Idee over vastleggen dynamische fileserver omgeving

[Dukey]

Je zult je wel achter je oor krabben na m'n topic titel hebben gezien, zal hem uitleggen.

Ik werk voor een organisatie die file migraties doet van een fileserver naar een bepaald document management systeem (EMC Documentum voor de geinteresseerden). Het probleem echter waar we iedere keer tegen aanlopen is dat wanneer we een scan hebben gedaan op een bepaald moment, we daarna niet kunnen vertrouwen op de informatie van die scan. Om de simpele reden namelijk dat onze klanten gewoon doorwerken op die fileserver (logisch)). Dat files gedelete worden en er nieuwe files of mappen bijkomen is niet zo'n probleem, maar mappen hernoemen, files verplaatsen, andere naam geven etc natuurlijk wel.

Zoals we nu te werk gaan is als volgt:

- Filescan maken, overzicht in simpele excel sheet.
- Klant bepaalt per file of hij over gaat ja of te nee.
- Metadata koppelen aan de file (document class, owner name etc etc).

Hier gaat wat tijd inzitten, zeker als we het hebben over een typische filemigraties waarbij NA filtering (rotzooi zoals thumbs.db etc) nog steeds 50.000 documenten overblijven. Zodra je je correcte informatie hebt en eigenlijk wilt beginnen met de migratie zelf heb je dus al verouderde informatie.

Mijn vraag is of er wellicht manieren bestaan die dynamisch een fileserver omgeving kunnen "documenteren" of iig kan bijhouden als er wat gebeurd en dit dan kan verwerken liefst meteen in de excel sheet? We hebben 9 van 10 keer geen directe toegang op de servers dus instellingen wijzigen is niet mogelijk. Misschien dat ik te moeilijk denk, aangezien google me niet kan helpen.

Heb natuurlijk ook gedacht aan zelf iets te programmeren aangezien ik m'n topic hier start. M'n programmeer kennis ligt in het VB gebied. Mijn idee was dat ik een Access database (lekker mobiel) gebruik met filescanner erin die ik om de zoveel tijd opnieuw een volledige scan laat maken van de betreffende file server. Is een file weg, dan delete record. Nieuwe file, dan nieuw record. En in de tussentijd kun je een rapport opvragen van de huidige stand en kun je de ja/nee ronde doen etc.

M.a.w. iemand die dit in de praktijk een keer is tegengekomen of zelfs een idee heeft om het op te lossen?

[MSalters]

Er is op zich een simpele technische oplossing. Ik heb alleen twijfels of ik die moet aandragen, want het feit dat je niet eens waarop je moet zoeken suggereert bij mij dat je je probleem domein nog niet goed kent. En aangezien dat probleem domein nota bene datgene is waarvoor jullie worden ingehuurd heb ik zo mijn twijfels over het aandragen van een oplossing voor wat waarschijnlijk niet jullie probleem is.

edit:
Voor alle duidelijkheid: een CMS consultant die document beheer doet met een "simpele Excel sheet"?!

[ Voor 12% gewijzigd door MSalters op 08-05-2007 21:07 ]

[The Eagle]

Zoals bij alle grote upgrades heb je op een gegeven moment te maken met een baseline en een productiestop. Je baseline is een kopie van productie op een bepaalde datum. Op basis van die baseline maak je je script en zet je de hele boel in staging.
Op een gegeven moment denk je dan zo goed als klaar te zijn. Dan ga je je eerste test-move-to-production doen. je pakt dan een verse kopie van je productieomgeving en daar laat je je scripts op los. Daar komen gegarandeerd fouten uit, dus heb je een 2e TMTP nodig. Ook daar haal je de fouten uit, en vaak voer je dan ook nog een 3e TMPT uit om helemaal zeker te zijn van je zaak.
Tot slot spreek je met de klant een productiestop af (anders blij je aan de gang) en ga je je move to production uitvoeren. Hele traject kan varieren van een maand tot enkele maanden, afhankelijk van de hoeveelheid data die verstouwd moet worden.

Needless to say: je hebt dus meer dan 1 server nodig, zelf zou ik voor jouw situatie voor een stuk of 2 a 3 servers gaan (of je moet de boel kunnen virtualiseren, kan ook nog).

Hoe dan ook, op een bepaald moment zullen je klanten toch echt even van de fileserver af moeten blijven

[Verwijderd]

MSalters schreef op dinsdag 08 mei 2007 @ 21:06:
Er is op zich een simpele technische oplossing. Ik heb alleen twijfels of ik die moet aandragen, want het feit dat je niet eens waarop je moet zoeken suggereert bij mij dat je je probleem domein nog niet goed kent. En aangezien dat probleem domein nota bene datgene is waarvoor jullie worden ingehuurd heb ik zo mijn twijfels over het aandragen van een oplossing voor wat waarschijnlijk niet jullie probleem is.

edit:
Voor alle duidelijkheid: een CMS consultant die document beheer doet met een "simpele Excel sheet"?!

