E-mail management voor Exchange

[Verwijderd]

Wij hebben wat problemen met het opslaan van e-mail. Met ca. 6 e-mailadressen verzamelen wij dagelijks zo'n 150 e-mailtjes, waarvan het meerendeel projectgebonden is. Het probleem is als volgt te definieren "wie slaat wat, waar en wanneer op?". Sommige e-mails worden niet opgeslagen en sommige worden 4 keer opgeslagen.

Wij draaien windows 2000 SBS met exchange 2000. Nu vraag ik me af of er een e-mail management pakket (evt. open source) of een uitbreiding op Exchange bestaat die dat zou kunnen vereenvoudigen en structureren. Bijvoorbeeld door alle mailtjes cc het programma te sturen of elke mail van een uniek nummer te voorzien dat weer gekoppeld is aan een projectnummer. Momenteel gebruiken wij hiervoor de openbare mappen van Exchange, maar dit is m.i. ook niet echt een succes.

Doel is om mails te groeperen en uiteraard later ook nog eenvoudig terug te vinden. Kunnen jullie mij adviseren in de keuze voor een bepaald programma dat dit kan verzorgen? Alvast bedankt voor jullie reactie(s).

[sanfranjake]

Je zou natuurlijk alle mail kunnen laten sturen naar een enkele mailbox, en dan in de properties van die user aan kunnen zetten dat deze geforward wordt naar de andere adressen?
Anders misschien handig om een ditributielijst te maken en zorgen dat er een extra mailbox is waar niemand in kan verwijderen. Zo houd je alles gearchiveerd. Tickets zou ik met een database doen als dat het idee is

[Verwijderd]

Verzamelen zou zo inderdaad wel kunnen, maar groeperen blijft een probleem; er moet dan nog steeds iemand al die e-mails handmatig gaan verschuiven naar de projectmappen.

Wat bedoel je precies met Tickets?

[Brahiewahiewa]

Verwijderd schreef op dinsdag 07 juni 2005 @ 15:05:
...Doel is om mails te groeperen...

Op basis waarvan wil je ze groeperen? Ik ken geen enkel pakket wat is staat is om uit de vrije text van een e-mail een project nummer o.i.d. te destilleren. Je zult dus een stukje discipline moeten afdwingen; bijv. het project nummer op de subject line.

[Verwijderd]

Brahiewahiewa schreef op dinsdag 07 juni 2005 @ 16:24:
[...]
Op basis waarvan wil je ze groeperen? Ik ken geen enkel pakket wat is staat is om uit de vrije text van een e-mail een project nummer o.i.d. te destilleren. Je zult dus een stukje discipline moeten afdwingen; bijv. het project nummer op de subject line.

Als het daarmee opgelost is is dat wat mij betreft niet zo'n probleem; ik ben er uiteraard wel van bewust dat het (helaas) niet helemaal vanzelf kan gaan. Stel dat we gaan werken met een referentienummer in het onderwerp, zijn er dan wel pakketten die daar mee om kunnen gaan?

[ Voor 3% gewijzigd door Verwijderd op 07-06-2005 16:35 ]

[Ook]

Verwijderd schreef op dinsdag 07 juni 2005 @ 16:34:
[...]


Als het daarmee opgelost is is dat wat mij betreft niet zo'n probleem; ik ben er uiteraard wel van bewust dat het (helaas) niet helemaal vanzelf kan gaan. Stel dat we gaan werken met een referentienummer in het onderwerp, zijn er dan wel pakketten die daar mee om kunnen gaan?

Outlook!
Gewoon met berichtregels "If message subject contains X then move to folder Y"?

[Verwijderd]

Heb ik inderdaad ook overwogen, maar dan moet ik telkens bij iedere client een nieuwe regel maken als we een nieuwe projectmap c.q. projectnummer aanmaken.

Maar er moet toch ook wel een pakketje software zijn die zoiets kan verzorgen? Kan me bijna niet voorstellen dat wij de enige zijn die met dit probleem kampen... Hoe is dit bij jullie op het werk geregeld?

[PcDealer]

Kijk eens op www.kana.com voor het CRM/e-mail pakket.

[Jazzy]

Verwijderd schreef op woensdag 08 juni 2005 @ 09:19:
Maar er moet toch ook wel een pakketje software zijn die zoiets kan verzorgen? Kan me bijna niet voorstellen dat wij de enige zijn die met dit probleem kampen... Hoe is dit bij jullie op het werk geregeld?

Wij hebben hiervoor een PDM/DDM oplossing. In ons geval hebben we hem niet aan de Exchange-server gekoppeld maar er zijn prdukten die hiervoor een prima oplossing bieden. Wellicht biedt zo'n systeem voor jullie wel veel meer voordeel dan alleen het organiseren van de mail-contacten, je kun to ook voor ieder prject al je documentatie en whatever voor bestanden bijhouden, inclusief versie-, status- en revisiebeheer, mocht je dat wensen.

Als je hier oren naar hebt dan raad ik je aan om de techniek even te vergeten en eerst eens na te gaan denken over de informatiestromen die voor jullie belangrijk zijn. Stel eens wat vragen zoals welke data wil ik bewaren, wie moet wat kunnen zien en bewerken, wat kan er beter, etc. Die techniek komt dan later wel weer in beeld.

Maar zoals genoemd, misschien is een goed CRM wel wat jullie nodig hebben.