standaardisatie administratief proces

[Verwijderd]

Goedemiddag,

Ik heb de opdracht gekregen om voor mijn werkgever uit te zoeken hoe wij ons administratieve proces het beste kunnen optimaliseren. Het gaat om een administratiekantoor met 15 medewerkers. Het idee is om de communicatie tussen de verschillende software programmaas (Snelstart, Exact, Office, Elsevier EvWin en BasWin) te optimaliseren door gebruik te gaan maken van de mogelijkheden die de XML auditfile biedt. Momenteel worden de boekingen van het desbetreffende jaar gemaakt in boekhoudsoftware. De mutaties worden hierna handmatig ingevuld in een Excel bestand, waarbij verschillende koppelingen gemaakt worden om zo tot een jaarrekening te komen. Daarnaast worden de aangiften IB/VPB handmatig ingevoerd. Na enkele websites te hebben geraadpleegd zou het dus mogelijk moeten zijn om via de mogelijkheden die de XML auditfile biedt te komen tot een efficiëntere gegevensverwerking. Bijvoorbeeld: Via Snelstart (na boekingen te hebben uitgevoerd) een XML file aanmaken deze te exporteren naar een programma die dmv de XML file, de file zal worden geïmporteerd en worden geconverteerd tot jaarrekening. Het zelfde principe geldt bij de aangiften waarbij dus vanuit de jaarrekening een XML file wordt geëxporteerd naar software voor de winstaangifte zodat dit niet meer handmatig hoeft te worden ingevuld. Mijn vraag is nu dit überhaupt mogelijk is? En of dit financieel rendabel is voor een administratiekantoor van deze omvang?

[F_J_K]

XML is niets meer (en niets minder!) dan een berichtformaat en XAF is een bepaalde syntax en semantiek voor het uitwisselen van financiele gegevens. Als alle applicaties dat al "spreken" wordt het im- en exporteren veel makkelijker. In Excel kan je zelf een importscript schrijven gegeven het XAF formaat (of XSLT gebruiken).

De XML kan je als vervanging voor een directe koppeling (API?) zien maar is op zich ook "gewoon een koppeling". (Met als grote en belangrijke verschil dat je veel minder foutgevoelig bent door de apps losser te koppelen). Als je nu elke app al direct aan elkaar hebt gekoppeld zou je niet meteen een verbetering zien: maar wel als je in de toekomst in 1 van de apps iets aanpast.

De XML zelf voegt echter nog geen logica toe: dat zou je nog steeds in Excel kunnen doen. Of natuurlijk via XML-gebaseerde zaken zoals XSLT, XPath, etc. Maar als de termen je niets zeggen: begin er niet aan en vraag of iemand naar jullie specifieke situatie kijkt. (En als het je wel wat zegt en je niet applicaties wilt aanschaffen maar zelf wat wilt bouwen voor de koppeling, kan ik me voorstellen dat je beter even in Programming & Webscripting kunt zijn).

Je kunt applicaties als BizTalk tussen de apps zetten maar dat lijkt me overkill. In principe vereist het - als elke applicatie XML kan lezen en schrijven - niet meer dan wat kennis en tijd. Maar dat is dus even de vraag.

offtopic:
Welkom

[Verwijderd]

Als eerste wil ik je bedanken voor je snelle en bruikbare reply.

Tot op heden zijn er nog helemaal geen koppelingen gemaakt. De boekhoudkundige mutaties worden uitgeprint en dan handmatig ingevoerd in een Excel bestand. Hetzelfde geldt voor de aangiften deze worden ook handmatig ingevoerd.
Maar om even terug te komen op je reactie, ik heb inderdaad weinig kennis van enkele begrippen die je hierboven beschrijft, maar de vraag die ik voor mezelf moet beantwoorden is of er een efficiëntere manier van administratieve verwerking mogelijk is? Hierin zal ik moeten bepalen wat financieel de meeste waarde zal toevoegen. Van de programmatuur heb ik inderdaad weinig verstand, maar door het zou dus mogelijk zijn om via het updaten van Snelstart een XAF te exporteren naar Excel (of een ander programma voor het opstellen van de jaarrekening). Waardoor de handmatige invoer achterwege blijft. Ik zal moeten bepalen of de voordelen hiervan zwaarder wegen dan de financiële investering