[exchange] algemeen beleid limiet mailbox

[Grolsch]

Hallo Mensen,

Ik wil graag weten hoe andere BOFH's het dilema betreffende limieten op mailboxen op lossen.

Wij hebben hier een exchange server staan, met totaal zo'n 80 mailboxes erop.
Het probleem is dat er bij ons van de 80 mailboxes zo'n 15 "groot verbruikers" zijn.
Dus mailboxen van 1 GB t/m 4 GB.
Nu staat daar geen onzin in, het is over het algemeen allemaal project data.

Nu wil ik graag weten wat het beleid bij jullie is mbt de mailbox size.
Gewoon knetterharde limieten in stellen is mogelijk, maar hoe zorg ik dan dat hun e-mail wel ge-archiveerd wordt in een pst bestand , zonder dat ik hele dagen handmatig loop te exporteren

Ik zat er aan te denken om 1 mailbox store aan te maken voor groot verbruikers (tot 1 GB)
1 mailbox store voor middelmatige gebruikers (500 MB) en 1 mailbox store voor de rest (250MB).

Graag verneem ik jullie ervaringen / tips.

[ Voor 6% gewijzigd door Grolsch op 10-11-2005 12:19 ]

[MADG0BLIN]

Automatisch archiveren zou ik wel mee oppassen.
Heb er weleens naar gekekeken, maar standaard komt hij op de C: schijf van de lokale pc terecht. Met policy's kan je dit jammer genoeg niet wijzigen. Moet je dus handmatig doen. Voor een paar nog wel te doen opzich, maar als je er veel hebt niet.
Wij hebben hier een limiet van 150 mb en dan krijgen ze een waarschuwing dat de mailbox te vol is. De meesten ruimen hier dan wel op, maar het is toch veelal tekst wat er gestuurd wordt hier, dus valt opzich allemaal wel mee.

[elTigro]

MADG0BLIN schreef op donderdag 10 november 2005 @ 12:20:
..., maar het is toch veelal tekst wat er gestuurd wordt hier, dus valt opzich allemaal wel mee.

Ja, maar dat kan toch ook oplopen. Het is bij ons namelijk wel al die mensen d'r correspondentie die ze zo willen bewaren (en die kan best wel eens van pas komen)
Bij ons staat er geen limiet op, behalve dan die de programma's zelf aankunnen. (webmail heeft een bepaalde time-out qua processtijd die een php-script krijgt. Als ie in die tijd de mailbox niet heeft kunnen processen, dan heb je gewoon geen mail )
Maar die mailboxen worden inderdaad flink groot ja. Wij zijn ook al bezig met hierover na te denken. Maar dat doen we graag, dat nadenken. W zijn namelijk ambtenaren. Alles liever dan werken...

[ Voor 1% gewijzigd door elTigro op 10-11-2005 12:26 . Reden: typo ]

[Verwijderd]

Als je exchange 2003 gebruikt kun je overwegen om SP2 te installeren. je kan de store dan rekken naar 75 GB.

Wij gebruiken Exchange 2000 en hebben hetzelfde probleem. Momenteel zijn we aan het bekijken of dat het een oplossing is om gezamelijke mailboxen te moven naar de public store.

Ik weet het uitstel van executie, maar je moet wat.

[Verwijderd]

waarom wordt grote project data via mail verstuurd?

maak een policy dat bestanden groter dan 2mb op de server gezet moeten worden, en niet in de mailbox gehouden wordt.

[Verwijderd]

Bij ons (+/- 35 mailboxen) is er een limiet van 100Mb. Ook hadden wij enkele grootverbruikers maar dat is gelukkig verleden tijd.
De gebruikers die bestanden als bijlage hebben ontvangen, worden verzocht deze op de dataserver op te slaan. Dit scheelt voor sommige gebruikers al snel enkele honderden Mb's.

Autoarchiveren kan wel maar dan moet je per gebruiker de doelmap instellen en dat is veel werk.

De waarschuwing van: "uw mailbox is te groot" helpt voorlopig voldoende.

Groeten

[aZuL2001]

Laat het management de limieten vaststellen.
Is het gevolg van limieten van zulke lomp grote mailboxen dat het door het management geaccepteerd wordt dan kun je vervolgens om geld gaan vragen om dat zo technisch ook ingericht te krijgen.

(of geef ze een pda met 64 mb ram, laat ze hun mailbox syncen met dan ding, en vervolgens alles afkappen en purgen wat boven die 64 mb komt )

[Verwijderd]

aZuL2001 schreef op donderdag 10 november 2005 @ 13:00:
Laat het management de limieten vaststellen.
Is het gevolg van limieten van zulke lomp grote mailboxen dat het door het management geaccepteerd wordt dan kun je vervolgens om geld gaan vragen om dat zo technisch ook ingericht te krijgen.

