Rapportage van administratiekantoor

[Gerwin]

Al enige tijd ben ik met een administratiekantoor in zee gegaan voor het doen van de administratie en aangifte van btw. Dit bevalt prima. Als een factuur of rekening voldaan is noteer ik dat op de factuur. btw bedrag krijg ik te horen wat ik moet betalen.

Nu vroeg ik onlangs aan mijn het administratiebureau om een uitdraai van het grootboek en de kolommenbalans, dit omdat ik graag wil zien waar precies alle kosten en omzet in zaten (overzichtelijk, welke crediteur/debiteur). Deze werd mij geweigerd omdat dit niet gebruikelijk is in de branche.

Mijn vraag is nu: klopt dit? Als je als (kleine)ondernemer je boekhouding door een administratie of accountantskantoor laat doen dan is deze alleen verplicht je aan het einde van het jaar een jaarverslag (winst/verlies & balans) te geven en tussentijds helemaal niets? Een administratiekantoor licht je nooit in over welke klanten precies welke omzet hebben gegenereerd? En je kunt nooit zie welke administratiekosten je gemaakt hebt, enkel "Administratiekosten" in de winst/verliesrekening aan het einde van het jaar?

Ben je voor deze details dan echt genoodzaakt alles zelf dubbel te doen en een schaduwboekhouding bij te houden?

[ Voor 0% gewijzigd door Gerwin op 19-10-2006 20:12 . Reden: sorry iets overzichtelijker :-) ]

[Guardian Angel]

Het is te hopen dat het jaarverslag een stuk leesbaarder is als je startpost.

Als jij een overeenkomst hebt met dit kantoor, dan zullen er ook wel afspraken zijn wat wel en niet door hen wordt gedaan cq. overlegd. E.e.a. is uiteraard afhankelijk van de te leveren boekhoudkundige arbeid.

Als men stelt dat tussentijdse rapportage niet gebruikelijk is in de branche dan lijkt me dat dit administratiekantoor op zijn zachts gezegd een onjuiste mededeling doet.

Ik heb geen idee welke programmatuur het kantoor gebruikt, maar met de meeste programma's is het slechts een druk op de knop om wat rapporten te genereren of te exporteren naar een bijv. een spreadsheetprogramma.

[Rukapul]

offtopic:
Aangezien dit over ondernemen gaat: SG->WI

Een zakelijke insteek lijkt mij het meest praktisch: of ze leveren (tegen redelijke kosten) de cijfers of jij zoekt een ander administratiekantoor (op de radio hoor ik wel eens van kantoren die je direct online inzicht in je cijfers geven).

Dat 'het in de brance niet gebruikelijk is' is natuurlijk een drogreden, want het moet niet zo gek gaan worden dat een administratiekantoor bepaalt hoe jij je bedrijf runt.

[ Voor 32% gewijzigd door Rukapul op 19-10-2006 20:08 ]

[StevenK]

Gerwin schreef op donderdag 19 oktober 2006 @ 19:44:
Al enige tijd ben ik met een administratiekantoor in zee gegaan voor het doen van de administratie en aangifte van btw. Dit bevalt prima. Als een factuur of rekening voldaan is noteer ik dat op de factuur. btw bedrag krijg ik te horen wat ik moet betalen. Nu vroeg ik onlangs aan mijn het administratiebureau om een uitdraai van het grootboek en de kolommenbalans, dit omdat ik graag wil zien waar precies alle kosten en omzet in zaten (overzichtelijk, welke crediteur/debiteur). Deze werd mij geweigerd omdat dit niet gebruikelijk is in de branche. Mijn vraag is nu: klopt dit?

Nee, is absoluut gelul.

Als je als (kleine)ondernemer je boekhouding door een administratie of accountantskantoor laat doen dan is deze alleen verplicht je aan het einde van het jaar een jaarverslag (winst/verlies & balans) te geven en tussentijds helemaal niets? Een administratiekantoor licht je nooit in over welke klanten precies welke omzet hebben gegenereerd? En je kunt nooit zie welke administratiekosten je gemaakt hebt, enkel "Administratiekosten" in de winst/verliesrekening aan het einde van het jaar? Ben je voor deze details dan echt genoodzaakt alles zelf dubbel te doen en een schaduwboekhouding bij te houden?

