Nieuwe "strategie" bedrijfsmanagement software

[eX0duS]

Op mijn werk werken we tot nu toe met een nogal rommelig systeem, en ik wil iets nieuws opzetten wat gewoon beter gaat werken.
Als mail gebruiken we nu beiden Outlook (we zijn met zijn tweeën), elke Outlook heeft 3 email adressen (info, naam1 en naam2 zeg maar), zodat we elkaars email kunnen zien, nadeel hier van is dus dat elke email al 2 x opgehaald word. Wel staan de emails op een externe harddisk waar dus de date files opgeslagen zijn. Als deze PC het niet doet ofzo krijgt de ander dus problemen.
Verder staan ook bijvoorbeeld alle documenten op deze externe disk.
Verder word nu alles bijgehouden op papiertjes. We brengen een offerte uit en op deze offerte word dan geschreven wat besteld moet gaan worden.
Ik maak dan de bestelling en dit word dan vervolgens uitgeprint. Je begrijpt het al, het papier stapelt zich nu op en ik vind het zo niet prettig werken.
In het begin werkte dit goed, maar nu word het steeds meer omdat het bedrijf natuurlijk groeit.

Dit komt amateuristisch over, en dat is op zich niet zo erg omdat het voorheen eigenlijk prima werkte, maar daar wil ik nu verandering in gaan brengen. We bestaan uit slechts 2 man, maar ik wil gewoon een syteem zodat alles makkelijker kan. Ik ben de computer guru en mijn baas weet niet zo veel van computers, die doet dan ook "slechts" de verkoop en de klanten kring onderhouden.

Wat ik wilde gaan opzetten is een Windows 2003 server met Exchange. Dit om dus al de email goed te regelen, en ik wil dan ook dat alle documente op de server komen te staan.

Nu zoek ik alleen nog een mooi systeem wat er voor kan zorgen dat we alle bestellingen, welke facturen er uit gebracht zijn, etc etc netjes bijgehouden kunnen worden.

Mijn baas opperde al dat dit misschien zou kunnen dmv van de "taken" functie in Outlook, en tevens kunnen we hier ook de agenda bijhouden.

Ik wil dus gewoon makkelijk kunnen bijhouden, van wat is er besteld, wat is er betaald, voor wie is het, waar moet het naar toe, etc. Tevens moet natuurlijk ook het klantenbestand hier bij. Hiervoor zullen we dus boekhoudsoftware nodig hebben, maar ik weet niet wat nou makkelijke software is. Ik dacht er ook aan om zelfs iets te gaan maken met Access.

Het eerste wat ik nu wil is gewoon Exchange zodat de mail goed werkt, dan dat de documenten dmv Active Directory allemaal netjes worden opgeslagen.
Dan zoek ik nog iets zodat ik de bestelling ed bij kan houden. Natuurlijk willen we ook van elkaar de agenda en de taken zien.

Heeft iemand hier ideeën over? Ik wil alles versimpelen. Er is genoeg budget, ik wilde dan ook beginnen om in elk geval 2 nieuwe computers te nemen met dezelfde configuratie. Mijn oude computer wilde ik dan gebruiken als server, dit is een Asus P5P800SE met een Pentium-D 805, 2GB geheugen, etc. Dit lijkt mij wel te voldoen.

Wat ik nu wil is dit ook grotendeels mogelijk met Outlook icm Exchange?
Ik wilde me ook eens verdiepen in MS Project, maar ik weet niet of dit programma kan doen wat ik er mee zou willen doen.

[ Voor 3% gewijzigd door eX0duS op 01-02-2007 14:46 ]

[eX0duS]

Hmm misschien in het verkeerde forum geplaatst?

[ Voor 8% gewijzigd door eX0duS op 02-02-2007 15:47 ]

[gambieter]

Voor een 2-mans bedrijfje is Exchange toch wat overkill. Heb je al eens naar IMAP gekeken? Moet je een domein nemen en een flinke ruimte. Backups maak je door ze eind van de dag binnen te halen via POP3 of zo.

[BFS]

Denk eens aan SBS2003, ideaal voor kleinere omgevingen.

[eX0duS]

Heeft SBS2003 ook iets voor IMAP, of een ingebouwde mail server (volgens Google niet iig )? Eventueel kan ik natuurlijk ook gewoon een ander email servertje nemen. Maar het gaat er gewoon om dat we elkaars inbox kunnen bekijken, en als het kan ook elkaars taken en agenda.
Een domein en hosting etc hebben wel al, maar de email gaat nu via POP3, misschien kan het ook wel via IMAP, dat ga ik dan nog navragen.

[ Voor 31% gewijzigd door eX0duS op 02-02-2007 19:44 ]

[gambieter]

eX0duS schreef op vrijdag 02 februari 2007 @ 19:41:
Heeft SBS2003 ook iets voor IMAP, of een ingebouwde mail server (volgens Google niet iig )? Eventueel kan ik natuurlijk ook gewoon een ander email servertje nemen. Maar het gaat er gewoon om dat we elkaars inbox kunnen bekijken, en als het kan ook elkaars taken en agenda.
Een domein en hosting etc hebben wel al, maar de email gaat nu via POP3, misschien kan het ook wel via IMAP, dat ga ik dan nog navragen.

Volgens mij heb jij dan een kapotte Google.... SBS2003 bevat Exchange.

[ Voor 11% gewijzigd door gambieter op 02-02-2007 19:53 ]

[eX0duS]

Hmm misschien op de verkeerde woorden gezocht, ik heb er inderdaad niet bijvermeld dat het om SBS gaat.
Misschien is SBS wel een goede investering dan.

[gambieter]

Ik heb er wel eens naar gekeken, en het leek me verder goed te werken. Of het in jullie bedrijfssituatie ook werkt is niet helemaal te voorspellen, maar het heeft in ieder geval IMAP, POP3 etc aan boord.

Hebben jullie een eigen domein, en is poort 25 niet geblokkeerd (zoals bepaalde providers doen)?

[djluc]

Je hebt eigenlijk een soort CRM pakket nodig. Daarin voer je alle klanten, facuren, offertes enzovoorts in. Je zou je eigenlijk door een automatiseerder goed moeten laten voorlichten. Die kunnen o.a. een goede afweging maken tussen een software pakket aanschaffen en op je business afstemmen of een custom made systeem.

[Eegee]

Ja, je zoekt meer een CRM-pakket als je een klantenbestand wilt onderhouden, offertes naar relaties en facturen naar klanten wilt kunnen sturen. Er zal een e-mailkoppeling in zo'n CRM-pakket zitten, waarmee je direct vanuit het systeem een offerte in de e-mail kan zetten met alle relatiegegevens goed ingevuld e.d. Bestellingen die je moet gaan doen staan dan weer in een ander scherm. Dat is dan geen dubbel invoeren geweest want bij het maken van de offerte kun je er dan al een concept-bestelling van maken (of zodra een offerte bevestigd wordt, er dan een bestelling van wordt gemaakt).
In welke branche zit jullie bedrijf als ik vragen mag?

[ Voor 8% gewijzigd door Eegee op 02-02-2007 21:03 ]