[Exchange 5.5] Email lezen in Outlook traag

[nextware]

Beste medetweakers,

Ik ben wederom tegen een vreemde situatie aangelopen, waar ik tot nu toe niet uit kan komen.

Wat is er aan de hand ?

De directeur van één van onze klanten werkt op zijn PC met Outlook XP. In deze Outlook komen vanuit Exchange nogal wat mailboxen binnen. Voor zover ik heb kunnen zien, wordt er in zijn mailbox een totaal van 10 accounts via Exchange binnengehaald.

Om het geheel een beetje overzichtelijk te houden heeft deze directeur een aantal mappen in zijn Outlook weggezet. Via ingestelde regels wordt er per emailtje gekeken in welke map deze terecht dient te komen. Bijvoorbeeld [e-mail] wordt via een regel in de map info weggezet. Het emailadres [e-mail] wordt in de map verkoop weggezet.

Emails die niet voldoen aan de regels ( in totaal zo'n 15 stuks ) komen in het Postvak In terecht.

Nu heeft dit altijd geweldig gewerkt. Alleen is de laatste tijd ineens het volgende probleem opgedoken:

De emails die niet voldoen aan de regels en die dus in Postvak In terecht komen, duren lang voordat ze geopend kunnen worden. De directeur klikt dus op de betreffende email, en het duurt bijna 1 tot 2 minuten voor deze in het voorbeeldvenster worden geopend. Voorheen was dit dus geen enkel probleem.

Wat hebben we gedaan ?

- De directeur in laten loggen op een andere PC en daar de Outlook geconfigureerd ( = Outlook 2000 ). Hier hebben we echter precies hetzelfde probleem.
- Alle regels verwijderd. Dan werkt het perfect, alleen is dit niet overzichtelijk voor de persoon ( aangezien er iedere morgen ruim 50 emails in zijn box klaarstaan )
- Alle regels verwijderd en daarna opnieuw toegevoegd. Dit lost het probleem voor enkele dagen op en dan is het ineens weer terug
- Zijn mailbox geëxporteerd naar een PST file, mailbox verwijderd uit de exchange server en opnieuw aangemaakt, PST file geïmporteerd, maar dit heeft ook geen oplossing geboden
- Inbox geheel leeggemaakt, geen oplossing
- Via pegasus mail de emailheaders op laten halen vanuit de Exchange server, geen oplossing

We zijn er dus vanuit bovenvermelde zaken van overtuigd, dat het probleem ligt in de connectie tussen de Exchange server ( Exchange 5.5 op een Windows NT 4.5 SBS ) en zijn werkstation ( Windows XP Pro ). Het is niet PC gebonden omdat op een andere PC (Windows 2000 Pro ) het probleem ook optreedt. Vandaar dat ik deze topic in WOS wegzet.

Het vreemde alleen is dat dit alleen gebeurd met de berichten die in zijn Postvak In terecht komen. (die dus aan geen enkele regel voldoen ). Emails die via de gestelde regels in de diverse mappen komen, zijn wel snel te openen, dus de inhoud wordt direct getoond.

We hebben een tijdje ( 2 dagen ) het netwerkverkeer tussen de betreffende PC en de Exchange server in de gaten gehouden, maar we zien geen opvallende pieken met betrekking tot data verplaatsing wanneer de directeur zijn Outlook bekijkt.

Netwerkbeschrijving:

- Windows NT 4.5 SBS oplossing ( dus Exchange 5.5 geïntegreerd )
- 4 werkstation ( 1 x Windows 2000 Pro + 3 x Windows XP Pro )
- 100 Mbit LAN ( 1 x 8 poorts 10/100 Mbps 3Com switch, die op alle poorten 100 Mbit aangeeft )
- Norton Antivirus Corporate Edition 7.6
- Planet ADSL verbinding 3200 / 768 via Speedtouch modem ( ik weet niet of deze van toepassing is voor de benodigde info )

Alle software pakketten zijn geheel up-to-date.

Al met al voor ons een vreemde situatie.. Hopelijk kan één van jullie mij hiermee assisteren of punten aandragen die ik over het hoofd heb gezien.

[ Voor 6% gewijzigd door nextware op 17-10-2005 14:13 ]

[ShellGhost]

Is de server niet in de tussentijd iets aan het doen?
Bv mails scannen op virussen?

Misschien een goed moment om te gaan migreren naar min 2000 of 2003?

[Verwijderd]

De grootte van de mailbox met de extra last van rulesets misschien?