Nee, 'tuurlijk niet; dat zou toch te zot voor woorden zijn ?

[Gerwin]

Administratiekantoor stelt dat grootboeken, balansen etc. tot hun dossier behoren.
De jaarrapportage is bedoeld door mij en bevat de posten als "Crediteuren", "Administratiekosten", maar de grootboeken krijg ik dus nooit te zien, enkel de rapporten eruit. Is het niet zo dat ik wettelijk verplicht ben die zaken te archiveren?

[ Voor 28% gewijzigd door Gerwin op 19-10-2006 20:17 ]

[StevenK]

Gerwin schreef op donderdag 19 oktober 2006 @ 20:15:
Administratiekantoor stelt dat grootboeken, balansen etc. tot hun dossier behoren.
De jaarrapportage is bedoeld door mij en bevat de posten als "Crediteuren", "Administratiekosten", maar de grootboeken krijg ik dus nooit te zien, enkel de rapporten eruit. Is het niet zo dat ik wettelijk verplicht ben die zaken te archiveren?

Yep, de *hele* boekhouding is *jouw* verantwoordelijkheid. Ik zou als ik jou was heel snel een andere boekhouder zoeken, want een boekhouder die geen openheid van zaken wil of kan geven, daar heb je net zoveel aan als een meisje dat je op d'r blauwe ogen moet geloven dat ze niks onder de leden heeft.

[DaannO]

Gerwin schreef op donderdag 19 oktober 2006 @ 20:15:
Administratiekantoor stelt dat grootboeken, balansen etc. tot hun dossier behoren.
De jaarrapportage is bedoeld door mij en bevat de posten als "Crediteuren", "Administratiekosten", maar de grootboeken krijg ik dus nooit te zien, enkel de rapporten eruit. Is het niet zo dat ik wettelijk verplicht ben die zaken te archiveren?

Ja, je bent dit inderdaad wettelijk verplicht om dit allemaal te kunnen leveren. Als de belastingdient je bedrijf wilt doorlichten, dan moet jij samen met je adviseur, alles op tafel gooien en laten door spitten.

Die cijfers zijn natuurlijk van jou en jouw bedrijf, het is meer dan logisch dat jij ze wilt zien om een duidelijke belans te crieeen van je bedrijf. Zo een bedrijf is verplicht dit te geven en mochten ze dat niet doen, dan neem jij je zaakje mee (die ze ook verplicht zijn te geven) naar een andere die het wel beter doet.

Nee is geen antwoord. Jij bent de baas en jij betaalt ervoor en het zou jouw gegevens. Lijkt me maar een antwoord mogelijk en dat is dat jij je gegevens in handen krijgt op een presenteer blaadje

[paknaald]

Als ik het kantoor zou willen verdedigen zou ik stellen dat door het inzicht te geven in hun boekhouding van jouw bedrijf jij zonder problemen hen daarna kan buitensluiten en naar een concurrent kan gaan. Het hangt er in dit geval toch erg vanaf hoe specifiek jij de gegevens wil inzien en hoe je overeenkomst luidt.

Dat zij je niet alles willen doormailen kan ik goed begrijpen. Wat hen betreft heb jij een handig neefje die het voortaan voor een prikkie kan doen, mocht hij een kant-en-klare boekhouding ontvangen. De waarde van hun bedrijf is dat wat zij blijkbaar concurrerend kunnen doen doordat zij 'kennis' hebben, jij voor dat geld liever inhuurt. Beetje markt beschermen is dan begrijpelijk.

Ik zou me twee vragen stellen - Hoe specifiek wil je dingen weten en Waarom? Wil je je bedrijf verbeteren, geef dat dan aan. Ik denk dat ze voor een groot gedeelte je wel inzicht willen geven in details, maar niet direct in de hele boekhouding. (Overigens zit er nog wel een juridisch-aansprakelijke kant van de zaak aan. Jij bent aansprakelijk, ondanks dat je het hebt uitbesteed. Dan heb je toch per sé inzicht in je boekhouding nodig?)

