Hoe om te gaan met mailboxen

[Verwijderd]

Probleem:

We gebruiken Lotus Notes als e-mail systeem en alle users krijgen van ons een mailbox zonder quota. Dit was overigens al zo toen ik er kwam werken. Zo langzamerhand loopt het min of meer uit de hand. Users met mailboxen van 5 tot 10GB zijn geen uitzondering. Sommige mensen bewaren alles, en sommige ruimen wel op maar hebben nog een paar GB aan data in de mailbox.

Hoe gaat jullie hiermee om? Het is voor veel mensen noodzakelijk dat ze de communicatie met klanten behouden. Wat is nou een goede oplossing voor dit probleem en hoe wordt dit normaal gesproken opgelost?

-Users zo opvoeden dat ze de bijlagen op de server zetten?
-Quota op de boxen en alles zelf archiveren op de mailserver?
-Quota en zelf backups bijhouden en daardoor veel extra werk door restore?

[Compusmurf]

Het verhaal met de backup is niet echt aan te raden, dit gaat je veel te veel onnodig werk opleveren.

Als jou gebruikers die historie veel gebruiken voor communicatie met klanten moet dit gewoon kunnen. Je kunt beter de server wat uitbreiden met een x aantal gig's dan kunnen ze weer vooruit.

[Jazzy]

Gewoon uitbreiden en gebruikers af en toe aanraden om een beetje op te schonen. Je data van de mailserver verplaatsen naar een andere server helpt niet echt veel. Backuppen moet je het toch.

[djack]

Volgens mij moet je eerst een policy opstellen en dit overleggen met je management.
Hier moet instaan wat waarom,... Management teams zijn nogal gevoelig voor kosten, mega mailboxen moeten staan op mega servers die op zich door een deftig backup device op tape gezet moeten worden.

Je kan wel niet zo maar mailboxen gaan knijpen.
eens je management akkoord is kan je best een de mailboxen een max size geven (de grootste mailbox +10%) en dan de gebruikers gaan opvoeden.
Om de week verlaag je de size.

Ik heb dit ook zo moeten doen, wij hadden mailboxen van een paar gig, even de kostprijs aan het MT voorgelegd om dit draaiende te houden en te beveiligen... Nadien even uitgelegd aan de gebruikers dat ze thuis ook hun brievenbus leegmaken...
Je zal altijd wel een paar moeilijke mensen hebben....

De limiet ligt bij ons op 75Mb voor iedereen.... ze kunnen nog blijven ontvangen tot 100Mb maar dan is het helemaal gedaan....

Als je dit niet doet is het risico ook nog dat je server down gaat bij een deftige virusuitbraak....
Bij ons lopen de mailboxen vol tot 100Mb maar dan is het ook gedaan. De server is zo berekend dat bij een max gebruik er nog ettelijke gigs vrij zijn om het bakje te laten draaien.

[Verwijderd]

je zou een mailtje uit de deur kunnen doen dat door teveel giegs in de mailbox hun pc/mail trager word, in theorie heb ik vast gelijk.
de meeste users zullen dan zelf wel de meeste grote bijlagen verwijderen.

beetje sneaky, maar zal gedeeltelijk je probleem oplossen, voor de rest idd een grotere hdd voor de mailboxen.

[Gover]

Het wil vaak helpen om zelf een memo te schrijven, die door de baas te laten ondetekenen (tenzij jezelf leidinggevenden bent natuurlijk), dat het met de genoemde hoveelheid mail niet meer mogelijk is om alles te backuppen. Op die manier kun je mensen dwingen een beetje op te ruimen, dit kost ze wel een dag, maar veel e-mail is vaak niet noodzakelijk voor het archief. Daarnaast: de meeste mensen weten helaas niet handig om te gaan met knippen en quoten, dus gaat vaak zes keer hetzelfde e-mail bericht op en neer, daarnaast is het vraag wat er in al die attachments staat, moeten die echt allemaal bewaard worden? Een exemplaar van bestand x versie 0.1 0.5 en 1.0 is voldoende, 0.2 0.3 etc zijn toch vaak niet heel erg belangrijk.

[Verwijderd]

Ik doe het zo:

Limiet op 100MB, vanaf dat moment krijg je een notification dat je box overvol is.
Geen policy ofzo van dat je op dat moment geen mail meer kunt verzenden/ontvangen.
Zo'n melding helpt wel, men gaat toch opschonen, al snapt men niet altijd dat hiermee niet enkel naar de inbox word gekeken, ook overige mappen.
(ruimte is er wel zat, maar je moet ergens de grens leggen.
10x 72GB (2x in RAID 1+0 voor C, 6x RAID 10 voor data, 2x RAID 1+0 voor OS). En dat voor 250 users. ML570 systeempje.