(komt ie, de stomste vraag van de week)
Waarom maak je voor die arme directeur niet per adres een postvak en koppel je vervolgens heel deze rits mailboxen aan zijn account? Je kunt volgens mij met SBS 4.5 gewoon unlimited mailboxjes maken (ik had er althans meer dan 200 op SBS met 50 CALs) en dit maakt de verwerking allemaal een heel stuk bijdehanter. Ten eerste scheidt je alles op de server al, dus het is makkelijker om taken te delegeren aan ondergeschikten. Het scheelt je ook het gehannes met regels, wat je probleem oplost. Verder heb je nog het voordeel dat als je roaming wilt gaan doen met bijvoorbeeld een laptop je alleen die boxen hoeft te koppelen die je user écht gebruiken wil en niet gewoon alles wat los en vast zit.


Zo dus.


Ik vind zeker met een Exchange server erachter het gebruik van regels in Outlook voor het scheiden van mail op basis van adres nou bepaald niet de meest handige oplossing die mogelijk is. Fix dat en je andere problemen gaan vanzelf wel weg.

[ Voor 4% gewijzigd door Verwijderd op 17-10-2005 14:29 . Reden: veelslimmer.gif ]

[nextware]

ShellGhost schreef op maandag 17 oktober 2005 @ 14:19:
Is de server niet in de tussentijd iets aan het doen?
Bv mails scannen op virussen?

Misschien een goed moment om te gaan migreren naar min 2000 of 2003?

De server is ondertussen niks vreemds aan het doen. Emails worden gescand door een plugin van antivirus corporate edition op het moment dat deze in de exchange mailbox zelf binnenkomen.
Alleen kan dit het probleem niet zijn, omdat het, zoals vermeld, alleen bij emails is, die in het Postvak IN blijven staan omdat ze niet voldoen aan de gestelde regels.

Wij hebben de klant ondertussen al enkele malen geadviseerd om over te stappen naar SBS 2003, maar voor de directeur werkt alles nog goed, dus hij is niet van plan om over te stappen binnen nu en een jaar...

Verwijderd schreef op maandag 17 oktober 2005 @ 14:24:
De grootte van de mailbox met de extra last van rulesets misschien?

(komt ie, de stomste vraag van de week)
Waarom maak je voor die arme directeur niet per adres een postvak en koppel je vervolgens heel deze rits mailboxen aan zijn account? Je kunt volgens mij met SBS 4.5 gewoon unlimited mailboxjes maken (ik had er althans meer dan 200 op SBS met 50 CALs) en dit maakt de verwerking allemaal een heel stuk bijdehanter. Ten eerste scheidt je alles op de server al, dus het is makkelijker om taken te delegeren aan ondergeschikten. Het scheelt je ook het gehannes met regels, wat je probleem oplost. Verder heb je nog het voordeel dat als je roaming wilt gaan doen met bijvoorbeeld een laptop je alleen die boxen hoeft te koppelen die je user écht gebruiken wil en niet gewoon alles wat los en vast zit.

Ik vind zeker met een Exchange server erachter het gebruik van regels in Outlook voor het scheiden van mail op basis van adres nou bepaald niet de meest handige oplossing die mogelijk is. Fix dat en je andere problemen gaan vanzelf wel weg.

Het vreemde is dat deze situatie al reeds een jaar of twee zo werkt en hij wil niks anders meer. Een vorige "automatiseerder" ( lees Jaap de Beunhaas ) heeft het zo ingesteld. Wij hebben de automatisering overgenomen. De directeur is zo vastgeroest in deze situatie dat hij er niks aan veranderd wil hebben. Ook overstappen is uit den boze

[ Voor 48% gewijzigd door nextware op 17-10-2005 14:27 ]

[ShellGhost]

nextware schreef op maandag 17 oktober 2005 @ 14:25:
[...]


De server is ondertussen niks vreemds aan het doen. Emails worden gescand door een plugin van antivirus corporate edition op het moment dat deze in de exchange mailbox zelf binnenkomen.
Alleen kan dit het probleem niet zijn, omdat het, zoals vermeld, alleen bij emails is, die in het Postvak IN blijven staan omdat ze niet voldoen aan de gestelde regels.

Wij hebben de klant ondertussen al enkele malen geadviseerd om over te stappen naar SBS 2003, maar voor de directeur werkt alles nog goed, dus hij is niet van plan om over te stappen binnen nu en een jaar...

Dan kan jij 'm voorhouden dat NT4 niet meer ondersteund wordt en dat hij een veiligheids risico is.
Aangezien er geen updates meer voor komen...

Draaid er op zijn pc iets van een scanner die eerst het mailtje checked voordat het geopend kan worden?
Is z'n machine spy en adware vrij??

