]

[Haan]

* Haan mompelt wat over het juiste gereedschap voor de juiste klus gebruiken en schroeven met beitels vastdraaien enzo

[hufkes]

Er is wel een aanleiding en dat is dat je veelvuldig operaties uitvoert op een manier waar het programma niet voor is bedoeld...

Als je persé alleen met excel wil blijven werken kun je nog overwegen om een lege nieuwe excelsheet te pakken en in de andere sheet mbv een knop de link =[workbook2.xls]Sheet1!$A$1 de desbetreffende waarde uitlezen, de gewenste waarde er bij optellen en weer daar op die plek wegschrijven. De rest moet je dan gewoon om het kwartier ofzo laten updaten.

[RonG]

Haan schreef op woensdag 09 mei 2007 @ 15:02:
* Haan mompelt wat over het juiste gereedschap voor de juiste klus gebruiken en schroeven met beitels vastdraaien enzo

Je bent het toch met me eens dat we niet vanwege een fout die we zo snel niet kunnen vinden, een belangrijk proces van een bedrijf gaan aanpassen? Maar goed, ik ga de mogelijkheid onderzoeken om het in Access te doen. Ik blijf bij mijn standpunt dat dit gewoon moet werken, de mogelijkheden zijn er binnen Excel en het werkt ook, alleen niet... nou goed... je weet waar ik naartoe wil...

Bedankt voor de medewerking

[Haan]

Het is natuurlijk vaak niet mogelijk om 1-2-3 op iets anders over te stappen, maar feit blijft dat je Excel gebruikt voor iets waar het eigenlijk niet echt voor gemaakt is, en het programma daarvan de schuld geeft Succes in ieder geval

[RonG]

hufkes schreef op woensdag 09 mei 2007 @ 15:05:
Er is wel een aanleiding en dat is dat je veelvuldig operaties uitvoert op een manier waar het programma niet voor is bedoeld...

Het invullen van de sheets in gebaseerd op de bestaandsreden van Excel! Niets zelf doen, alles lekker met formules aan elkaar laten plakken en uitrekenen. Ik weet het niet, maar misschien begrijp je nog niet op de manier dat ik het uitleg . Het zijn gewone formules als optellen en gegevens uit een bepaalde cel overnemen. Er wordt alleen constant informatie toegevoegd, dat is het enige. Zou het kunnen liggen aan processorkracht en zulk soort zaken? Ik gok maar wat?

[hufkes]

Nee, het ligt aan echt naar alle waarschijnlijkheid aan het sharen! die optie is er eigenlijk onterecht door ms ingebouwd aangezien het niet foutloos kan werken. Bij een database is er namelijk zoiets als een database management systeem dat de lees- en schrijfacties regiseert. Dit ontbeert excel en het is dus wachten op het moment dat er ergens wat fout gaaat met dubbele data en/of toegang.

Vergelijk het met een auto waar meerdere mensen in rijden, dit gaat uiteraard prima als je hem deelt met je vrouw. Maar nu staat er één auto voor de deur en zijn er twintig mensen met een sleutel. Ook nu kan het nog goed gaan, maar er komt vrij snel een moment dat je er wat mee wilt maar de auto is er niet. Een database heeft nu als extraatje hierbij een intekenlijst en geeft slechts 1 sleutel tijdelijk aan degene die hem gereserveerd heeft.... dus geen ruzie want je weet direct dat hij in gebruik is.

Excel heeft het gewoon niet voor dergelijke dingen. Maar je kunt dus ook prima met een combinatie werken waarbij de gebruiker helemaal niet hoeft te weten dat er een database achter hangt.

[RonG]

hufkes schreef op woensdag 09 mei 2007 @ 15:17:
Nee, het ligt aan echt naar alle waarschijnlijkheid aan het sharen! die optie is er eigenlijk onterecht door ms ingebouwd aangezien het niet foutloos kan werken. Bij een database is er namelijk zoiets als een database management systeem dat de lees- en schrijfacties regiseert. Dit ontbeert excel en het is dus wachten op het moment dat er ergens wat fout gaaat met dubbele data en/of toegang.

Vergelijk het met een auto waar meerdere mensen in rijden, dit gaat uiteraard prima als je hem deelt met je vrouw. Maar nu staat er één auto voor de deur en zijn er twintig mensen met een sleutel. Ook nu kan het nog goed gaan, maar er komt vrij snel een moment dat je er wat mee wilt maar de auto is er niet. Een database heeft nu als extraatje hierbij een intekenlijst en geeft slechts 1 sleutel tijdelijk aan degene die hem gereserveerd heeft.... dus geen ruzie want je weet direct dat hij in gebruik is.

Excel heeft het gewoon niet voor dergelijke dingen. Maar je kunt dus ook prima met een combinatie werken waarbij de gebruiker helemaal niet hoeft te weten dat er een database achter hangt.

Ok... interessant... Ik moet zeggen ik ben totaal geen held in Access, dus vandaar dat ik er een beetje huiverig voor ben. Maar joh, weer even wat nieuws leren! Thnx so much!

[hufkes]

Gaf oo nog wat informatie? Kon die hem foutloos openen? Zo ja, kon hij hem ook weer netjes wegschrijven en kon je die vervolgens weer foutloos in excel openen?


(een snelle oplossing nu maakt het natuurlijk voor morgen weer even werkbaar, maar de bezwaren van Haan en mij blijven natuurlijk ook van kracht )

[Verwijderd]

Gebruik je toevallig veel kleuren in je sheets? Dat kan in ieder geval de grootte verklaren. Ik heb gemerkt dat als je kleuren gebruikt (bijv. via conditional formatting), dat de grootte aanzienlijk kan toenemen. Daarnaast zou je voor dat andere probleem eens kunnen proberen om de macro's uit te zetten of een via Alt F11 te kijken of er misschien ergens rare code staat. Ook kun je controleren of de referenties niet naar absoluite maar naar relatieve paden verwijzen.
In ieder geval succes!