Policy is ook dat men grote mails niet onderling gaat door sturen, maar gewoon op 't netwerk zet.
Zo geld dit ook met ontvangen bestanden.

Daarnaast word 1x in de maand de deleted items opgeschoond en is er een policy met betrekking tot omvang van de attachments. Standaard niet groter dan 2MB. Uitzonderingen zijn er te krijgen in de smaken van 5MB en 10MB aan attachments.
Lijkt weinig maar binnen het bedrijf ontvangen we niet zulke grote mails.

Deze attachment regel houd ook veel vakantie albums en mp3/filmpjes/powerpoints/zip's vol onzin buiten de deur (daar word ook op gescanned & geblocked).

Daarnaast word er een archief bij gehouden waarbij alle in & uitgaande mail word opgeslagen en dit gaat 1x in de maand op tape de kluis in. Enkele keer moet er eens iets worden terug gezocht, maar dat valt gelukkig mee. Kun je op 10 vingers tellen in een jaar.

Voor bovenstaand verhaal maak ik gebruik van Exchange 2003 & Mimesweeper 5.1

Nu zul je misschien denken, dan gaat men toch lekker via hotmail ofzo? Klopt, maar dat mag thuis.
Dat staat ook dicht (middels ISA/Websense).

[ Voor 7% gewijzigd door Verwijderd op 26-12-2005 11:28 ]

[Rob]

Verwijderd schreef op maandag 26 december 2005 @ 11:27:
Nu zul je misschien denken, dan gaat men toch lekker via hotmail ofzo? Klopt, maar dat mag thuis.
Dat staat ook dicht (middels ISA/Websense).

Maar als gebruikers tegen jouw limiet aanlopen en daarvoor hotmail of gmail moeten gebruiken, dan ben jij dus met bovenstaande regels gebruikers dwars aan het zitten.

[Gover]

Verwijderd schreef op maandag 26 december 2005 @ 11:27:
Ik doe het zo:
*knip*

Nu zul je misschien denken, dan gaat men toch lekker via hotmail ofzo? Klopt, maar dat mag thuis.
Dat staat ook dicht (middels ISA/Websense).

Jullie zijn behoorlijk streng, het bedrijf waar ik werk is veel kleiner (40 personen), maar hoezo zo streng, is dat preventief? Of hebben jullie slechte ervaringen? Maar zo'n beleid is in ieder geval zeer duidelijk.

[F_J_K]

Oveirgens kan het dan ook geen kwaad om de mensen wat tools te bioeden om zelf de mailbox klein te maken zonder de teksten te verliezen. Bijvoorbeeld een duplicate remover en een scriptje om attachments in oudere mails te verwijderen zonder de mails zelf weg te knikkeren.

Natuurlijk alleen als je mensen er mee om kunnen gaan

[Emos]

Ik heb bij een grote bank gewerkt waar Domino Lotus Notes gebruitk wordt. Het is niet te handhaven zulke grote mailf files. Als een mail file corrupt raakt en dat gebeurt helaas nog wel eens dan kan dat grote gevolgen hebben voor de mail server en dus voor de overige gebruikers die zich wel aan de regels houden. Deze bank heeft dus een quota policy. Als gebruiker (afdeling) betaal je dus per gebruikte MB. Standaard bieden ze 100 MB aan. Wil je meer dan ga je betalen. Niets mis mee lijkt mij. Mail files van 10 GB zijn toch niet normaal, laat staan gezond.

Als mensen daadwerkelijk mail willen archiveren dan kan je met Notes de archiveringstool gebruiken die de mail archiveert naar lokaal of naar een specifieke archeveringsserver. Deze server behandel je als een applicatieserver. Omdat er niet aktief vanuit het archief gemaild wordt is de impact ook veel kleiner op de server van een groot archief.

Oftewel, aanpakken, want als Notes beheerder krijg je alleen maar extra problemen met te groete mail files. Het lijkt mij niet dat je elke dag load fixups et cetera wilt draaien.

[kwiebus]

Bij ons is het zo dat de maildatabase in principe niet groter mogen worden dan 100 MB. Het komt toch wel regelmatig voor dat er gebruikers zijn die hier overheen gaan. Ik verhoog hun quota dan enigzins met wel het verzoek of ze een keer willen opschonen.

