Methode om klantdata + deviceinfo + logins te registreren?

[FirecrackerBE]

Hoi,

Ik heb op het werk het volgende probleem:
ons bedrijfje heeft een aantal klanten, waar wij servers, PC's, software,... vanalles hebben staan.
Probleem is dat, als je al een aantal maanden niet meer bij een bepaalde klant bent geweest, je niet meer juist weet wat er allemaal staat, wat de logins zijn, hoe de backups genomen worden, hoe....
Er is me dus gevraagd om een manier te bedenken om al deze gegevens netjes bij te houden.
Echter, na enig nadenken lijkt dit me een stuk moeilijker dan het op het eerste zicht lijkt.

We zouden dus iets moeten hebben waarmee we het volgende kunnen: per klant een "inventaris" met oa:
-lijst van apparaten (bvb een switch, router, server,...)
-logingegevens
-lijst van software (bvb een database, PCAnywhere,...)
-logingegevens
-Foto's van de toestellen in werkende staat (zodat je kan zien of bepaalde lampjes branden of zo)
-Visio schema's: een plattegrond van de klantlocatie (en waar welk toestel staat) en een netwerkschema

Het ingeven zou vrij eenvoudig en overzichtelijk moeten zijn.
De informatie zou echter ook per klant raadpleegbaar moeten zijn op een website (zodat we er altijd aan kunnen). Eventueel als een simpele PDF die we geprint hebben van de gegevens.

Ik heb bijvoorbeeld al eens geprobeerd om alles in Excel te doen: een map hiervoor op de server, met een paar submappen voor de foto's en de visioschema's (zodanig dat dit in Excel kon gelinkt worden ipv alles te embedden).
Probleem hiermee was dat het totaal niet meer overzichtelijk was.

Ik heb ook al zitten denken aan een Access-dbtje maar het lijkt me moeilijk om daarin aan elke klant zoveel apparaten en andere info te koppelen. Temeer daar die info en structuur van die info nogal eens kan verschillen van klant tot klant. (bvb: sommige klanten hebben een eigen domeinnaam, anderen niet; sommigen hebben een homedns account, anderen niet; ...). Ik vraag me dan ook af of dit wel goed opvraagbaar zou zijn via een site. Gezien het een Access-DBtje is?

Ik hoopte eigenlijk dat iemand hier misschien al eens een gelijkaardig iets heeft moeten maken, of er mee werkt? Dan kan ik daar misschien wat ideeën van op doen? Een paar tips of een voorbeeldje of zo zouden me misschien vooruit kunnen helpen. Ik weet anders niet meteen hoe ik er verder mee moet?

Ik wist trouwens niet goed waar dit thuis hoort? Het is meer dan alleen office, maar in de andere fora past het ook niet helemaal...

[zwippie]

Volgens mij is 'configuration management' wel een goede zoekterm.

[sariel]

Tsja, dit is iets wat beter (netter?) in een databaseje gezet kan worden.

Maak een aantal tabellen met informatie die je wil hebben:
- Apparaat: Klant (->Klant), Naam, IP-adres, Type, SchemaLocatie (->Schema), Logingegevens (-> Login)
- Login: Apparaat (->Apparaat), Inlognaam, Wachtwoord
- Geinstalleerde software: Apparaat (->Apparaat), Seller, Licentie, Kosten, etc
- Klant: Naam, Adres, Plaats, Telnr
- Foto's: Apparaat (->Apparaat), Locatie
- Schema's: Klant (->Klant), Locatie

Paar tabelletjes, klaar. Het grootste probleem zal zijn iemand te vinden die de database up-to-date wil houden....een hoop gedoe, dat

edit: Linkje met extra info over config management: http://en.wikipedia.org/wiki/Configuration_management

[ Voor 7% gewijzigd door sariel op 21-08-2006 13:32 ]

[PcDealer]

Ik zou ook serienummer/partnumber noteren en de geldigheid van en de soort garantie.

[ Voor 33% gewijzigd door PcDealer op 21-08-2006 13:35 ]

[djluc]

Een soort Google base waarin je objecten en eigenschappen daarvan op kan slaan? Of misschien een wiki?

[FirecrackerBE]

djluc schreef op maandag 21 augustus 2006 @ 13:44:
Een soort Google base waarin je objecten en eigenschappen daarvan op kan slaan? Of misschien een wiki?

Kan je dat misschien een beetje verduidelijken? Een wiki weet ik nog wel wat het is, maar meer ook niet, een Google base heb ik nog niet van gehoord.

BTW, de "gelukkige" voor het onderhoud van die dingen, dat ben ik .

[djluc]

Als je bijvoorbeeld een besloten wiki maakt (simpel PHP scriptje is dat meestal) dan kan je daar zelf een structuurtje in aanbrengen en vervolgens je gegevens invoeren. Je hebt per klant dan alle vrijheid. Het Google base idee is anders, waar je bij wiki denk per pagina denk je bij Google base aan objecten. Je kan dus met dat soort software een object Server maken welke je vervolgens attributen als: hardeschijf e.d. geeft.

[FirecrackerBE]

En hoe kan ik zo'n Google Base opzetten? Die kan, hoop ik, wel een één op veel relatie e.d. herkennen? Ik bedoel: één server heeft meerdere schijven en zo?

