[outlook/exchange] Mail gedeeld account komt in pers. outbox

[hufkes]

In een klein bedrijfje wordt door 5 medewerkers gebruik gemaakt van drie gedeelde e-mail accounts onder exchange (info, bestellingen & algemeen). De rechten zijn allemaal zo ingedeeld dat dat werkt, iedereen kan in die drie mailboxen komen en ook mail versturen namens deze. Maar daar komt dus het probleem, wanneer persoon 1 een mailtje beantwoord dat op het info-account binnen is gekomen, dan komt dit antwoord in zijn persoonlijke verzonden mail terecht ipv in de verzonden box van het info account. Een ander kan dus nooit zien of hoe en wanneer een mailtje is beantwoord en dit is erg onhandig.

Heb gezocht binnen exchange of hiervoor een filter cq instelling te vinden is, maar die heb ik niet kunnen vinden. Ook op technet en met de zoekfunctie hier kwam ik niet tot de juiste oplossing. Ergens is het natuurlijk ook wel logisch dat hij in de persoonlijke box terecht komt, maar het werkt gewoon niet handig wanneer anderen niet de verstuurde mailtjes kunnen bekijken. Heb vervolgens nog lopen klooien met persoonlijke filters in outlook zelf, maar daar kun je volgens mij niet filteren op de verzender en zo kwam ik dus ook geen stap verder.

Wie oh wie komt met het verlossende scriptje of je juiste instelling... het liefste heb ik dus gewoon automatisch een kopie van het verstuurde bericht in de gedeelde postbus van de verzender.

[DaRealRenzel]

- Maak van je gedeelde inboxen een Public Folder
- Geef die Public Folder een SMTP Alias zoals Info e.d.
- Geef de medewerkers de juiste rechten op de PF
- Zet een Rule op die Sent Items scanned, alles wat van PF af komt verplaatst naar de PF Sent Items. Handigste is om dan een Send rule op te zetten (Outlook 2003) en in je E-Mails van Group Mailboxes een standaard Topic / Subject te plaatsen. Dat kan weer met een Form


Voila

[ Voor 25% gewijzigd door DaRealRenzel op 13-12-2005 01:19 ]

[hufkes]

DaRealRenzel schreef op dinsdag 13 december 2005 @ 01:14:
- Maak van je gedeelde inboxen een Public Folder
- Geef die Public Folder een SMTP Alias zoals Info e.d.
- Geef de medewerkers de juiste rechten op de PF

mm, ok, kan, alhoewel ik niet zie waarom een public folder beter zou zijn dan een gedeelde outlookbox, ze gebruiken namenlijk ook van het algemeen account de agenda, maar goed, die kan natuurlijk ook in zo'n PF..

Maar dan dit:

- Zet een Rule op die Sent Items scanned, alles wat van PF af komt verplaatst naar de PF Sent Items.

Dit is dus ook precies wat ik heb geprobeerd met de mailboxjes, en je kunt prima op sent items scannen en bijvoorbeeld op geaddresseerde filteren, maar op afzender kan ik geen filter vinden... Dus hoe zou ik dan precies deze rule op moeten zetten? Waar geef ik dan aan dat hij alles moet selecteren wat vanuit de public folder verstuurd wordt?

Handigste is om dan een Send rule op te zetten (Outlook 2003) en in je E-Mails van Group Mailboxes een standaard Topic / Subject te plaatsen. Dat kan weer met een Form

Een form is weer niet handig aangezien op een hoop van de mails die op het info account binnenkomen gewoon inhoudelijk gereageerd moet worden en een kopie van de oorspronkelijke mail is dan wel zo handig... ( * hufkes heeft geen ervaring met forms, dus misschien kan dat wel prima.. ik zal er wel naar gaan kijken als het wel kan.)

Voila

Altijd positief, maar ik ben er nog niet helemaal volgens mij

[DaRealRenzel]

- Waarom een PF: Simpel. Een PF kan je altijd en tegelijk zien. Hoef je dus geen 'Extra Mailbox' voor te openen. Daarnaast kan je er weer allerlei regeltjes op los laten. Bijv. je mag wel lezen maar niks veranderen of zo.

- In Send Items kun je uiteraard niet op 'Wie verstuurde het' filteren, omdat jij voor je Outlook CLient altijd degene bent die verstuurd heeft (of je stuurt 'On Behalf Of' maar dan is het technisch nog steeds zo dat jij verstuurd). Vandaar dus het formpje. Als je in de PF een Form plaatst waarin de E-Mail altijd in een bepaalde vorm gegoten wordt (Bijv. Info box Topic altijd "INFO Request:") dan kun je in je Sent Items daar weer op filteren. Moet je natuurlijk wel Server Based Forms gebruiken, anders werkt het niet.

[ Voor 19% gewijzigd door DaRealRenzel op 13-12-2005 02:40 ]

[hufkes]

DaRealRenzel schreef op dinsdag 13 december 2005 @ 02:38:
- Waarom een PF: Simpel. Een PF kan je altijd en tegelijk zien. Hoef je dus geen 'Extra Mailbox' voor te openen. Daarnaast kan je er weer allerlei regeltjes op los laten. Bijv. je mag wel lezen maar niks veranderen of zo.

- In Send Items kun je uiteraard niet op 'Wie verstuurde het' filteren, omdat jij voor je Outlook CLient altijd degene bent die verstuurd heeft (of je stuurt 'On Behalf Of' maar dan is het technisch nog steeds zo dat jij verstuurd). Vandaar dus het formpje. Als je in de PF een Form plaatst waarin de E-Mail altijd in een bepaalde vorm gegoten wordt (Bijv. Info box Topic altijd "INFO Request:") dan kun je in je Sent Items daar weer op filteren. Moet je natuurlijk wel Server Based Forms gebruiken, anders werkt het niet.

aha, op die fiets... dat is inderdaad wel een idee jah.. * hufkes gaat morgen eens wat lezen over server-based formjes in exchange