Een maildatabase van 5 tot 10 GB vind ik wel erg extreem. Ook erg leuk als je server een keer crasht en er consistency checks op alle databases uitgevoerd moeten worden. Zit er enorm veel mail met attachments in die databases?

Bij ons heeft de gebruiker met de grootste maildatabase een database van 1.25GB terwijl de nummer twee ongeveer de helft in beslag neemt. Die 1.25GB is mij eigenlijk al een doorn in het oog.

Ik maak het bij ons overigens vaak genoeg mee dat gebruikers denken hun maildatabase opgeschoond te hebben terwijl ze alleen de mail uit een folder of send view verwijderd hebben en deze in de all documents view hebben laten staan.

[Jazzy]

Maildatabase != mailbox.

[kwiebus]

@Jazzy

Strikt genomen heb je gelijk, een mailbox wordt gebruikt om mail te routeren en een maildatabase wordt gebruikt om mail in op te slaan. In de volksmond worden die twee vaak verwisseld.

Hoe dan ook een mailbox is ook een database zij het met een ander sjabloon dan een maildatabase.

[Verwijderd]

Jullie bieden dus in princiepe niet een oplossing om de communicatie op te slaan? Werken er bij jullie geen personen die belangrijke communicatie mbt afspraken met de klant per mail versturen? De mensen kun je toch niet verplichten deze communicatie weg te gooien? Als iemand op de sales 5 jaar zijn werk doet heeft hij toch snel meer dan een GB aan belangrijke data verwacht ik zo. Dit moet je als bedrijf toch (willen) bewaren?

De schijfruimte is in princiepe het probleem niet. Problemen met maildatabases en het langdurig lopen van de consistency check zijn inderdaad wel problemen. Daarbij, we moeten een keer in actie komen. De users gaan vrolijk door..

[Fire69]

Bij ons zit er ook gewoon een quota van 100mb op (stel je voor, 4000 man die een mailbox van 10gig zouden hebben ). Ze kunnen blijven ontvangen tot 150, daarna is de pret voorbij.

Association: Daarvoor heb je dus (met Outlook, Notes zal ook wel zoiets hebben) Personal Folders, en die kunnen ze op DVD laten backuppen.

[silverstorm]

F_J_K schreef op maandag 26 december 2005 @ 12:50:
...
een scriptje om attachments in oudere mails te verwijderen zonder de mails zelf weg te knikkeren.

Natuurlijk alleen als je mensen er mee om kunnen gaan

Persoonlijk ben ik niet dol op dit soort "grappen". Ik heb ook bijlages van >2 jaar oud met gegevens die zeker nog belangrijk zijn.

Goed beleid (in overleg met je managers) lijkt me het beste. Managers zijn "dol" op kosten plaatjes. Spreek gewoon een traject af en volg dat scherp. Geen uitzondering. Mailtjes 2 dagen van te voren dat ze nog over de nieuwe limiet heenzitten.

[Railgunner]

In Outlook 2003 heb je de optie om mailtjes naar het Archief te verplaatsen.
Daarin worden ze gecomprimeerd opgeslagen.
In Lotus zit vast ook zo'n functie, scheelt iig wat aan ruimte als je alles ouder dan 6 maanden in het Archief gooit.

[Qwerty-273]

in Lotus Notes is inderdaad ook zo'n functie aanwezig. Daarnaast een mailbox als archief gebruiken is verkeerd. Belangrijke mail kan naar een extern bestand en hoef echt niet op de mailserver te blijven staan. Voor de gebruiker vranderd er weinig Hoogstens een paar extra mapjes in zijn mail client met de jaartallen. 1999, 2000, 2001enz.. Mailboxen van een paar gig verklein je hiermee al drastisch en is een verlichting voor je mailserver. Ruime fileserver is toch meestal nodig dus daar past het allemaal makkelijk op.
Of je hebt natuurlijk een SAN omgeving en dan maakt het kwa storage niet echt veel meer uit, aangezien het toch uiteindelijk op de zelfde set schijven staat. Voor de prestaties van je mailsever komt het wel ten goede.

[Verwijderd]

Rob schreef op maandag 26 december 2005 @ 11:39:
[...]


Maar als gebruikers tegen jouw limiet aanlopen en daarvoor hotmail of gmail moeten gebruiken, dan ben jij dus met bovenstaande regels gebruikers dwars aan het zitten.

