[Outlook/Word 2003] Adres Contactpersoon Outlook in Word

[Verwijderd]

Mijn probleem is als volgt...

Omdat mijn pa een eigen bedrijfje heeft wil hij (en mn moeder) vaak brieven / facturen / offertes maken. Dit moet dus zo snel en makkelijk mogelijk gaan (aangezien mn ma vaak de facturen maakt). De adressen staan dus in Outlook en die moeten dus heel gemakkelijk door ergens een zoekterm in te typen op de goede plaats met de goede layout op de brief / factuur / offerte komen. Voor de brieven gebruiken ze Word en voor de facturen en offertes Excel. Het probleem is dus, hoe maak ik dit zo simpel mogelijk voor ze.

Wat ik dus ongeveer zoek is dus net zoiets als in OpenOffice kan, dmv een drop-down-box het juiste adres kiezen. Dit programma hebben ze een tijdje gebruikt maar het was toch niet zo handig omdat ze vaak .doc en .xls bestanden toegestuurd krijgen (en ze verzenden zelf ook vaak zulke bestanden). OpenOffice verklooit de layout dan vaak en dit is dus niet echt handig. Een tweede probleem met OO is dat je de contactpersonen moest selecteren op voornaam.

In de help van word staan wel 2 manieren waarop het zou kunnen maar die zijn verre van gebruiksvriendelijk. Dit zijn de 2 manieren:

1. Invoegen -> Veld -> Adressblock
Je kunt dan wel opgeven welke velden je wilt maar het enigste wat ik dan uiteindelijk krijg is dan zoiets:

<<naam>>
<<adres>>

Die dingen zijn als je de muis eroverheen houd grijs, dus het is een speciaal object. Maar veel meer kan ik dr niet mee. Wat ik dan had gedacht was dat je dan een zoekbalkje ofzo zou krijgen en dat het adres op die plaats ingevoegd zou worden met die opmaak.

2. Extra -> Brieven en Verzendlijsten -> Envelopen en Etiketten
Vervolgens kun je op het adresboek icoontje klikken en het gewenste adres zoeken.
Het probleem hiermee is dat dit MEGA ingewikkeld is, en ten tweede zet ie het adres bovenaan de pagina met de verkeerde opmaak.


Mijn vraag aan jullie is dus, hoe krijg ik dit nou voor elkaar zodat het gebruiksvriendelijk wordt (aangezien mn ouders het moeten gebruiken).

[Verwijderd]

Zou iemand weten hoe ik dit oplos?
Ik heb nu voor nood een tabel gemaakt waar ze het handmatig in kunnen typen. Maar dan moeten ze dat dus copy pasten uit outlook, dat is toch niet echt de bedoeling.

[ Voor 71% gewijzigd door Verwijderd op 10-07-2005 12:55 ]

[Verwijderd]

anybody?

[Verwijderd]

*kick*

[BtM909]

Verwijderd schreef op zaterdag 09 juli 2005 @ 11:40:
2. Extra -> Brieven en Verzendlijsten -> Envelopen en Etiketten
Vervolgens kun je op het adresboek icoontje klikken en het gewenste adres zoeken.
Het probleem hiermee is dat dit MEGA ingewikkeld is, en ten tweede zet ie het adres bovenaan de pagina met de verkeerde opmaak.

Je kan die functie toewijzen aan een nieuwe knop en deze toevoegen. Daarnaast zou je met bijvoorbeeld een macro de opmaak 'herstellen' naar het juiste formaat.

[Verwijderd]

Je kan die functie toewijzen aan een nieuwe knop en deze toevoegen.

Hoe had je dit in gedachten dan? Dmv een knop van de formulier werkbalk, en daaraan een macro toekennen?
Dit werkt volgens mij niet want als je de macro hebt gestart kun je hem niet stoppen als je op "Extra -> Brieven en Verzendlijsten -> Envelopen en Etiketten -> adresboek icoontje" hebt gedrukt.
Je kunt een macro niet stoppen als je in een menu zit (ik weet van te voren natuurlijk niet welke persoon ze uit het adresboek moeten hebben, dus dat kan ik niet alvast selecteren).

Daarnaast zou je met bijvoorbeeld een macro de opmaak 'herstellen' naar het juiste formaat.

Dit zou inderdaad wel met een macro kunnen.

[BtM909]

Verwijderd schreef op maandag 11 juli 2005 @ 13:44:
[...]


Hoe had je dit in gedachten dan? Dmv een knop van de formulier werkbalk, en daaraan een macro toekennen?
Dit werkt volgens mij niet want als je de macro hebt gestart kun je hem niet stoppen als je op "Extra -> Brieven en Verzendlijsten -> Envelopen en Etiketten -> adresboek icoontje" hebt gedrukt.

