Access 2003 Totalen berekenen*

[Verwijderd]

Geachte mede-leden,

Ik heb een kleine vraag over een bepaalde berekening in acces 2003. Ik heb al eens rond gezocht op google en het forum, maar heb niet echt wat gevonden wat me kan helpen het probleem op te lossen.

Database:

Ik ben bezig met het maken van een kleine boekhoudigs database.
Nu heb ik een tabel met de volgende velden:
ID (autonummering)
Factuurnummer
Datum
In
Uit
Totaal

Nu wil ik het volgende berekend hebben:

Als ik via een formulier een nieuw record invul, wil ik graag dat acces automatisch de volgende bereking doet: [totaal laatste record] + [in huidige record] - [uit huidige record].

Ik neem aan dat hier een eenvoudige expressie voor te maken is?
Alleen weet ik momenteel niet welke dat is, heb al verschillende geprobeerd maar zonder succes.


Iemand die me helpen kan?
Bij voorbaat dank!

[BtM909]

Wat doe je met die berekening, opslaan of alleen maar weergeven?

[Lustucru]

offtopic:
Access 2003 vraag is niet echt een pakkende titel. Verzin er ajb een die wél de lading dekt en laat die even weten mbv een topicreport. http://gathering.tweakers...mages/icons/icon_hand.gif zodat een mod hem kan wijzigen.

[Verwijderd]

is die totaalkolom wel een goed idee? blijkbaar is dit toch de ∑(in)-∑(uit) als ik de vraag goed begrepen heb. wat als je een record gaat verwijderen? dan klopt je totaal ineens immers niet meer.

[Boss]

Nee, er is niet een eenvoudige berekening voor te maken. 'laatste record' kan namelijk van alles zijn, afhankelijk van of je op datum, alfabet of volgnummer sorteert.

Zo te zien wil je een soort balans maken, met alle in en uit van alle records bij elkaar opgeteld? Misschien kan je met de functie DSum() iets doen?

[Voutloos]

Ik krijg ook een beetje de kriebels bij het zien van zo'n totaal-kolom. Als je het totaal, cq de balans wil weten van een tijdstip in het verleden kan je gewoon de som nemen van facturen waar datum < tijdstip.

[Dido]

Dit is typisch een voorbeeld van afgeleide gegevens die je normaliter niet in je DB opslaat. De enige reden dat je dat eventueel zou willen is vanuit performanceoogpunt.

Als je het echt per se wilt, dan kun je gewoon bij het toevoegen van een nieuw record dat saldo applicatief berekenen voordat je een insert doet.

[Verwijderd]

nou, als eerste aan Niesje:

Sorrie, maar ik wist 123 ff niks te verzinnen als goede-korte titel, anders had ik er heus wel wat leuks van gemaakt... zo te zien als ik 'edit' doe, kan ik hem niet wijzigen...


Ten tweede:

Wat ik dus wil is een expressie, of wat anders, wat het laatste ingevulde totaal waard + huidige IN - huidige UIT doet berekenen.

In excel is het zooitje veel makkelijker, maar zou leuk zijn als ik het ook in access aan de gang krijg, hopelijk....

[Voutloos]

Je wil dus: het veld 'totaal' selecteren van het 1e record dat je terugkrijgt als je aflopend sorteert op een kolom waaruit de volgorde van invoeren blijkt en de 'in' en 'uit' waarde selecteren waar factuurnummer is huidige_factuur.
Pak een SQL tutorial en je zal binnen een uurtje zien dat de vorige zin redelijk overeenkomt met een query als je de opvallende woordjes vertaalt.

[Verwijderd]

hmm, maar ik wil geen sql... zal toch ook wel mogelijk zijn met een expressie of query in access??

[Dido]

Als je per se moeilijk wilt doen zal het best kunnen. Het is mij (en ik ben niet de enige denk ik) echter volslagen onduidelijk waarom je zoiets zou willen, als er betere, overzichtelijkere, eenvoudigere en waarschijnlijk in dit geval performantere oplossingen zijn?

Ik heb het vermoeden dat je access ziet als een excel-sheet, en niet als een database. Als je access op die manier wilt gebruiken kun je echt beter bij excel blijven, ben ik bang. Dat is niet lullig bedoeld, maar heb je bijvoorbeeld een invoer/query form, of ga je alleen rechtstreeks in 1 tabel zitten editten?
Als dat laatste het geval is, is excel beter, totdat je boven de 65000 records komt.

[Verwijderd]

invoer form, en dat is juist het handige eraan dan in excel... vooral als je met 3 vestigingen aan een boekhouding zit te klooien...

[Voutloos]

Sorry, maar je snapt de toepassing en de kracht van Access niet. Met Access kan je met een relationele database werken én je eigen formuliertjes en rapporten ontwerpen.

Mijn advies voor een sql turorial (of access tutorial) blijft staan. Access is zeker niet moeilijker om te leren dan Excel en ik denk toch dat het een toegevoegd waarde voor jouw 'geklooi' (jouw woorden ) zal hebben.

[Verwijderd]

Ik weer, sql zou misschien beter zijn.

Nu ik toch zit te denken om op excel te blijven, aangezien we daar nu momenteel mee werken... heeft excel ook de mogelijkheid een soort shell eroverheen te doen? zeg maar een soort formulier/invul optie? of zijn daar bepaalde scripts/programmas voor te krijgen voor dat mogelijk te maken bij excel?

[Voutloos]

Verwijderd schreef op dinsdag 20 december 2005 @ 21:00:
aangezien we daar nu momenteel mee werken...

Verandering is eng, maar in dit geval zeker niet ondoenlijk.

Gooi je werk opzij, bedenk dat je het niet in 1 uurtje geregeld gaat hebben en denk/brainstorm zelf eens rustig over wat je wil. Loop gewoon bijvoorbeeld zomaar een access tutorial door, verdiep je in een paar ideeën. Kijk wat mogelijk is, wat het is en wat het voor jou doet.

In het ergste geval concludeer je na een tijdje dat je het toch maar bij het oude laat, maar dan heb je je tenminste wel in de opties verdiept, je horizon verbreed en wat bijgeleerd. (ook uitbreidingen voor Excel is interessant om in te verdiepen, maar van de Office telgjes ben ik het minst bekend met Excel, dus dat moeten anderen beantwoorden )
_{[/mental coach cq inspirator-mode]}

[Verwijderd]

haha, okej dat het niet 123 opgelost zou zijn wist ik wel hoor ... en wat geleerd moet worden... dat moet dan maar. Thanks anyway