Ze kunnen dus niet bij hotmail/gmail. Waarom zou dat voor zakelijke redenen nodig moeten zijn dan?
Natuurlijk is er wel een mouw aan te passen als iemand echt die ruimte nodig heeft. (Er zitten een paar lui bij die al 10 jaar bij de zaak zitten, dat red je natuurlijk niet meer met 100MB).
Alle bedrijfsmail moet via onze servers gaan zodat we dat kunnen archiveren.
Het verloop binnen het bedrijf ligt op zo'n gemiddeld 3 jaar per normale werknemer, klinkt weinig maar dat is een normale doorlooptijd in deze branche.
Daarom word alles in een archief opgeslagen en dat is toch regelmatig verdomd handig!

Dat het zo streng is afgesteld is omdat er in de eerste plaats slechte ervaringen geweest zijn.
Een of andere jo jo die fijn lijsten van klanten + contact personen naar huis heeft gemailed via zo'n webmail site, tevens zijn dit nu internationale afspraken geworden, dus gelden dezelfde regels over de hele wereld.

In sommige andere vestigingen zijn ze nog strenger, daar zit er dus wel een block op de box zodra men over het limiet heen gaat en worden geblockde mails niet eens handmatig nagekeken.

[elevator]

Recentelijk is hier ook een ander topic over geweest - [rml][ exchange] algemeen beleid limiet mailbox[/rml] - daarin staan nog wat andere potentiele 'oplossingen'

[tc982]

Is er überhaut wel een oplossing te vinden voor de technische kant?

Ik denk dat dit gewoon overleggen is met het managment.
Quota's heb je gewoon nodig, ze vertellen je veel over de gebruiker en laten toe om een bepaalde garantie te hebben op diskspace. Een database die over zijn limiet gaat is echt geen grapje. Een crash en een database checkl moeten doen is een soms nog groter probleem. Vergeet niet dat elke downtime van het systeem meer kost dan de mail's die je verloren geraakt in het archief.

Er zijn zelden mail's nodig die ouder zijn dan 2 jaar, dat is gewoon zo. Ook blijkt het dat mensen ineens veel inventiever omgaan met de data en zich bewuster zijn van de limiet. Dit geld ook voor Quota's op shares!

Hoe graag dat je het ook zou willen, unlimited resources bestaan niet. Ook zal je op een bepaald moment vertragingen ondervinden aan de gebruikerskant, dus voor een optimaal systeem voer je quota's in, deze kunnen ruim zijn ( bv 1Gb ) maar voldoende om ervoor te zorgen dat je een zorgenvrij mailserver hebt.!

[localhost]

tc982 schreef op woensdag 28 december 2005 @ 17:44:
Is er überhaut wel een oplossing te vinden voor de technische kant?

De technische limiet voor Lotus Mail databases wordt bepaald door het Operating System. Denk dat op Windows je wel tot 64GB kan gaan. Zo te zien is de topicstarter nog lang niet zo ver.

Denk dat er meer een financiele limiet is, want waar vindt je een server die genoeg omslag capaciteit heeft voor bijvoorbeeld 2000 van dit soort idiote users.

[localhost]

Verwijderd schreef op maandag 26 december 2005 @ 10:59:
Probleem:

Sommige mensen bewaren alles, en sommige ruimen wel op maar hebben nog een paar GB aan data in de mailbox.

Gokje: Je doet toch wel regelmatig "compact"? Tik eens op de console in "load compact mail\usernaam.nsf" en kijk of hij nu kleiner geworden is.
Als je het aandurft, gewoon om vrijdagmiddag "load compact" op de console tikken en naar huis gaan. Als dit al een tijdje niet meer draait zal dat wel eventjes duren. Server blijft gewoon werken hoor.

Daarnaast, wel eens naar "shared mail" gekeken? Iedere user heeft dan nog slechts de mail headers in zijn persoonlijk maildatabase staan, alle identieke bodies worden in 1 grote database verzameld.

Verder de tips van de overige mensen opvolgen. Limiet op 100 of 200MB zetten.
En op de juiste wijze de Archive functie uitleggen aan de gebruikers, de mailfiles op hun lokale HD kan de gebruikers vervolgens op CD/DVD zetten (wel even alle views aanklikken, een FT index maken en in de properties het flaggetje van Publish CD aanzetten, dan kan je hem direct vanaf CD lezen).