Nee, die knop die je aanklikt Envelopes and Labels die kan je direct met een knop toevoegen aan je knoppenbalk. Dan hoeven je ouders toch alleen maar op die adresboek te klikken. Is nog wel uit te leggen, dunkt me

[Verwijderd]

Nee, die knop die je aanklikt Envelopes and Labels die kan je direct met een knop toevoegen aan je knoppenbalk. Dan hoeven je ouders toch alleen maar op die adresboek te klikken. Is nog wel uit te leggen, dunkt me

Dat heb ik nu wel, maar om het adres aan het document toe te voegen moet je op "aan document toevogen klikken" en dan krijg je een envelope blad voor de brief. Ik dacht zelf om dan dmv een macro dat adres te verplaatsen (en goeie opmaak te geven) en vervolgens dat envelope blad te verwijderen. Maar dit is niet mogelijk met een macro (je kunt geen text selecteren / verwijderen / verplaatsen).

Ik had eigenlijk ook zoiets nodig in Excel. Maar die heeft geen "Envelopen en etiketten" functie. Nu maken ze de facturen in excel, maar dan moeten ze ook een adres uit het adresboek kunnen halen.

[ Voor 39% gewijzigd door Verwijderd op 11-07-2005 15:10 ]

[saxion]

Kun je niet iets doen met extra>brieven en verzendlijsten>wizard afdruk samenvoegen. Hier kun je rechtstreeks adressen uit outlook adresboek halen....

[Verwijderd]

Dat werkt inderdaad wel, maar of het zo gebruiksvriendelijk is...

Ik zocht eigenlijk zoiets als wat in OpenOffice gebeurt (dus een dropdown-box).

...
Misschien wil ik wel iets wat eigenlijk (nog) niet mogelijk is.

[Verwijderd]

Is er misschien niet een plugin voor dan?

ik heb al wel ns iets gelezen over een plugin waarbij je dmv een postcode het gehele adres ingevuld kreeg (werd van internet gehaald), jammer genoeg moet je hiervoor betalen.

[DyStiC]

Ik ken het OpenOffice gebeuren niet, maar ik gebruik hier Aladdins Word Documents. Maar ik weet niet of dit is wat je wilt, op deze manier zoek je in Outlook de juiste contactpersoon klikt dan op het Word icoontje en klikt het gewenste sjabloon aan. Dan word de (gewenste) adres info naar het sjabloon samengevoegd. Dus je maakt één keer een goede sjabloon voor je brief / factuur / offerte en je bent klaar.

[Verwijderd]

Ik heb al een heel aardig systeem gevonden denk ik...

Inserting Outlook Contact Information in a Word Document
Part 2: Inserting Outlook Contact Information Using the Address Book Toolbar Button

Before you can use the Address Book toolbar button to insert your Outlook contact information, you will need to assign the button to a toolbar:

1. Right click on the gray space surrounding the toolbars
2. Click Customize…
3. Click on the Commands tab
4. Under Categories, Click on Insert
5. Under Commands, scroll until you find the one that says Address Book… (it is near the bottom of the list and has a picture of an open book beside it)
6. Click on the name and drag it to the desired place on a toolbar

Once the button is assigned to a toolbar, you have immediate access to your Outlook address book(s):

1. Click on the Address Book toolbar button
2. You will be presented with the Select Name dialog box.
3. If you have several Outlook folders that contain contact information, you will need to select the appropriate folder from the drop down box beside the Show Names from the: label
4. To insert your contact’s address select the contact’s name from the list under the label Type Name or Select from List:
5. You can use the radio buttons to select whether to use their mailing address, home address, or another address you entered in Outlook
6. When you are done, click OK

http://wordprocessing.abo...ams/l/blcontactinser2.htm

Dit is wel een makkelijk systeem. Jammer genoeg wordt het adres er op deze manier ingevoegd:

Achternaam, Voornaam
Straat Huisnummer
Plaats, Postcode

Dit had natuurlijk moeten zijn:

Voornaam Achternaam
Straat Huisnummer
Postcode Plaats

Bedankt trouwens voor de reacties

[Verwijderd]

Ik kwam toevallig vandaag een progje tegen wat precies doet wat ik zocht. (jammer dat het niet gratis is, maarja je kunt niet alles hebben he)
Voor de gene die ook zoiets zoekt, het programma heet LookMeUp.

http://www.livewebs.com/lookmeup/

"Composing a fax or a letter in Word is a snap when you have LookMeUp! to go fetch the relevant Contact info automatically from Outlook and insert it into the right place in your document. LookMeUp! is the conduit between Outlook Contacts and Word which should have been there from day 1, it's easy to use with intelligent defaults, but is also powerful and flexible; can be used as you type, mouse-free; can handle multiple Contacts folders, subfolders, and multiple .pst files, etc."

[ Voor 40% gewijzigd door Verwijderd op 22-08-2005 17:46 ]