[word] (veel) templates onderhouden

[jlrensen]

Ik werk voor een organisatie die nogal veel brieven stuurt. Deze brieven worden automatisch gegenereerd met behulp van word-templates. In totaal hebben we een kleine 1000 templates. Nu zijn we laatst op een andere huisstijl overgestapt, en daarvoor moesten alle templates worden aangepast. Dat was een hoop werk, en ik dacht dat zoiets wel makkelijker moest kunnen.

Wat ik zoek is een tool, waarmee ik op de een of andere manier templates kan genereren, en en masse kan aanpassen, zodat ik (of een collega) honderden templates langshoef, als we bv het lettertype willen veranderen.

Ik heb nog geprobeerd om hier de word-mailmerge functie voor te gebruiken, maar die werkte niet samen met enters en mergfields in de te mergen informatie. Op google staat uiteraard veel over het ontwikkelen van templates an sich, maar over een manier de templates zelf te genereren.

[chem]

Noem me gek, maar 1.000 templates?

Het nut van templates ontgaat me dan nogal; is het niet handiger om, zeg, 10-15 templates (hooguit!) te hanteren?

[jlrensen]

Bijna 1000, het exacte aantal weet ik niet, maar is 800-900. We maken dan ook meer dan 10.000 brieven per week, en alle templates zijn nodig, dan hebben we goed uitgezocht voor we ze gingen aanpassen

[Verwijderd]

@Chem

Waarschijnlijk zijn het geen 'echte' templates, maar gewoon standaardbrieven. Voor ieder soort soort actie (ontvangstbevestiging, herinnering, factuur) hebben ze een aparte template waarin gewoon alleen de gegevens van de ontvanger en de datum worden gewijzigd.

Waarschijnlijk zou het inderdaad makkelijker zijn om een klein aantal basis templates te gebruiken, en de hele content van de brief ook dynamisch te maken. Overigens lijkt Word me niet de meest professionele manier om 10.000 brieven per week mee te maken.

[chem]

jlrensen schreef op donderdag 12 mei 2005 @ 23:30:
Bijna 1000, het exacte aantal weet ik niet, maar is 800-900. We maken dan ook meer dan 10.000 brieven per week, en alle templates zijn nodig, dan hebben we goed uitgezocht voor we ze gingen aanpassen

Dan wil ik het toch graag weten

Wat is er dan zo speciaal aan je templates dat je er > 10 nodig hebt? Kan Word geen conditionele layout aan, of heb je voor elke variatie een andere template?

Dit even afgezien van het feit dat ik nog nooit iets met Word heb gedaan, dus aan met vraag kan ik je niet helpen

Verwijderd schreef op donderdag 12 mei 2005 @ 23:35:
@Chem

Waarschijnlijk zijn het geen 'echte' templates, maar gewoon standaardbrieven. Voor ieder soort soort actie (ontvangstbevestiging, herinnering, factuur) hebben ze een aparte template waarin gewoon alleen de gegevens van de ontvanger en de datum worden gewijzigd.

Waarschijnlijk zou het inderdaad makkelijker zijn om een klein aantal basis templates te gebruiken, en de hele content van de brief ook dynamisch te maken. Overigens lijkt Word me niet de meest professionele manier om 10.000 brieven per week mee te maken.

Mjah, het jankt voor m'n gevoel om een PDF generator in combinatie met een delphi + SQLite oplossing (om maar wat technische termen te smijten) als dat het geval is.

[ Voor 40% gewijzigd door chem op 12-05-2005 23:38 ]

[jlrensen]

Het zijn idd meestal standaardbrieven, maar de mergefields staan niet alleen in de aanhef, maar ook in de templates zelf. Ook staan er vaak berekende of waarwaardelijke velden in. Ze worden dan ook niet stuk voor stuk aangemaakt, maar merendeels automatisch. Daardoor is het aantal templates ook niet makkelijk terug te brengen: mensen zitten niet vanuit word uit die templates te maken, maar kiezen vanuit een applicatie dat ze briefnummer zoveel naar klant Jantje willen sturen. De brief zelf wordt dan elders automatisch aangemaakt, gevuld en afgedrukt.

Die software kan ik niet 123 aanpassen, de templates wel. En al zou ik het naar 100 templates kunnen krijgen, dan nog is het een berg werk om ze allemaal aan te passen, vandaar.

[ Voor 3% gewijzigd door jlrensen op 13-05-2005 00:03 ]

[jlrensen]

Subtiel schopje: heeft echt niemand een idee?

[Lustucru]

't ligt er natuurlijk maar net aan wat er met die duizend templates moet gebeuren en hoe die sjablonen zijn gemaakt cq opgebouwd. Er is niet veel wat je niet kunt automatiseren als de sjablonen consistent zijn opgebouwd.