[rsmits]

Afhankelijk van het aantal werknemers, de grootte van de organisatie en het budget voor ICT zou ik een rekensommetje maken.
- Wat kost het om iedere gebruiker zijn/haar mailbox uit te laten zoeken (als de mailboxes 5 a 10 GB zijn mag je hier aantal wat uren schrijven)
- Wat kost het uitbreiden van de capaciteit

Ik denk dat het uitbreiden van de capaciteit goedkoper is

[Arnout]

Ruimte is het probleem niet. Het gaat erom dat Lotus Notes, maar ook Microsoft Outlook / Exchange niet goed om kunnen gaan met grote archieven. Dit komt omdat ze alles in 1 bestand opslaan, wat natuurlijk nadelen met zich mee brengt. Corrupt raken gaat sneller als het bestand groot is bijvoorbeeld.

Dat is dus het grote manko van deze producten.

Wat op zich veel beter is:
Courier IMAP in Maildir formaat
ReiserFS als filesysteem

Werkt prima en retensnel. Elk mailtje is fysiek een bestand. 4,0GB aan mail? Geen probleem, zelfs al zit het in 1 map.

Het is in mijn ogen gewoon triest dat je gebruikers moet gaan instrueren dat zij mail moeten weggooien omdat het "systeem" er niet mee om kan gaan. "Dan prik je er toch een 300GB disk bij?" "Nee, daar ligt het niet aan..."

[ Voor 6% gewijzigd door Arnout op 29-12-2005 11:16 ]

[kwiebus]

localhost schreef op woensdag 28 december 2005 @ 18:32:
[...]


Gokje: Je doet toch wel regelmatig "compact"? Tik eens op de console in "load compact mail\usernaam.nsf" en kijk of hij nu kleiner geworden is.
Als je het aandurft, gewoon om vrijdagmiddag "load compact" op de console tikken en naar huis gaan. Als dit al een tijdje niet meer draait zal dat wel eventjes duren. Server blijft gewoon werken hoor.

Daarnaast, wel eens naar "shared mail" gekeken? Iedere user heeft dan nog slechts de mail headers in zijn persoonlijk maildatabase staan, alle identieke bodies worden in 1 grote database verzameld.

Het lijkt mij dat je een compact gewoon standaard gescheduled hebt staan. Om te kijken of een database een compact nodig heeft lijkt het mij makkelijker om gewoon even naar de %usage bij de properties van de database te kijken.

Wij hebben toen we nog op Domino 5 zaten gebruik gemaakt van shared mail maar dat leverde gigantisch veel problemen op. Regelmatig was de database corrupt en konden geen mails met attachments meer verstuurd worden totdat de database weer gefixed was. Opschonen van de shared maildatabase werkte ook niet, bij het draaien van een object collect crashte steevast de Domino server. Ook krijg je problemen met het terugzetten van backups. Aangezien wij geen gebruik maken van transaction logging zou je naar mijn mening om een database te restoren alle databases terug moeten zetten. Wij zijn dus van sharedmail afgestapt en hebben nu wel nog 1 sharedmail database van 15GB waar alleen nog maar uit wordt gelezen.

[Qwerty-273]

Incubus666 schreef op donderdag 29 december 2005 @ 11:07:
Afhankelijk van het aantal werknemers, de grootte van de organisatie en het budget voor ICT zou ik een rekensommetje maken.
- Wat kost het om iedere gebruiker zijn/haar mailbox uit te laten zoeken (als de mailboxes 5 a 10 GB zijn mag je hier aantal wat uren schrijven)
- Wat kost het uitbreiden van de capaciteit

Ik denk dat het uitbreiden van de capaciteit goedkoper is

Capaciteit uitbreiden is vaak geen probleem, een extra schijf te prikken of schijven te vervangen door een groter model (al zit er wel een maximum aan) maar backup regelen? Grotere tapes? Meer tape devices? dat zijn dagelijksekosten die blijven terwijl de kerstvakantie of rustige perioden goed gebruikt kunnen worden door het personeel om hun rotzooi eens op te ruimen.

Ontdekte net op een fileserver hier een mapje op een afdelingsshare.. Met de pakkende naam 'eMule' en de daarbij behorende 'incomming' map er in. Met een kleine selectie films van 5 GB totaal. Die is direct verwijderd na contact met manager Hij stond er ook al een tijdje meer dan een half jaar... Leuk een nieuwe plek en een beetje tijd om te kijken welke bestanden nou precies hoeveel ruimte in nemen.