[Gerwin]

Bericht terug gehad. Het zou niet vreemd zijn in de branche om niet de gegevens te verstrekken waar ik op doel. (Kolombalans, grootboeken, historische boekingen). Men stelt dat dat niet mijn gegevens zijn maar hun gegevens. Hiervan zou ik alleen de jaarrekening en aangifte's krijgen. Moet zelf zorgen voor een administratie wil ik bijhouden wat kosten zijn voor welke zaken. Archivering zou hun taak in deze zijn. Men legt van elke klant een dossier aan waarin alle gegevens staan die nodig zijn wanneer de fiscus wil controleren.

Beetje raar klinkt het me in de oren kortgezegd:

1) alleen rapportage in jaarverslag
2) verzorging aangifte's
3) verantwoordelijkheid bij mij
4) archivering taak bij administratiebureau
5) verantwoordelijkheid archivering bij mij
6) voor details over administratie -> zelf apart bijhouden

[Hillie]

Tja, het land der administratiekantoren is niet zo dunbevolkt hoor, dus ik zou me eens oriënteren op een overstap. Nu weet je in ieder geval waar je op moet letten bij eventuele opvolgers. Wel zorgen dat er een vlekkeloze overdracht plaats kan vinden, inclusief een kopie van de nuttige zaken (volledige administratie) uit je "dossier" naar jou en/of opvolger.

Mocht dat wat moeilijk te bewerkstelligen zijn, dan kunnen de juridische boys en girls alhier je wel in de juiste richting helpen. Volgens mij is StevenK (meesterlijke quote trouwens, met die blauwe ogen ) er daar eentje van.

[Guardian Angel]

Nog even dit: cijfertjes lezen kan moeilijk zijn. Een administratiekantoor doet in principe niets anders dan de naam al aangeeft, administreren. Wil je meer, advies, sturing etc. dan kun je beter bij een accountant terecht.

[Sabelhout]

Ik zou net als hierboven al gezegd is een ander administratiekantoor zoeken. Of liever nog, ga je eigen boekhouding doen, er zijn genoeg on- en offline pakketten die simpel genoeg zijn om een goede boekhouding te voeren.

Als jij van je administratiekantoor niet eens de cijfers krijgt die jij nodig hebt om een eventuele strategie te bepalen, dan tast je m.i. volledig in het duister over de gezondheid van je bedrijf.

[Gerwin]

Ik krijg dus wel alle data in jaarverslagen met balans, winst/verlies zegmaar (ook afgesplitst op kantoorkosten, inventaris, hosting, telefoon,etc.) Maar qua inkomsten staat alles onder kopje "klanten" en dan een totaalbedrag. In grootboeken kun je precies zien hoeveel een bepaalde klant opgebracht heeft en wanneer de klant welke facturen betaald heeft. In het jaarverslag kan ik die gegevens niet terugvinden. Deze data had ik graag gewild.

Mijn administratiebureau zegt dat hun deze gegevens in de computer gezet hebben zodat hun het jaarverslag kunnen maken en de btw kunnen bepalen. Deze data zou van hun zijn en voor hun gebruik voor deze zaken. Deze mag ik niet inzien en gebruiken, als ik die gegevens wil hebben moet ik zelf maar een eigen administratie bijhouden met deze gegevens (dus én door administratiebureau laten doen zodat hun jaarrekeningen kunnen maken, en voor mezelf met mijn gebrekkige kennis hoe hoe alles precies te moeten boeken moeten bijhouden om de (subgrootboeken) te weten.

Zijn hier meer mensen klant bij een administratiebureau?
Wat voor gegevens krijgen jullie allemaal aangeleverd?

[Jivecar]

Klinkt allemaal heel raar.
Als onderneming zul je je debiteuren toch moeten kunnen aanmanen? Dus een maandelijkse openstaande postenlijst is niet meer dan normaal lijkt me?

Daarnaast is het idd een kwestie van een druk op de knop. Het kan natuurlijk wel zijn dat ze gezien de omvang van je onderneming tussentijds niets boeken en dat één keer per jaar doen. In dat geval hebben ze nu nog geen cijfers. Dit gebeurd wel redelijk vaak bij kleine ondernemingen. De schoenendoos wordt zo per kwartaal/maand/jaar afgegeven en het administratiekantoor maakt daar dan een jaarrekening van.