[Zwelgje]

ik zou het gaan zoeken in de exchange server zelf.

staan er nog relevante meldingen in je eventlog zijn er mischien disken kapot in je exchange server mischien is de store wel extreem gefragmenteerd, maak je wel elke dag een full backup (=netjes logfiles geflushed) heb je mischien een filebased AV welke op de server de database loopt te scannen

gebruik anders perfmon.exe (exchange 5.5 heeft een mooie snelkoppeling in je startmenu met wat relevante perfmon counters voorgedefineerd) om te kijken of je performance problemen hebt

http://support.microsoft....aspx?scid=kb;en-us;216076

[ Voor 6% gewijzigd door Zwelgje op 17-10-2005 14:36 ]

[sanfranjake]

Exchange is software, Windows Operating Systems > Software Algemeen. Verder is wat Zwelgje noemt een mooie start. We zien graag een samenvatting van discutabele punten in de resultaten ervan

[ Voor 3% gewijzigd door sanfranjake op 17-10-2005 14:38 ]

[Verwijderd]

nextware schreef op maandag 17 oktober 2005 @ 14:25:
Het vreemde is dat deze situatie al reeds een jaar of twee zo werkt en hij wil niks anders meer. Een vorige "automatiseerder" ( lees Jaap de Beunhaas ) heeft het zo ingesteld. Wij hebben de automatisering overgenomen. De directeur is zo vastgeroest in deze situatie dat hij er niks aan veranderd wil hebben.

Ja, wat wil ie nou? Moet het gaan/blijven werken of moet het niet veranderen? Hij is in vijf minuten gewend aan de "nieuwe" situatie, er veranderd optisch namelijk heel weinig. Als hij niet wil dat je het fixt, dan wordt het lastig natuurlijk.

Je kan een archiefje maken en daar alles ouder dan een paar maanden in gooien, maar ik weet niet of hij dat dan wel wil? Want ik neem aan dat hij dan ook niet archiveren wil, als er niets mag wijzigen.

Je kan eventueel voorstellen dat hij een quad Opteron server koopt met 4x 2GB geheugen en een giga schijfarray om de performance te verbeteren, of als alternatiefje dat ie leert archiveren. Ik heb op deze manier al een archiveringsbeleid op Exchange, een opruim beleid op homedirectories, een leren-hoe-windows-werkt beleid voor directieleden en een DVD brandertje voor de IT afdeling uit de directie weten te slepen

[nextware]

Zwelgje schreef op maandag 17 oktober 2005 @ 14:33:
ik zou het gaan zoeken in de exchange server zelf.

staan er nog relevante meldingen in je eventlog zijn er mischien disken kapot in je exchange server mischien is de store wel extreem gefragmenteerd, maak je wel elke dag een full backup (=netjes logfiles geflushed) heb je mischien een filebased AV welke op de server de database loopt te scannen

gebruik anders perfmon.exe (exchange 5.5 heeft een mooie snelkoppeling in je startmenu met wat relevante perfmon counters voorgedefineerd) om te kijken of je performance problemen hebt

http://support.microsoft....aspx?scid=kb;en-us;216076

Er staan geen relevante vermeldingen in de eventlogs. Alle disken worden als goed weergegeven in compaq insight manager.

Ik heb het vermoeden dat de store er niet veel mee te maken heeft. Kijk maar in de openingspost. Als we de regels weghalen en daarna weer terugzetten gaat het enkele dagen goed, maar dan opeens is het probleem weer terug.

Zoals vermeld is er een corporate edition van norton antivirus geïnstalleerd met een extra plugin die de binnenkomende emailtjes scant zodra deze op de Exchange server binnenkomen. Deze plugin scant alleen de Exchange directory. De "standaard" corporate edition scant de rest van de server + de client installatie van het programma scant de clients af.

Dat KB artikel zal ik wel eens goed gaan doorlezen en waar mogelijk uitvoeren bij de klant. Ik zal jullie hiervan op de hoogte houden.

Dank in ieder geval voor het meedenken !

[Zwelgje]

" Deze plugin scant alleen de Exchange directory."

je weet dat je niet de exchangedirs mag scannen of heb je echt een scanner die op mailbox niveau scanned is namelijk absoluut not done om de .edb files te gaan lopen scannen

[Verwijderd]

Bovendien stopt support op Exchange 5.5 aan het einde van dit jaar. En NT4 wordt al tijden niet meer ondersteund. Goed genoeg argument dacht ik zo om toch maar eens over te schakelen.
Check in ieder geval alle punten die de heren hier boven noemen want die zijn valide. Schakel ook eens alle plugins op de client side uit door Outlook met de /safe switch te starten.
Heb je de hotfix uit http://support.microsoft.com/?id=834466 trouwens wel geinstalleerd omdat je al eens met een Outlook 2003 client op die mailbox hebt aangelogd?

Ik heb het vermoeden dat de store er niet veel mee te maken heeft. Kijk maar in de openingspost. Als we de regels weghalen en daarna weer terugzetten gaat het enkele dagen goed, maar dan opeens is het probleem weer terug.

En waar dacht je dat die regels opgeslagen werden? In de store

[ Voor 24% gewijzigd door Verwijderd op 17-10-2005 19:06 ]

[nextware]

Nou, het probleem is opgelost.

Oplossing:

MS KB artikel: 216076

Enne, we gaan de hele boel migreren naar SBS 2003 icm nieuwe hardware