[Verwijderd]

Verwijderd schreef op maandag 26 december 2005 @ 23:29:
Als iemand op de sales 5 jaar zijn werk doet heeft hij toch snel meer dan een GB aan belangrijke data verwacht ik zo. Dit moet je als bedrijf toch (willen) bewaren?

Eens kijken. 10kB per mail (attachments niet meegerekend, deze kun je sowieso beter apart opslaan als je ze nog nodig hebt). 1 GB komt dan overeen met 100.000 emails. In 5 jaar tijd, is dus 20.000 emails per jaar, oftewel meer dan 50 emails per dag (inclusief weekeinden en vakanties).

Sommige sales mensen zijn goed, maar dit is gewoon spammen

Zelfs als je mail altijd met (offerte-)attachments opslaat moet dat in bijna alle gevallen nog veel lager dan 1 GB uitvallen (aangenomen dat genoemde offertes normale documenten zijn; als dat niet zo is, verstuur je er waarschijnlijk ook weer een stuk minder).

Wat mij een aardig idee lijkt, is dat mensen met meer dan 1 GB email even de mails op size sorteren, en dan de grootste paar opruimen of archiveren. Dat scheelt vaak al enorm (en is makkelijk en snel).

Grote kans dat er zinloze (= niet zakelijke) filmpjes, muziek, foto's bij zitten, of een paar grotere zakelijke bestanden die makkelijk apart neergezet kunnen worden.

Het is te makkelijk om te roepen 'prik er maar data bij' als je al zo'n overgewicht aan data hebt. Inderdaad wordt het snel vergeten dat het backuppen etc. ook geld en moeite kost. Ik ken een organisatie waar een gebouw vol managers zat die niets wilde inleveren van hun mail quota - het was een soort statussymbool - waardoor de backups meer dan 8 uur per nacht duurden. Hierdoor moest er flink in nieuwe/snellere tapestreamers geinvesteerd worden, en bovendien waren de tapes toen ook niet groot genoeg meer om alles op 1 tape te kunnen zetten. En het wrange is dat 95% van die data dus niet-zakelijk was...

[Verwijderd]

Arnout schreef op donderdag 29 december 2005 @ 11:14:
Ruimte is het probleem niet. Het gaat erom dat Lotus Notes, maar ook Microsoft Outlook / Exchange niet goed om kunnen gaan met grote archieven. Dit komt omdat ze alles in 1 bestand opslaan, wat natuurlijk nadelen met zich mee brengt. Corrupt raken gaat sneller als het bestand groot is bijvoorbeeld.

liDat is dus het grote manko van deze producten.

Extreem voorbeeld: ik heb een keer met een klant gewerkt die een 1.2 Terrabyte ( ) public folder store op Exchange 5.5 draaide..... Backup en restore duurt een tijdje, online maintenance is een tijd bezig en een offline defrag lukt al helemaal niet meer, maar het KAN dus wel. Ik denk dat jij meer aan pst bestanden denkt dan aan de information store van Exchange.

[Arnout]

Verwijderd schreef op donderdag 29 december 2005 @ 13:45:
[...]


Extreem voorbeeld: ik heb een keer met een klant gewerkt die een 1.2 Terrabyte ( ) public folder store op Exchange 5.5 draaide..... Backup en restore duurt een tijdje, online maintenance is een tijd bezig en een offline defrag lukt al helemaal niet meer, maar het KAN dus wel. Ik denk dat jij meer aan pst bestanden denkt dan aan de information store van Exchange.

Information Store (AFAIK) is 1 bestand, pst is 1 bestand. Handig, maar niet heus.
Bijvoorbeeld: backup: information store, 1 mailbox krijgt 1 mail erbij, backup gaat complete information store backuppen. Super inefficient.
Losse files: met rsync (linux) wordt keurig alleen dat 1 mailtje gesynced en de backup is weer in sync.

Hoe Lotus Notes het doet zou ik niet weten, wil het ook niet weten, ik vind Lotus Notes helemaal om te huilen (als user).

[Pannenkoekkie]

Vanaf 100MB niet meer kunnen verzenden.
Max 150MB, dan moeten ze echt opschonen.
Grootste voordeel van MS: een lokaal PST bestand voor users die een zwaar overdreven mailarchief willen

[Verwijderd]

Arnout schreef op donderdag 29 december 2005 @ 14:04:
[...]

Information Store (AFAIK) is 1 bestand, pst is 1 bestand. Handig, maar niet heus.
Bijvoorbeeld: backup: information store, 1 mailbox krijgt 1 mail erbij, backup gaat complete information store backuppen. Super inefficient.
Losse files: met rsync (linux) wordt keurig alleen dat 1 mailtje gesynced en de backup is weer in sync.

