[Outlook 2000] grootte bijlage + .......

[Verwijderd]

Hallo Tweakers,

Even een vraag, hier op me werk gebruiken we Outlook 2000. Als iemand een Word document (met 1 plaatje erin) als bijlage verstuurt die 7,68MB (Windows grootte) is. Tijdens het versturen komt er nog wat ruimte erbij voor het omzetten van de bijlage naar tekst (procedure voor het verzenden van data). De hele email bericht wordt dan zo groot dan het voor ons de 10mb limiet passeert waardoor het bericht niet kan worden verzonden (zo ingesteld in Exchange server).

Nu is mijn vraag kan je zelf invloed hebben op de data (encoding) die erbij komt, waardoor je huidige document die dan kleiner is dan 10 MB alsnog kan worden verzonden. Want ja logisch gezien denken de mensen als je een bestand kleiner is dan 10 MB verstuurt dan komt het wel goed, niet dus....... Ik weet ook dat email niet gemaakt is voor het versturen van data maar goed het kan dus vandaar mijn vraag.

Uiteraard kan je het bestand inzippen maar goed, ik was benieuwd of er ook nog een andere mogelijkheid is.

[ Voor 5% gewijzigd door Verwijderd op 11-04-2007 15:10 ]

[The Eagle]

Outlook zo instellen dat ie niet Word gebruikt als editor en dat er geen HTML-mails maar gewoon plain text wordt verstuurd zal al een bult schelen denk ik

Andere optie is natuurlijk de limiet iets aanpassen op de exchange-server

[Verwijderd]

The Eagle schreef op woensdag 11 april 2007 @ 15:18:
Outlook zo instellen dat ie niet Word gebruikt als editor en dat er geen HTML-mails maar gewoon plain text wordt verstuurd zal al een bult schelen denk ik

Andere optie is natuurlijk de limiet iets aanpassen op de exchange-server

De limiet hadden we al een keer aangepast van 5MB naar 10MB, nu ben ik aan het kijken voor andere opties.

Er is wel enig verschil als ik een mail verstuur als html of als plain text. (met als bijlage een pdf bestand van 8 MB). Met de encoding erbij wordt het document ruim 11 MB.
Even voor de details:

De HTML bericht wordt 11,920,927 bytes
De Plain bericht wordt 11,919,102 bytes

Zoals je ziet wordt er ruim 3 a 4 MB aan het bericht toegevoegd.
Hetzelfde gebeurt dus met een doc bestand van ongeveer die grootte.
Behoorlijk veel dus.

[sam.vimes]

Komt door de conversie van binaire attachments naar base64. Die zorgt voor een toename van 35%.

[remco_k]

...
Uiteraard kan je het bestand inzippen maar goed, ik was benieuwd of er ook nog een andere mogelijkheid is.

- Niet met mail versturen - maak een ftp server met verschillende mappen en accounts en verwijs daarnaar met een mail, incl username en password. (document op ftp://ftp.servernaam.nl/user/bedrijfsprofiel.doc)
- Eerst zippen
- Mailbox quota naar 50 MB zetten
- Zoek naar een zip plugin voor outlook die automatisch attachments zipped. Schijnt te bestaan, maar ik heb er nooit naar gezocht.

[Verwijderd]

remco_k schreef op donderdag 12 april 2007 @ 12:57:
[...]

- Niet met mail versturen - maak een ftp server met verschillende mappen en accounts en verwijs daarnaar met een mail, incl username en password. (document op ftp://ftp.servernaam.nl/user/bedrijfsprofiel.doc)
- Eerst zippen
- Mailbox quota naar 50 MB zetten
- Zoek naar een zip plugin voor outlook die automatisch attachments zipped. Schijnt te bestaan, maar ik heb er nooit naar gezocht.

- We hebben gelukkig een ftp server (grotere documenten die we versturen naar de drukkerij) maar
dat wilt men niet gebruiken voor het versturen van wat kleinere documeneten (ca 8 MB groot).