Daar haakte ik inderdaad ook af. De oplossing is enorm simpel en goedkoop te bouwen. Ik vind alleen dat ik niet jouw core business (+ probleem) ff ga oplossen zonder dat jij zelf al weet wat jullie nu eigenlijk willen doen.

De oplossing hierboven is overigens een enorm complexe oplossing. Dat kan vele malen makkelijker..

[ Voor 5% gewijzigd door Verwijderd op 08-05-2007 21:52 ]

[Dukey]

Geen idee wat de grote hoeha is waar jullie het over hebben en Eagle bedankt voor het meedenken.

Een simpele excel sheet wordt idd gebruikt om snel onsite met mensen te spreken van de afdeling aangezien de projectmanagers zoals normaal het geval is te weinig er vanaf weten. Situatie is ook veelal dat de fileserver 1 grote rotzooi is dat zich heeft opgestapeld in de loop van de jaren. Budget, tijd is laag dus van te voren opruimen en productiestops etc is allemaal niet mogelijk. Dit even om de situatie te schetsen.

Maar Exiss en MSalters, geen idee wat jullie probleem is. Dacht dat we hier op GoT normaal konden doen en dat we er zijn om elkaar te helpen. Doe dit probleem hier voorleggen trouwens op eigen initiatief. Tis niet dat mijn organisatie hier voor hulp komt aankloppen....

[MSalters]

Dukey: we helpen je, zelfs als dat je niet duidelijk is. Jouw probleem is geen technisch probleem, dus wij geven je geen technische "oplossing" die je toch niet gaat helpen.

[Verwijderd]

MSalters schreef op woensdag 09 mei 2007 @ 21:28:
Dukey: we helpen je, zelfs als dat je niet duidelijk is. Jouw probleem is geen technisch probleem, dus wij geven je geen technische "oplossing" die je toch niet gaat helpen.

Het probleem ligt inderdaad in eerste instantie op organisatorisch en functioneel vlak. Een technische oplossing zoeken voor een functioneel probleem lost het maar tijdelijk op. Dat is niet wat je wil, tenzij je natuurlijk geld teveel hebt.

TS: Ik raad je aan (En MSalters ook gok ik) om eerst eens jullie business case goed op te stellen. Waar willen en kunnen jullie geld mee verdienen. Kijk vervolgens naar wat volgens jullie functioneel gezien de ideale situatie zou zijn en daarna wat tot op heden de praktijk heeft uitgewezen. Bepaal vervolgens hierop een goede standaard werkwijze. Ga daarna pas kijken of er technische middelen ingezet kunnen worden om alles op te lossen.

Een simpel functioneel voorbeeld: Implementeer het CMS geleidelijk, laat de klant meteen paar projecten beginnen met het CMS en de oude spullen doorwerken op de oude situatie. Verhuis daarna alle archiefmaterialen. En daarna stap voor stap geleidelijk alle actieve zaken. Maar er is altijd wel een tussenweg te vinden. Mogelijk kunnen je hier nog wat technische oplossingen aanhangen om het voor de klant allemaal fijner te maken. Dit is al een simpel voorbeeld, wat ik eigenlijk mistte in jouw verhaal, daarin lijkt het alles of niets te zijn. Daarnaast levert een geleidelijke implementatie jouw bedrijf natuurlijk meer geld op . Hier is nog geen enkel technische oplossing bij komen kijken.

Ik ben dan ook van mening dat jij een functioneel probleem wil oplossen met een technische oplossing. Klinkt leuk, maar ik denk niet dat het veel werk zal weg nemen. Je zou bijvoorbeeld wel de ondersteunende tools kunnen verbeteren (Excelsheets kunnen echt niet meer tegenwoordig als bedrijf die zijn klant even up2date zal brengen met een schitterende CMS).

[ Voor 13% gewijzigd door Verwijderd op 09-05-2007 22:02 ]

[Dukey]

Het bedrijf waar we het DMS implementeren is behoorlijk groot en de file migratie gaat al per afdeling/businessgroup dus met dat geleidelijke gaat het wel prima. Tuurlijk kun je mensen meteen laten werken op het nieuwe systeem (stuk training krijgen ze van ons, je hebt het ook over change management) maar dan blijf je met het probleem dat ze voor oude documenten terug moeten naar de fileserver. Plus het probleem dat men als nog dingen gaat veranderen op de fileserver blijft, tenzij je de file server bevriest en erbij verteld dat als ze iets nodig hebben ze het document meteen importeren in het nieuwe systeem. Maar dan krijg je meteen weer het probleem dat dat specifieke document twee keer straks erin staat (een keer door gebruiker eventueel gewijzigd, een keer door onze migratie). Al met al niet zo makkelijk als jullie veronderstellen. Een van de punten die wij sterk vertegenwoordigen is single sourcing. Het document bestaat maar 1 keer en je hebt altijd de laatste versie te pakken. Het gaat hier naast normale documenten vooral ook over bouwtekeningen van fabrieken, werkinstructies en veiligheidsvoorschriften dus zeker voor de veiligheid wil je goede informatie hebben.