Hoe Lotus Notes het doet zou ik niet weten, wil het ook niet weten, ik vind Lotus Notes helemaal om te huilen (als user).

Ik doelde ook meer op het feit dat jij aangeeft dat Exchange niet goed met grote bestanden kan omgaan omdat daar corruptie door zou ontstaan. Exchange kan wel degelijk met grote bestanden omgaan en als de database al corrupt raakt komt dat in 99% van de gevallen niet door exchange zelf maar door externe factoren, zoals bijvoorbeeld hardware die onderuit gaat, of file level antivirus scanners die de exchange folders scannen.

[rsmits]

RIKZ schreef op donderdag 29 december 2005 @ 11:52:
[...]

Capaciteit uitbreiden is vaak geen probleem, een extra schijf te prikken of schijven te vervangen door een groter model (al zit er wel een maximum aan) maar backup regelen? Grotere tapes? Meer tape devices? dat zijn dagelijksekosten die blijven terwijl de kerstvakantie of rustige perioden goed gebruikt kunnen worden door het personeel om hun rotzooi eens op te ruimen.

Backups kosten idd meer naarmate te schijfruimte toeneemt. Maar dat hangt af van de situatie vind ik. Niet iedereen heeft rustige perioden om op te ruimen of niet op de juiste momenten (net niet op de momenten dat de schijfcapaciteit vol is). Je kan ervanuit gaan dat de rotzooi opgeruimt wordt onder werk tijd. Als er 250 man werkt die maandelijks 2 uur van zijn/haar werktijd besteed aan het opruimen van zijn/haar mail en €10.- p/u verdient, kost dat €5000.- per maand exclusief de gemiste omzet doordat er niet verkocht wordt in die 500 uur, wat dus op jaarbasis €60.000 excl gemiste omzet en 6000 werkuren is. Ik denk dat je daar toch aardig voor kan backuppen en een tijdje vooruit kan.

Wel ben ik voorstander voor prive mail op je prive account en niet op het werk, evenals "funmail" (met grote bijlages dus).

[alt-92]

Arnout schreef op donderdag 29 december 2005 @ 14:04:
Information Store (AFAIK) is 1 bestand, pst is 1 bestand. Handig, maar niet heus.
Bijvoorbeeld: backup: information store, 1 mailbox krijgt 1 mail erbij, backup gaat complete information store backuppen. Super inefficient.

Dat vind jij.
Het is alleen wel een stevige database met logfiles en ShadowCopy support bij je backups.
Dus ook dat ene mailtje is met een replay van je logs er weer tussen te schroeven.

Losse files: met rsync (linux) wordt keurig alleen dat 1 mailtje gesynced en de backup is weer in sync.

Ooit wel eens een mailserver moeten restoren waar dat zo werkt zoals jij hier beschrijft?
Geloof me: file-level mailmeuk in een omgeving met 1500+ users wil je niet zo restoren.

[shaowoo]

Dit klinkt bekend in de oren,..ik zit nu ook bij een klant die quota-loze mailbox policy heeft. Gevolg is dat er inderdaad gigantische mailboxen zijn met als gevolg giga grote Mailbox stores.

Gevolg was dat de performance met de tijd slechter werd (online maintenance werd niet gehaalt).

Wat je het volgende kan doen:
1) schaf archivering software aan (denk aan KVS) en zet erin dat mail ouder dan 6 maanden gearchiveerd wordt. Dit betekend dus uit het exchange database, (er blijft een soort link naar de nieuwe locatie)
2) gebruikt rec. policy om deleted items op te schonen
3) stores meer uitsplitsen, en "heavy gebruikers over deze stores verspreiden"

En inderdaad afspraken maken met het management mbt (mis)bruik van het email systeem.

Modbreak:

We doen hier niet aan privéadvies via email. Je klanten zoek je maar op andere manieren uit.

[ Voor 9% gewijzigd door Verwijderd op 31-12-2005 14:51 ]

[kwiebus]

@shaowoo

Wat is, de vraag van topicstarter in ogenschouw nemende, de toepasbaarheid van bovenstaande op een Lotus Notes e-mail systeem?

[shaowoo]

@kwiebus

ik haakte inderdaad offtopic aan op lopende discussie over Exchange..