(of geef ze een pda met 64 mb ram, laat ze hun mailbox syncen met dan ding, en vervolgens alles afkappen en purgen wat boven die 64 mb komt )

dan gebruiken ze die pda alleen om te gamen en illegale tomtom

*edit* wonee 64 mb gaat dat niet lukken

[ Voor 5% gewijzigd door Verwijderd op 10-11-2005 13:17 ]

[Caeruleus]

Ga aub geen .pst bestanden gebruiken, daar krijg je alleen maar ellende van.
Je wil ze niet op het netwerk zetten, zie bijv: http://support.microsoft.com/?id=297019
Je wil ze niet lokaal hebben (geen backup).
Als ze groot worden wordt Outlook ontzettend traag en ook aan .pst bestanden zit een fysieke limiet (hoewel dat, geloof ik, bij de laatste generatie (outlook 2003) .pst bestanden minder het geval is)

Wij zijn op dit moment bezig met Veritas Enterprise Vault: http://www.veritas.com/Products/www?c=product&refId=322 juist om van de .pst bestanden af te komen. Kost je alleen wel een aardig bedrag en dat moet je natuurlijk wel te besteden hebben.

[djluc]

Wordt die projectdata vooral intern gemailt of met buitenstaanders? Als het intern is kan je beter gaan kijken naar een effectieve manier om projectdata op een handige locatie op te slaan. Als iedereen die te vinden weet is het erg handig omdat je dan op simpele wijze alle dat van een project bij elkaar hebt. Je kan eventueel zelfs aan sharepoint o.i.d. gaan kijken.

[Verwijderd]

Wij hebben hier dat probleem ook. De weg is volgens mij dat je eerst rugdekking van het management moet hebben wat je kan versnellen door met dollars te gooien voor grotere storagecap. Dan zie ik bij veel mensen nog mail staan uit 2003. Laat ze daar maar een pst van maken en brand op cd of gooi die op tape. Als je ze niet remt gaan ze gewoon door.

[StevenK]

Die opmerking over PST==ellende ben ik het helemaal mee eens.

Ik heb laatst een oplossing gebouwd waarbij alle e-mail gearchiveerd wordt op disk (werknummer) en geregistreerd in een database, zodat via een website er een digitaal projectdossier ontstaat.

Op deze manier zijn er nooit meer problemen met storage binnen exchange *en* heb ik een mooie registratie van de e-mail stromen voor het kwaliteitsplan.

[aZuL2001]

StevenK schreef op vrijdag 11 november 2005 @ 09:40:
Die opmerking over PST==ellende ben ik het helemaal mee eens.

Even nuanceren : PST aktief gebruiken op netwerkschijf == ellende.

Er is niets mis met het gebruik van pst files, ook als archief is het prima bruikbaar.
Maar zet je ze op het netwerk en benaderd ze op die manier dan loop je risico's.

[StevenK]

aZuL2001 schreef op vrijdag 11 november 2005 @ 10:08:
[...]


Even nuanceren : PST aktief gebruiken op netwerkschijf == ellende.

Er is niets mis met het gebruik van pst files, ook als archief is het prima bruikbaar.
Maar zet je ze op het netwerk en benaderd ze op die manier dan loop je risico's.

Mijn ervaring is dat vooral grote PST's nogal eens corrupt willen raken en niet alleen wanneer ze op een share staan.

[Question Mark]

Kijk ook eens naar een tool als Outlook Attachement Processor.

• extracts the attachments from email messages, saves them on a disk and replaces the attached file with a link or a textual description;
• auto reattach of attachments for forwarded and sent messages
• places attachments with a shortcut to the stored file
• replaces attachments with a textual description in any format;
• templates with macros for textual descriptions of attachments;
• processes any types of the files, for example, you may process .zip or .jpg files only;
• Etc....

De meeste mailboxen zijn zo (belachelijk) groot vanwege de attachements. Deze tool (en er zullen vast wel meerdere zijn), slaat de attachements automatisch op, op een door de gebruiker bepaalde lokatie. Als dit een netwerkschijf is (bv. de home), dan worden deze attachments ook meegenomen in de backup.

Het originele attachement wordt door deze tool vervangen door een shortcut naar het attachement. Gebruikers zien dus ook nog steeds het paperclipje in Outlook.

[antimute]

Policy hier is: 150 Mb mailbox(met een limiet van 200 Mb), meer ruimte nodig? .pst op de homedirectory.....

[Question Mark]

antimute schreef op vrijdag 11 november 2005 @ 11:30:
... meer ruimte nodig? .pst op de homedirectory.....

Da's dus niet handig... Uit de link van Caureulus:

If there is a remote .pst (over a network link), Microsoft Outlook tries to use the file commands to read from the file or write to the file, but the operating system then has to send those commands over the network because the file is not on the local computer. This creates a great deal of overhead and increases the time it takes to read and write to the file. Additionally, the use a .pst file over a network connection may result in a corrupted .pst file if the connection degrades or fails.

[harissa]

250 mailboxen, limit 100 mb, automatisch waarschuwing tot 150 mb, boven 150 mb kan je niet meer versturen.
Verder kunnen ze archiveren in een .pst in de home-dir. Ik heb met de .pst nog geen problemen gehad. Waar je wel tegen aan loopt met de .pst is de maximale grootte van 2 gig. Ga je daar overheen dan krijg je vage foutmeldingen. Oplossing: 2e .pst.

Ik vergelijk de grootte van de mailboxen met kasten. Als men 2 kasten heeft raken die vol, heeft men 20 kasten dan raken die ook vol.

[holoX]

Ongeveer 4000 mailboxen, 200 centrale mailboxen en iedereen heeft een limiet van 200mb (waarschuwing bij 150). Veel mensen gebruiken maar een paar mb, anderen gebruiken weer bijna de volledige 200mb. Er zijn wel wat mensen die meer hebben, maar die hebben `t dan ook echt nodig.