- Mijn collega's versturen zeg maar documenten naar andere collega's of klanten en ja die hebben dan niet zoveel verstand van computers die verwachten dus als je een bestand verstuurt naar hun dat ze gelijk kunnen openen. Dus als je bijvoorbeeld een zip bestand verstuurt (de meeste hebben Windows 2000 pro als OS) dan kunnen ze die niet gelijk openen. (enkele hebben Windows XP waardoor ze wel zip bestanden kunnen openen.(maar goed daar zijn wij voor om dat te regelen)

- De mailbox quato naar 50 MB zetten is een optie, maar we hebben ook geconstateerd dat als we een document (8MB +35% conversie naar binaire) die dan groter wordt dan 10 MB versturen dat de ontvangende partij deze niet kan ontvangen omdat de mail server van hun staat ingesteld op 10 MB.

[Verwijderd]

sam.vimes schreef op donderdag 12 april 2007 @ 12:46:
Komt door de conversie van binaire attachments naar base64. Die zorgt voor een toename van 35%.

Ik wist zelf niet dat het 35% is.
En dat kan je dus zeg maar niet beinvloeden?

[lier]

Nee, deze conversie heeft te maken met het protocol dat toegepast wordt en is niet beinvloedbaar...

Maar procedureel houdt het in dat er een gat is tussen attachments van een bepaalde grootte (groter dan 10 MB) en de minimale grootte waarvoor je hem op een FTP server mag zetten ?
Wat is erop tegen om gebruik te maken van de FTP server ???

[F_J_K]

Je kan voor de grap eens kijken wat er gebeurt door met de hand te uuencoden / base64 te encoden en te zien wat er in verschillende scenario's gebeurt. Het komt waarschijnlijk toch neer op wat remco_k in "[Outlook 2000] grootte bijlage + ......." zegt. Plus de documenten zelf kleiner maken: een Word doc met alleen 1 plaatje is vrij onzinnig

[ Voor 0% gewijzigd door F_J_K op 13-04-2007 10:58 . Reden: het woordje amper was als reactie op een eerdere post bedoeld. Nu weg. ]

[Verwijderd]

lier schreef op vrijdag 13 april 2007 @ 09:56:
Nee, deze conversie heeft te maken met het protocol dat toegepast wordt en is niet beinvloedbaar...

Maar procedureel houdt het in dat er een gat is tussen attachments van een bepaalde grootte (groter dan 10 MB) en de minimale grootte waarvoor je hem op een FTP server mag zetten ?
Wat is erop tegen om gebruik te maken van de FTP server ???

De FTP server wordt alleen gebruikt voor de drukkerij, niet voor klanten of collega's waar onze medewerkers een simpele documenten met eventueel plaatjes erin versturen.

Ik zou het zelf ook anders doen, maar goed ik ben geen chef.

[lier]

Dan misschien comprimeren over verschillende bestanden (zoals vroeger nodig was voor floppy) en deze versturen in verschillende mailtjes ?

[Verwijderd]

lier schreef op vrijdag 13 april 2007 @ 10:42:
Dan misschien comprimeren over verschillende bestanden (zoals vroeger nodig was voor floppy) en deze versturen in verschillende mailtjes ?

Ja oke, dat je bijvoorbeeld een bestand van 8MB in 4 stukken hakt, en dan per 2 MB verstuurt.
Daar dacht ik ook aan, maar lijkt me niet handig.

Wat ik me afvraag is of je de email server niet zo kan instellen dat het alleen controleert op de grootte van de bijlage en niet met alles (de encoding ruimte).

[ Voor 4% gewijzigd door Verwijderd op 13-04-2007 10:56 . Reden: typfoutje ]

[F_J_K]

Hoe zie je dat voor je?

De encoded versie is de bijlage. Of beter gezegd: de resulterende ascii string maakt deel uit van een bericht. Hoe het bronbestand was, is totaal niet relevant.

[Verwijderd]

F_J_K schreef op vrijdag 13 april 2007 @ 11:00:
Hoe zie je dat voor je?

De encoded versie is de bijlage. Of beter gezegd: de resulterende ascii string maakt deel uit van een bericht. Hoe het bronbestand was, is totaal niet relevant.

Oke, hij zet het hele bericht om in een encoded versie, als het bericht aankomt decoded die het weer naar de originele staat.

Dan wordt het erg lastig om het daarop te controleren.

[Verwijderd]

Nou wat gereken kom ik er achter dat de bijlage 7.40 MB maximaal moet zijn om de 10 MB limiet te omzeilen.
Is het meer dan 7.40 MB dan knalt die hem eruit.

Toch als je logisch bekijkt klopt die 10MB limiet niet.