Maarre KVS werkt ook voor Lotus notes
/quote
Veritas' new Enterprise Vault 6.0, which in the past focused on Microsoft Exchange environments, now also works with Lotus Notes and SMTP e-mails
/end quote

Hiermee kan ik me voorstellen dat de ts dit kan gebruiken icm lotus notes

[Taigu]

Ikzelf heb ook regelmatig issues met policies e.d. Belangrijk punt hierin vind ik de attachments, deze maken het uiteindelijk zo groot. Met die sales persoon in gedachte, die zal voornamelijk offertes/folders en dat soort zaken mailen. Ik mag toch hopen dat dat soort documenten gewoon worden opgeslagen op het netwerk. Wat is het nut dan nog om attachments zo lang in je mailbox te bewaren ? Om te kunnen bewijzen dat iets verstuurd is ? Wat mij betreft is 500mb echt wel de max voor een user, al zouden ze het wat mij betreft met 100-200mb ook moeten kunnen redden.

Tevens zit ik er zelf aan te denken om bij klanten standaard in bijv juli alle mail van het vorige jaar te archiveren naar een pst en deze op te bergen. Dit is wel wat afhankelijk van je werkzaamheden maar hoe vaak dien je nog bij mail van ouder dan een half jaar ?

In de discussie omtrend hoeveel het kost om storage erbij te plaatsen, van mij mag je dan de kosten voor een nieuwe systeembeheerder instellen. Bij het implementeren van een mail oplossing dien je hier gewoon rekening mee te houden en je gebruikers op te voeden.

Daarnaast omtrend de reacties van Aernout, lekker zinnig om hier te gaan zitten bediscussieren of een db handig is of niet. Ik denk dat jij eerst maar eens moet nagaan waarom MySQL, Oracle, MS-SQL, zo groot zijn geworden. Puur marketing ? Opdringen van het product ? Ik denk het niet. Ow ja, google ook eens op brick level backup van exchange db's. Houd het aub een beetje Pns.

[localhost]

shaowoo schreef op vrijdag 30 december 2005 @ 15:21:
/quote
Veritas' new Enterprise Vault 6.0, which in the past focused on Microsoft Exchange environments, now also works with Lotus Notes and SMTP e-mails
/end quote
Hiermee kan ik me voorstellen dat de ts dit kan gebruiken icm lotus notes

Nu ken ik het product niet, maar Lotus Notes wel.
Lotus heeft zoiets al minimaal 10 jaar in het product ingebouwd zitten. Je moet wel even inrichten op de server, kan je vinden op www.lotus.com. Een beetje kennis van Lotus (programmeren) is wel aan te raden, maar even een half dagje iemand met kennis inhuren lijkt me goedkoper dan de aanschaf van een duur 3rd party product.

[martdj]

Het hele argument van mensen dat zij belangrijke informatie in hun mailbox moeten bewaren klopt niet. Voor het bedrijf belangrijke informatie moet juist niet in mailboxen blijven zitten. Het argument "Wat als jij morgen tegen een boom rijdt. Kunnen wij dan snel alle noodzakelijke info terugvinden?" werkt hier altijd goed om mensen dit te laten inzien. Belangrijke informatie moet naar een voor alle relevante personen toegankelijke Document Library gemoved worden. Daar zijn die dingen ideaal voor. Voor een document library maakt het ook niet zoveel uit of ie een paar GB groot is. Die dingen zijn namelijk vrij statisch. Mailfiles zouden nooit groter mogen zijn dan max 500 MB.
Ik zou dus, na overleg met management, quota's zetten op de mailfiles en mensen opdragen belangrijke documenten te archiveren naar document libraries. Persoonlijke mail kan naar hun lokale archief (het is voor het bedrijf geen ramp als die dingen verloren gaan door een HD crash of laptop diefstal).

[ Voor 19% gewijzigd door martdj op 09-01-2006 12:40 ]

[KifArU]

Bij een aantal grote organisaties waar ik gewerkt heb, hadden de volgende maatregelen een goed effect:

- Max. size voor mailbox (vaak rond de 100 MB)
- Max. size voor e-mails (Intern 10 tot 30MB, vaak kan zelfs minder. Extern 2-5 MB)
- Na 6 maanden automatische backup naar archief (gecomprimeerd)
- Mogelijkheid voor persoonlijke map op persoonlijke schijfruimte (ook met limiet van 100 MB)
- Iedere paar maanden een lijstje rondsturen met de namen en hoeveelheid gebruikte ruimte, waarbij de top-3 aan het werk moet. Hierbij ook de kosten per GB aangeven voor opslag, backup, etc.