Maar feitelijk gezien: JIJ bent de opdrachtgever, jij betaald en wie betaald bepaald.
Dus geef je ze opdracht tot het geven van gegevens dan moeten zij dat, evt tegen betaling, gewoon aanleveren. Simpel.... En anders zou ik een ander administratiekantoor overwegen.

[paQ]

vage boel zeg...
je zou haast gaandenken dat ze in home-made economics doen daar....

Een beleltje naar mijn accountant en ik krijg exact van hem op de fax of email waar ik hem een uurtje eerder om vroeg
Alhoewel ik dat zelf ook wel kan uitdraaien hier maar het gaat om het idee...
Daar betaal ik hem immers voor.

[Verwijderd]

Ik werk zelf bij een landelijke accountantskantoor en wij leveren deze gegevens gewoon aan als de klant erom vraagt.
Het is onnodig om hier geheimzinnig over te doen, het gaat over de boekhouding van de klant en als hij wil kan hij die natuurlijk inzien incl. grootboek e.d.

[Mach]

Vraag eens even naar een kopie van hun algemene voorwaarden en kijk wat daarin staat opgenomen.

Overigens ben ik van mening dat jij jouw gegevens in bruikleen geeft aan het kantoor, en dat het dus jouw gegevens blijven.

[Roenie]

paknaald schreef op donderdag 19 oktober 2006 @ 20:51:knip

Net alsof het gemiddelde administratiekantoor geniale boekhoudconstructies opzet ofzo. Boekhouden is het ordenen van van gegevens van de onderneming op een overzichtelijke manier. Dit is niet overzichtelijk voor de klant, dit is belachelijk.

[Gerwin]

Ik heb binnenkort een afspraak met het administratiekantoor ik zal het één en ander toch eens aankaarten. Mij gaat het om het feit dat ik graag ook een uitdraai van de grootboeken wil hebben zodat ik specifiek kan zien waar geld vandaan komt en weggaat. Ik houd dat zelf ook wel een beetje bij maar dat is linear in een exceltje. Grootboeken zijn op klant georderd, daarbij staan daar gewoon alle zaken overzichtelijker. Beetje overbodig om die zaken dubbel te gaan doen.

Wat ik begrijp van Matt is dat dus gewoon geleverd moet worden.

Het antwoord van de boekhouder was letterlijk in de mail:

Dit zijn stukken die bedoeld zijn voor mijn dossier, niet voor de klant. Het
is niet gebruikelijk om dat soort stukken naar de klant te sturen, dus zal
ik dat ook niet doen.

En na aandringen:

Dat is helemaal niet vreemd en zelfs heel gebruikelijk hoor in deze branche, de gegevens waar jij op doelt zijn namelijk niet jouw gegevens, maar de mijne. Jij krijgt daarvan uiteraard een jaarrekening en ook je aangifte inkomstenbelasting keurig op papier. Verder heb je toch zelf je boekhouding waar je alles in terug kunt zien? Ik zie het probleem niet helemaal moet ik zeggen. En wat je zegt over archivering…dat is mijn taak in deze. Ik leg van elke klant een dossier aan waarin alle gegevens staan die benodigd zijn wanneer de fiscus zou willen komen controleren.

En je strategie zou je moeten kunnen bepalen op basis van je eigen administratie lijkt me. Je maakt prachtige overzichten in excel tenslotte, je voegt ze elk kwartaal immers bij.

Jullie nog tips waarmee ik het gesprek aan kan gaan?

[ Voor 6% gewijzigd door Gerwin op 27-10-2006 03:04 . Reden: toevoeging ]

[Wolfboy]

Het lijkt mij dat hij eens mag uitleggen waarom gegevens over _jouw_ bedrijf en _jouw_ financieen niet _jouw_ gegevens zijn. Zijn bericht vind ik overigens ook enigzins "onbeschoft" tegenover een klant, ik zou gewoon op zoek gaan naar een ander bedrijf, dit soort reacties hoef je als klant niet te accepteren imho.

