:strip_icc():strip_exif()/u/12176/workrave2.jpg?f=community)
HOWTO: Exchange 2003 howto: on- en offline adres boek
Inleiding
Je kunt het de gebruikers in jou organisatie erg gemakkelijk maken door adres boeken te specificeren op bepaalde objecten in Exchange.
Wanneer ga je adresboeken specificeren en waarom eigenlijk. Stel jou bedrijf heeft 2 takken de ene maakt en verkoopt computeronderdelen en de andere maakt en verkoopt uitsluitend software.
De mensen van beide afdelingen hebben in wezen niks met elkaar te maken en hoeven elkaar dus ook bijna nooit te mailen. Je kunt dan Adresboeken aanmaken voor die verschillende afdelingen. Dit vereenvoudigt het zoek werk enorm.
Benodigdheden:
- Een Exchange 2003 server
- Een computer met de ESM erop geinstalleerd.
- Een flink aantal gebruikers en distributielijsten om te kunnen testen.
Wat hebben wij aangemaakt om van de Advanced filter options gebruikt te kunnen maken.
Gebruiker met ingevulde velden Description en Office.
- Hardware medewerkers
- Software medewerkers
Je kunt nu op Software en Hardware specificeren bij het aanmaken van een Adres Boek.
NOTE: Om goed en volledig van Exchange gebruik te kunnen maken is een goed ingevulde AD heel erg belangrijk. Op het moment dat je het volledig invult elke keer, kun je namelijk ook goede queries maken.
Aan de slag ...
Stap 1: Adresboek
De default adres boeken zijn (zie Figuur 1)
All contacts
All groups
All users
Public Folders
Daarnaast heb je je Global Address Book nog die alle entries bevat van je organisatie.
Fig. 1:
Stap 2: Nieuw adresboek
We gaan een nieuw adres boek aan maken. Op “All Address Lists” rechts klik je en je kiest voor “New -> address book” zie Figuur 2. We geven het de naam Tweakers Iedereen en kiezen voor bij filter option voor Advanced > [Field]contact > E-mail address (External). Zoals je ziet kun je hier heel AD selecteren.
Fig. 2:
Het resultaat van onze query. Druk op “Ok” om het te accepteren.
We hebben nu het adresboek Tweakers Iedereen aangemaakt.
Fig. 3:
Stap 3: Properties van adresboek
Als we de properties van het adresboek Tweakers Iedereen opvragen zie Figuur 4 zie je dat er een behoorlijke LDAP string staat. Deze kun je ook handmatig aanmaken maar dan moet je behoorlijk diep in de LDAP materie zitten. Daarom is er ook een fijne GUI omheen gemaakt die veel werk uit handen neemt. Wil je het resultaat weten klik dan gewoon op “Preview” en je ziet alle adressen die gevonden worden.
Fig. 4:
Je kunt je adres boeken nu opdelen in bv description field welke hier uitgediept zijn in Hardware medewerker en Software medewerker en dat als object opgeven waaraan jou Adres boek moet voldoen. Deze hebben wij reeds aangemaakt en je kunt het in Figuur 5 zien (hier is Outlook bij gebruikt). Je ziet dat er keurig 3 distributie lijsten bij gekomen zijn. Op deze manier kun je per afdeling adres boeken maken.
Fig. 5:
Stap 4: Offline adresboek
Als je medewerkers hebt die nogal veel reizen is het plezierig als die ook mailtjes kunnen voorbereiden zonder in te bellen. Zodra ze op het werk online zijn worden deze dan automatisch verstuurd.
Ga naar Offline Address Lists en rechts klik erop kies dan “New -> Offline address list”.
We vullen hier Tweakers Iedereen in zodat we gelijk alle medewerkers van het bedrijf Tweakers hebben. Je moet nu nog een Server kiezen die de Offline Address List onderhoud. Dit is natuurlijk jouw Mailserver. Default komt de Global Address List als mailing list er te staan maar stel je maakt ook gebruik van Exchange om per klant een contact aan te maken zodat je deze nieuwe aanbiedingen kunt “spammen” dan is dat voor de sales medewerker niet echt handig. Verwijder de Global Address List en kies voor Add. Zie Figuur 7
Fig. 6:
Nu zie je gelijk waarom we eerst een Adres boek aangemaakt hebben in plaats van gelijk naar Offline Address List te gaan. Je moet namelijk een Adresboek object hebben wil je deze offline kunnen publiceren.
Fig. 7:
Als je op Next geklikt hebt krijg je een waarschuwing in beeld (zie Figuur 8) dat er bij de volgende “store maintenance period on Security(hier staat jou mailserver naam). Pas op het moment dat maintenance gedraait heeft wordt de Offline Address Book beschikbaar.
Nu rest alleen nog even op Next klikken en dan op Finish.
Je hebt nu een Offline Adres boek aangemaakt welke na enige tijd te gebruiken is.
Fig. 8:
Stap 5: Client side
Nu moeten de Clients nog voorzien worden van de juiste Offline Address book. Default is dit de GAL. Maar je kunt deze editten.
In Outlook 2002 moet je bij volgende settings zijn . Tools -> Options -> Mail Setup -> Send and Receive -> Edit > vink Download Offline Address book aan. Kies nu de juiste Offline Address Book. (Let op je net aangemaakte Offline Address Book zie je nog niet deze zie je pas na de maintenance periode. (dus geduld).
Thanks to
Deze howto is geschreven door Hans, beter bekend als mutsje (www.datacrash.net).
Op- of aanmerkingen, en suggesties kunnen worden doorgegeven aan de WOS moderators
Lijst met figuren
- Figuur 1: Exchange System Manager
- Figuur 2: Aanmaken van een nieuwe addresslist
- Figuur 3: Resultaat van de query
- Figuur 4: LDAP query string
- Figuur 5: Namen toevoegen aan de addresslist
- Figuur 6: Nieuw Offline Addresslist maken
- Figuur 7: Addressboek selecteren
- Figuur 8: Offline Addresslist gemaakt
Inhoudsopgave
- 1: Inleiding
- 2: Aan de slag ...
Stap 1. Adresboek
Stap 2. Nieuw adresboek
Stap 3. Properties van adresboek
Stap 4. Offline adresboek
Stap 5. Client side
- 3: Thanks to
- 4: Lijst met figuren
- 5: Inhoudsopgave
[ Voor 59% gewijzigd door elevator op 29-11-2004 12:54 ]
Dit topic is gesloten.