Mail archivering

[Verwijderd]

Hallo forumleden,

Mijn manager heeft mij gevraag om uit te zoeken wat goede manieren zijn om e-mail te archiveren. Over enkele weken wil hij gebruikers een soort van handleiding kunnen geven waarin beschreven staat hoe ze op een goede en "veilige" manier hun e-mail kunnen archiveren.

Ik heb al rond zitten googlen en heb ook het forum al afgezocht naar de beste methoden maar heb tot nu toe weinig kunnen vinden.

Mijn vraag is of jullie kunnen beschrijven hoe er bij jullie binnen het bedrijf wordt omgegaan met mail archivering. Misschien dat er ook mensen zijn met een handleiding waarin dat beschreven staat.

Alvast bedankt!!

[ Voor 3% gewijzigd door Verwijderd op 28-09-2005 12:22 ]

[Eusebius]

Moeten ze het zelf doen met een programma of wordt het door de één of andere ict-er gedaan?

Een beetje meer info over client zou handig wezen.

[Verwijderd]

Dat hangt van een heleboel dingen af; wat voor mailserver gebruikt je, wat voor client gebruik je? Wat is het doel van de archivering? Moet je aan bepaalde wettelijke eisen voldoen (SOx, HIPAA, etc.). Hoe snel moet je toegang hebben tot het archief, hoe lang mag het archief (in geval van storing, tijdens backup, etc.) niet beschikbaar zijn. Als er data verloren gaat, hoe erg is dat dan? Hoe snel moet het weer beschikbaar zijn als je het van backup terughaalt? Zijn de gebruikers zelf verantwoordelijk voor de backup of moet het automagisch gebeuren, wat is je budget, om hoeveel gebruikers gaat het? enz enz

[Verwijderd]

De gebruikers werken onder XP met Office 2003. De mail komt binnen via een Exchange 2000 server die iedere avond (automatisch) gebackupped wordt.

De bedoeling is dat de gebruikers belangrijke mail gaan archiveren op een manier waarop ze het snel terug kunnen vinden. Er zijn geen wettelijke eisen aan verbonden. Wel is het zo dat de directie van bovenaf heeft opgelegd dat belangrijke mail (bepaalde overeengekomen afspraken e.d.) zorgvuldig bewaard dient te worden.

Op dit moment leggen de meeste personen wel archieven aan maar sommige op een manier waarop het amper meer terug te vinden is.

Mijn vraag is of jullie kunnen beschrijven hoe gebruikers bij jullie geinstrueerd worden over mail archivering en/of daar eventueel handleidingen voor zijn. Wat zijn gebruikelijke manieren en/of handige tooltjes. Het zijn ongeveer 50 gebruikers maar allemaal met een redelijk vertrouwelijke positie omdat we bij de Holding werken van een concern met 8000 man. Het budget weet ik niet maar voor een eventueel bruikbare tool hebben ze wel wat geld over.

Het moet voor iedere duidelijk zijn hoe mail makkelijk en zorgvuldig gearchiveerd kan worden zonder al te veel moeite daar voor te hoeven doen.

Alvast bedankt.

[Eusebius]

Ik heb ooit eens een shareware proggie hiervoor gebruikt, dat heel veel clients aankon en de mails als aparte bestanden opsloeg. Je kunt ze dan instrueren belangrijke mails te extraheren en op te slaan in een map.

Trouwens, kun je dat sowieso niet doen via aan eml export? Laten opslaan op een centrale server (zoiets als \mailbackup\usernaam\belangrijkefile.extensie)

Wacht ff ... er werken ook koeien ... Office werkt toch met VB? Kun je daar geen macro / script voor ontwikkelen? Als je op een knop duwt, de openstaande mail wordt gearchiveerd

[ Voor 20% gewijzigd door Eusebius op 28-09-2005 13:43 . Reden: Las net dat er koeien werkten ]

[Brahiewahiewa]

Hoe archiveren jullie de overige correspondentie? (brieven, faxen, etc.)

Er zijn bedrijven die van hun medewerkers verlangen dat ze belangrijke e-mails net zo archiveren als belangrijke brieven. Dus uitprinten en bij de secretaresse brengen die er of twee gaatjes in maakt en in een ordner opbergt, of ze in het document beheer systeem invoert (meestal gescanned). Als je een volwassen document beheer systeem hebt, is er wel een optie om daar digitale informatie heen te sturen (via e-mail, of 't ding emuleert een printer).

Als je je tot e-mail wilt beperken kun je 's kijken op Exchange Server Partners: Archiving and Compliance.