Ik kan je vertellen dat 9 van de 10 keer men liever in een keer alles in het nieuwe systeem wil hebben dan dat ze NOG een extra systeem erbij hebben (SAP, Outlook, BWise, DFC, etc etc). Maar der zijn ook voorbeelden dat men liever begint met een leeg systeem en idd zelf geleidelijk hun archief importeren.

En nogmaals over die excelsheet, als je mijn eerste bericht nog eens doorneemt kun je door de zinnen heen lezen dat ik dat juist wil verbeteren. Die excel is statische informatie, een momentopname. Geef mij dan eens een voorbeeld van een stukje software (?) waarmee ik naar iemand van een afdeling kan gaan en dat hij per file kan aangeven of deze mee moet gaan ja of te nee? Plus dat document kenmerken toekennen ook per file gedaan moet worden. Zodat je mooi kunt filteren op termen in de file naam of mapnaam, snel metadata kunt toevoegen etc etc. Ik vind zelf die excel sheet niet eens zo heel gek werken hoor. Of doel je meer dat dat niet professioneel genoeg is? Alsof we een stel amateurs zijn dat we werken met een excel sheetje? Ach ja ik kan ook met een Ferrari naar het werk komen, maar m'n gemeengoed Opel Corsatje rijdt prima hoor .

[ Voor 26% gewijzigd door Dukey op 10-05-2007 08:42 ]

[Verwijderd]

Dukey schreef op donderdag 10 mei 2007 @ 08:29:
Het bedrijf waar we het DMS implementeren is behoorlijk groot en de file migratie gaat al per afdeling/businessgroup dus met dat geleidelijke gaat het wel prima. Tuurlijk kun je mensen meteen laten werken op het nieuwe systeem (stuk training krijgen ze van ons, je hebt het ook over change management) maar dan blijf je met het probleem dat ze voor oude documenten terug moeten naar de fileserver. Plus het probleem dat men als nog dingen gaat veranderen op de fileserver blijft, tenzij je de file server bevriest en erbij verteld dat als ze iets nodig hebben ze het document meteen importeren in het nieuwe systeem. Maar dan krijg je meteen weer het probleem dat dat specifieke document twee keer straks erin staat (een keer door gebruiker eventueel gewijzigd, een keer door onze migratie). Al met al niet zo makkelijk als jullie veronderstellen.

Dit is dus een voorbeeld wat heel goed functioneel en procedureel af te vangen is en wat je niet technisch moet willen oplossen.

Een van de punten die wij sterk vertegenwoordigen is single sourcing. Het document bestaat maar 1 keer en je hebt altijd de laatste versie te pakken. Het gaat hier naast normale documenten vooral ook over bouwtekeningen van fabrieken, werkinstructies en veiligheidsvoorschriften dus zeker voor de veiligheid wil je goede informatie hebben.

Dit kun je procedureel bewerkstelligen door het bestand niet te kopieren naar de nieuwe omgeving, maar expliciet te verhuizen.

Ik kan je vertellen dat 9 van de 10 keer men liever in een keer alles in het nieuwe systeem wil hebben dan dat ze NOG een extra systeem erbij hebben (SAP, Outlook, BWise, DFC, etc etc). Maar der zijn ook voorbeelden dat men liever begint met een leeg systeem en idd zelf geleidelijk hun archief importeren.

Dan zie ik eigenlijk geen probleem?

En nogmaals over die excelsheet, als je mijn eerste bericht nog eens doorneemt kun je door de zinnen heen lezen dat ik dat juist wil verbeteren. Die excel is statische informatie, een momentopname. Geef mij dan eens een voorbeeld van een stukje software (?) waarmee ik naar iemand van een afdeling kan gaan en dat hij per file kan aangeven of deze mee moet gaan ja of te nee? Plus dat document kenmerken toekennen ook per file gedaan moet worden. Zodat je mooi kunt filteren op termen in de file naam of mapnaam, snel metadata kunt toevoegen etc etc. Ik vind zelf die excel sheet niet eens zo heel gek werken hoor. Of doel je meer dat dat niet professioneel genoeg is? Alsof we een stel amateurs zijn dat we werken met een excel sheetje? Ach ja ik kan ook met een Ferrari naar het werk komen, maar m'n gemeengoed Opel Corsatje rijdt prima hoor .

Ok, jij wil dus echt ondersteunende software ipv software die bovenstaande problemen automatiseerd? Excel staat inderdaad niet professioneel. Ik zeg niet dat jullie je werk niet goed doen, maar profesioneel en bij de tijd staat het niet meer. Je zou wel op zich een tool kunnen (laten) maken welke automatisch de server indexeert met alle informatie die je wil hebben. Dat is vrij eenvoudig te maken..

[MSalters]

Kort gezegd is de correcte oplossing dat je alle file operaties logt en op die logs werkt. Maar als je een dergelijk systeem kunt bouwen, dan heb je al bijna een CMS. Sterker nog, met zo'n systeem heb je een beter CMS dan het gemiddelde.