[djluc]

Dat is wel het idee ja, ik weet niet of er al een open-source versie van zoiets beschikbaar is. Ik denk het wel. Sowieso kan je het natuurlijk testen bij Google zelf.

[FirecrackerBE]

Ik ben nu eens aan het proberen om dit zelf in een Access (2003)-DBtje te gieten.
Waar ik echter nogal problemen mee heb is het volgende.

Ik heb een table tblKlant, een tblSoftware en een tblLogin.
Elke klant heeft verschillende softwarepakketten. Afhankelijk van de klant zou ik software-eigenschappen moeten kunnen ingeven. Bijvoorbeeld voor Outlook zou ik eventuele instellingen per klant moeten kunnen registreren.
Bovendien moet ik ook per Software en per Klant een Login kunnen instellen. Die login kan je natuurlijk ook beschouwen als een klantafhankelijke software-eigenschap.

Echter, voor elke klant zijn er misschien ook nog verschillende users, die misschien nog eens verschillende eigenschappen hebben. Dat is eventueel nog wel op te lossen door een memoveld te voorzien in de klanttbl of zo, waar je deze data in kwijt zou kunnen.

Bovendien zijn er ook aparte logins per klant, per toestel. De router die bij een klant staat of zo, zal bijvoorbeeld maar één login en paswoord hebben, maar dit is wel verschillend bij elke klant. Dus ook hier geldt: we hebben een hele lijst toestellen, waar klant-afhankelijk een aantal eigenschappen moet voor ingesteld kunnen worden.

Ik kan wel een beetje overweg met Access en snap wel iets van relational db's, maar dit is me toch net iets te moeilijk.
Kan iemand me hier misschien een beetje mee helpen? Een schema als voorbeeld of zo? Eender wat, als het me maar vooruit kan helpen.

[djluc]

Zo te zien heb je gewoon wat koppeltabellen nodig waarin je de id van een klant, de id van bijvoorbeeld een software pakket en wat info er over opslaat.

[FirecrackerBE]

Nu ja, dat had ik ook al door. Access ondersteunt nu eenmaal geen veel-op-veel relaties. Dat moet altijd met tussentabellen.
Alleen slaag ik er maar niet in om een werkend model te krijgen. Ik heb al geprobeerd om bvb. tussen Klant en Software een koppeltabel te maken die de ID's van beide tabellen koppelde, zo ook tussen software en login en klant en login. Dit lukte me echter totaal niet.
Ik zou iets meer info moeten hebben over de praktische uitwerking hier van. Ik heb gisteren zo al ettelijke uren hieraan gespendeerd, en ben er nog geen meter mee vooruit.

[Verwijderd]

Om gegevens met geen vaste struktuur te op een centraal punt te beheren (bv bedrijfsdocumentatie, klantendocumentatie) gebruik ik een wiki. Zelf vind ik het gratische dokuwiki , (live demo) een zeer vriendelijk pakketje omdat het zijn informatie niet in een database maar gewoon in tekstbestanden opslaat zodat er op willekeurige momenten backups kunnen van genomen worden door gelijk welke bestandsgeorienteerde backupsoftware. Men heeft een willekeurige webserver met php ondersteuning nodig. Voor enkele tientallen tot honderden klanten voldoet dit goed, maar als er duizenden klanten zouden inkomen kan men beter wikisoftware die gebruik maakt van een database nemen.

Een interessante website waar men een aantal live demos van wiki's kan testen, maar ook van uitgebreidere CMS pakketten is http://www.opensourcecms.com

[FirecrackerBE]

Dat lijkt me niet echt waar ik naar op zoek ben? Het grootste deel van mijn info is net wel volgens een vaste structuur.
Bovendien lijkt die wiki me niet meteen de relatie te leggen tussen de klanten, toestellen, logins, software,... . Of is dat wel mogelijk maar zie ik het niet echt? Sorry, maar ik ben niet meteen thuis in wiki's en ik zie er ook niet direct iets van op die site?

[djluc]

Zie een wiki gewoon als een online notitieboekje. Je kan dus op een blaadje een lijstje maken met alle computers. Ook kan je kiezen om per computer een apart blaadje te nemen en daar een lijstje met software op te schrijven.

[PcDealer]

Pak gewoon spreadsheet.

[Verwijderd]

djluc schreef op woensdag 23 augustus 2006 @ 16:40:
Zie een wiki gewoon als een online notitieboekje. Je kan dus op een blaadje een lijstje maken met alle computers. Ook kan je kiezen om per computer een apart blaadje te nemen en daar een lijstje met software op te schrijven.

Inderdaad, maar net iets meer dan een notitieboekje, of een exact op maat gemaakt notitieboekje met automatische zoekmogelijkheden.

Wat ik voorstel is hetgeen waarvoor ik het gebruik. Een hoofdpagina met een template die gecopieerd kan worden per klant, een link naar een pagina voor elke klant, en op die pagina telkens een template met alle info over die klant. Een wiki kan ook gebruikt worden (zoals elke website) om info elders aanwezig te te linken, bv. naar de url van de website van de klant, of mailto links zodat er rechtstreeks mail kan gestuurd worden naar die bepaalde klant, of zelfs links naar exel files, pdfs, drivers etc...

Ik gebruik al een paar jaar een wiki om zo alle klanteninfo bij te houden.