[Access] Koppeltabel en rapportage / fomulier

[Kaastosti]

Gisteravond kwam een maat van me langs om wat Access dingetjes te bouwen. Hij studeert binnenkort af, maar moest voor een bepaald van nog een Access databeestje maken met wat formuliertjes en rapportjes. Ik dacht dat ik hem daar mooi bij kon helpen... het is Access, dus moet het makkelijk zijn.

Niets bleek minder waar, daar ik totaal de weg kwijt raakte in alle mogelijkheden. Ik werk normaliter ook wel met databases, dus het ontwerp zelf is wel best. Ook weet ik wat voor queries ik los zou moeten laten op verschillende tabellen. Maar hoe maak ik Access dat duidelijk? Ik denk dat dit toch wel een van de meest onduidelijke en slechtst gedocumenteerde stukjes software is ooit.

Dit is het ontwerp voor de database (het gaat om een klant die een huisje reserveert en daarbij opties kan selecteren):

Op zich niet zo heel schokkend. Ik heb in alle tabellen gewoon wat test-data gezet om te kunnen beginnen bij het maken van een rekening voor een persoon. Het meeste lukt daarin gewoon, aangezien dingen als een Klant ID en Huisje ID direct verwijzen naar een andere tabel. Bij de koppeltabel gaat het echter mis.

Daar wil ik, als de koppeling tussen het ID van de huidige rekening en het ID van een optie bestaat, op de rekening weergeven wat de omschrijving van de optie is en wat dat kost. Ik krijg het maar niet voor elkaar. Een soortgelijk geintje krijg ik als ik het formulier voor een reservering maak... daar moet een lijstje opties op komen die voorkomen in de Opties tabel. Als die aangevinkt zijn, moeten ze in de koppeltabel aangemaakt worden.

Op zich een heel logische en naar mijn idee simpele actie. Het probleem is alleen deze logische denkwijze te vertalen naar een werkend rapport en formulier in Access. Gisteren een paar uur zitten piekeren en knutselen, maar ik krijg het niet voor elkaar. Help!

[Boss]

Misschien moet je bij je relaties even opgeven wat de 1 en wat de n kant van de relatie is. Anders zal er niet veel gebeuren.

Wat doe je overigens als de prijs van een optie wordt aangepast? Veranderen alle oude facturen dan?

[Kaastosti]

Hmm daar heb je een goed punt, daar had ik nog niet eens aan gedacht Dat wordt dus een datum toevoegen aan de Optie tabel. Maar dan nog, probleem blijft hetzelfde, alleen komt er dan nog een extra criterium bij.

[Boss]

Ik zou een prijs meegeven in de tussentabel. Daarin sla je dan de prijs op het moment van toevoegen op.

Maargoed, heb je de 1-veel kant al aangegeven? Dubbelklikken op de relatielijntjes en dan kiezen?

Anders zal het model idd lastig werken.

[Kaastosti]

De relaties tussen de tabellen staan al goed, ik heb ze even gecontroleerd. Alle relaties van tabellen zijn 1-op-veel in dit ontwerp. Maar buiten het toevoegen van een prijs (wat een goed idee is in die tabel), blijf ik met het probleem uit de startpost zitten.

Wat mijn eerste ingeving is bij dit probleem is dat ik 2 queries uit wil voeren. Eentje voor de algemene informatie, en eentje voor het ophalen van opties als die er zijn. Bij het ontwerpen van een formulier met de wizard krijg ik die twee queries niet bij elkaar, en als ik het formulier handmatig wil bouwen raak ik eigenlijk bij voorbaat al gefrustreerd omdat het sleur-en-pleur systeem van Access niet echt gebruiksvriendelijk is

[Boss]

Je kan ook gewoon SQL statements invoeren

Ik snap nog niet helemaal wat het probleem is. Je wil op een formulier bij een reservering opties kunnen boeken, en die opties uiteindelijk doorberekenen op een factuur (maar dat zal een later stadium zijn).

Voor het invoeren van de opties bij een boeking kan je dan toch een hoofd-subformulier gebruiken? Met queries is het even anders, weet niet wat je gewend bent maar zo heel moeilijk kan Access toch niet zijn? Open anders even de voorbeeld database Noorderwind, daar staat een redelijk uitgebreid ordersysteem in wat volgens mij ongeveer doet wat je zoekt.

[Kaastosti]

Ik zou het inderdaad gewoon keihard als een query er in kunnen zetten, maar die maat van me moet het nog wel uit kunnen leggen Langzamerhand kom ik steeds een stapje verder... ik vind opties terug uit een grijs verleden waarbij ik zoiets heb van 'oooh ja, zo ging dat' dus misschien komt het nog wel goed