[MS Outlook] Meeting locatie conflicten check

[Face_-_LeSS]

Ik heb de taak gekregen op mijn stage om uit te zoeken hoe ik kan controlleren tijdens het plannen van een meeting in Microsoft Office Outlook 2003 of de ruimte vrij is waar de meeting plaats zal vinden.

bijvoorbeeld:
Er moet een meeting geplant worden wekelijks op dinsdag om 10:00 tot 10:30 voor de komende 10 weken op steeds dezelfe locatie.


Als ik dat instel en er is al een meeting op die locatie tussen 10:00 en 10:30 dan krijg ik daar geen melding van. Is het mogenlijk om een soort van "conflict-check" tedoen? Bij de uitgenodigden(personen) gebeurd dit wel vanzelf maar bij de locatie niet..

Iemand een oplossing?

[aZuL2001]

Is die ruimte wel goed als resource aangemaakt ?

[Face_-_LeSS]

Dat is mijn pakkie aan niet maar volgens mij zit dat wel goed.

[aZuL2001]

Dan zou ik me die kant maar eens op verdiepen.
En ook kijken naar een automatische afwijzing als er al een afspraak staat.

Daarmee moet je volgens mij al een eind op weg zijn.

Btw, gebruiken jullie wel Exchange ?

[Face_-_LeSS]

Ik heb even gecheckt, de ruimte is goed als resource aangemaakt en er wordt gebruik gemaakt van Exchange.

Een automatische afwijzing of een automatische verplaatsing naar een tijd waar de ruimte wel beschikbaar is met een marge van een bepaalde tijd zou uitkomst bieden alleen weet ik niet of en hoe ik dat in kan stellen.

Is dat geen kwestie van ergens een vinkje neerzetten ofzo?

[aZuL2001]

Automatische verplaatsing gaat je niet out of the box lukken. Dan zul je zelf moeten gaan scripten en klooien.

Automatisch afwijzen als er al een afspraak staat is een standaard feature van Outlook.
Moet je kunnen vinden.

En er zit bij het maken van een uitnodiging een check availability knop bij.
Is dat niets ?

Komen je geplande meetingen wel in de agenda te staan voor dat resource ?

[ Voor 11% gewijzigd door aZuL2001 op 08-09-2005 11:58 ]

[actieman]

To set up a resource calendar folder for direct booking, create an Exchange mailbox for the resource, then use Outlook 2000 or later to log directly into the resource mailbox and set the Resource Scheduling options in Tools | Options | Calendar Options. Create a single item in the calendar to make sure that something shows up in its free/busy time for you to check. Also grant the Author role on the Calendar folder to everyone you want to be able to book the resource. The easiest way to do this is with a distribution list or security group in the Global Address List.

The clients must book all appointments with a specific Outlook technique: On the Attendee Availability tab of a meeting request, click Invite Others to add one or more resources to the Resources box. Make sure you add them as resources. If you add them as required or optional attendees, the resources will not be automatically booked.

TIP: Using your Exchange Server administration tool, set the mailbox to not accept messages from anyone. (A distribution list or security group is good for this.) That way, if users forget and add the resource as a required or optional attendee, the request will bounce back to them from the resource mailbox.

If you choose more than one resource -- such two comparable conference rooms -- you can click AutoPick and have it find the next available time for either resource.

[aZuL2001]

actieman schreef op donderdag 08 september 2005 @ 19:22:
To set up a resource calendar folder for direct booking,
(Grote knip)

En de bronvermelding ?

[Lustucru]

http://www.slipstick.com/calendar/skedresource.htm.

offtopic:
Als je nu de bronvermelding erbij had gezocht was dat een nuttige post geweest. Nu niet.

[actieman]

sorry dacht dat het redelijk voor zich sprak. Had alleen deze tekst nog als een note bewaard.