[remco_k]

Je bent aan het zoeken in een hoek waar je de oplossing niet gaat vinden.
Zoals ik het begrijp, ligt het grootste probleem bij de klanten.
(onhandigheid met zip pogramma's en ftp servers niet snappen).
Aan de mailservers van je klanten kan je niet komen en dan mag je al blij zijn dat die tot 10MB gaan.
(LET OP: met 10MB word niet 10485760 Bytes bedoeld maar 10000000 Bytes, dus 9,53MB !).
Deze limiet vooraf 'meten' is niet mogelijk.

Mijn conclusie voor jouw:
- Mail word het dus niet. (want: mailbox is van klant, limiet niet aanpasbaar en klant snapt winzip niet)
- Ftp word het ook niet (want: klant snapt ftp niet).
(hoewel ik niet begrijp wat er moeilijk is aan een linkje als ftp://www.downloadmehier.nl/bestand.doc )

- Brand je document dan maar op CD, bel TNT, UPS of elke andere willekeurige koerier en laat de CD brengen. (tenzij je denkt dat de klant een CD niet snapt, in dat geval moet je het document printen en versturen. Inspreken op een bandje kan ook natuurlijk.).

Kortom:
Maak van het probleem bij je klant niet (altijd) jouw probleem.
Dat zij het boek "windows voor dummies" niet hebben gelezen kan jij niets aan doen.

Ik zou FTP erin forceren (of iets heel anders bedenken). Maar mail is gewoon niet mogelijk.

Bij het bedrijf waar ik werk word maar zelden per mail een bestand verstuurd naar een klant of drukkerij. Gaat allemaal op Ftp, elke klant heeft een eigen home dir en eigen account. Onze werknemers kunnen in alle mappen up- en/of downloaden. Een mailtje naar de klant met daarin een linkje naar de file en klaar. Nooit moeilijk - werkt altijd.

[ Voor 20% gewijzigd door remco_k op 13-04-2007 16:37 ]

[Verwijderd]

remco_k schreef op vrijdag 13 april 2007 @ 16:21:
Je bent aan het zoeken in een hoek waar je de oplossing niet gaat vinden.
Zoals ik het begrijp, ligt het grootste probleem bij de klanten.
(onhandigheid met zip pogramma's en ftp servers niet snappen).
Aan de mailservers van je klanten kan je niet komen en dan mag je al blij zijn dat die tot 10MB gaan.
(LET OP: met 10MB word niet 10485760 Bytes bedoeld maar 10000000 Bytes, dus 9,53MB !).
Deze limiet vooraf 'meten' is niet mogelijk.

Mijn conclusie voor jouw:
- Mail word het dus niet. (want: mailbox is van klant, limiet niet aanpasbaar en klant snapt winzip niet)
- Ftp word het ook niet (want: klant snapt ftp niet).
(hoewel ik niet begrijp wat er moeilijk is aan een linkje als ftp://www.downloadmehier.nl/bestand.doc )

- Brand je document dan maar op CD, bel TNT, UPS of elke andere willekeurige koerier en laat de CD brengen. (tenzij je denkt dat de klant een CD niet snapt, in dat geval moet je het document printen en versturen. Inspreken op een bandje kan ook natuurlijk.).

Kortom:
Maak van het probleem bij je klant niet (altijd) jouw probleem.
Dat zij het boek "windows voor dummies" niet hebben gelezen kan jij niets aan doen.

Ik zou FTP erin forceren (of iets heel anders bedenken). Maar mail is gewoon niet mogelijk.

Bij het bedrijf waar ik werk word maar zelden per mail een bestand verstuurd naar een klant of drukkerij. Gaat allemaal op Ftp, elke klant heeft een eigen home dir en eigen account. Onze werknemers kunnen in alle mappen up- en/of downloaden. Een mailtje naar de klant met daarin een linkje naar de file en klaar. Nooit moeilijk - werkt altijd.

Klopt als een bus.

FTP betekent niet voor niks file transfer protocol.
Ik heb dit ook voorgelegd aan me chef, en die ziet maar wat hij ermee doet.

[Garyu]

En anders van die web-based dingen gebruiken zoals Sendit, Dropbox, en weet ik veel hoe die websites heten. SAP heeft een zelf-ontwikkeld systeem bijvoorbeeld. Je stuurt een link + evt username/password, die kopieert de ontvanger in de browser en tadaa: document.

[ Voor 24% gewijzigd door Garyu op 13-04-2007 17:20 ]