[Question Mark]

Gerwin schreef op vrijdag 27 oktober 2006 @ 02:59:
Jullie nog tips waarmee ik het gesprek aan kan gaan?

Als ik zo'n onbeschofte en denigrerende reactie terug zou krijgen, zou ik asap weggaan bij deze prutser. Zo ga je niet met klanten om.

[kamstra]

LOL

wat is dat voor beunhaas kantoor joh? Dit kan absoluut niet. Iets zegt me dat als je er serieus een gesprek voor nodig hebt om maar te smeken of je je EIGEN gegevens mag inzien dat je daar dan asap weg moet zijn. Wat een raar gedoe!

[Janoz]

Gewoon op dit:

Dat is helemaal niet vreemd en zelfs heel gebruikelijk hoor in deze branche, de gegevens waar jij op doelt zijn namelijk niet jouw gegevens, maar de mijne. Jij krijgt daarvan uiteraard een jaarrekening en ook je aangifte inkomstenbelasting keurig op papier. Verder heb je toch zelf je boekhouding waar je alles in terug kunt zien? Ik zie het probleem niet helemaal moet ik zeggen. En wat je zegt over archivering…dat is mijn taak in deze. Ik leg van elke klant een dossier aan waarin alle gegevens staan die benodigd zijn wanneer de fiscus zou willen komen controleren.

En je strategie zou je moeten kunnen bepalen op basis van je eigen administratie lijkt me. Je maakt prachtige overzichten in excel tenslotte, je voegt ze elk kwartaal immers bij.

reageren met:

Ik zal uw tip ter harte nemen en mijn eigen administratie bij gaan houden. Rijst bij mij de vraag welk nut de door mij bij u afgenomen dienst nog heeft. Dit heroverwogen te hebben kan ik enkel tot de conclusie komen dat dit voor mijn bedrijfsvoering geen enkele meerwaarde meer heeft en wil daarom ook per direct deze overeenkomst beeindigen.

En vervolgens op zoek gaan naar een ander administratie bureau en van te voren vragen of het mogelijk is om gegevens in te zien. En als je je gevgevens terug wilt vraag je gewoon de fiscus of ze je willen controleren en de resultaten voor je inzichtelijk willen maken .

[Roenie]

Dat is helemaal niet vreemd en zelfs heel gebruikelijk hoor in deze branche, de gegevens waar jij op doelt zijn namelijk niet jouw gegevens, maar de mijne. Jij krijgt daarvan uiteraard een jaarrekening en ook je aangifte inkomstenbelasting keurig op papier. Verder heb je toch zelf je boekhouding waar je alles in terug kunt zien? Ik zie het probleem niet helemaal moet ik zeggen. En wat je zegt over archivering; dat is mijn taak in deze. Ik leg van elke klant een dossier aan waarin alle gegevens staan die benodigd zijn wanneer de fiscus zou willen komen controleren.

En je strategie zou je moeten kunnen bepalen op basis van je eigen administratie lijkt me. Je maakt prachtige overzichten in excel tenslotte, je voegt ze elk kwartaal immers bij.

Je doet dus eigenlijk dubbel werk nu. De administratie wordt bijgehouden op het administratiekantoor en door jezelf (weliswaar op een simpelere manier). Waarom zou je dan geld uitgeven om het uit te besteden wanneer het geen meerwaarde heeft.

Janoz schreef op vrijdag 27 oktober 2006 @ 11:33:...En vervolgens op zoek gaan naar een ander administratie bureau en van te voren vragen of het mogelijk is om gegevens in te zien...

Dan zullen ze zich wellicht op hun hoofd krabben Ik zou niet vragen 'of je het in mag zien', maar 'hoe'.

[Hillie]

Question Mark schreef op vrijdag 27 oktober 2006 @ 08:19:
[...]
Als ik zo'n onbeschofte en denigrerende reactie terug zou krijgen, zou ik asap weggaan bij deze prutser. Zo ga je niet met klanten om.

^^ met slim hierboven.

Uit de reacties van die kerel lijkt te spreken dat 'ie normaal met de lokale slager werkt die een schoenendoos vol bonnetjes aflevert en nooit commentaar geeft. Jammer inderdaad van de denigrerende aard.