[Outlook 2003] Standaardisering email, handtekening

[PnD]

Situatie:
- ca. 1000 gebruikers
- Exchange 2003
- MS Office 2003
- HTML email


Ik heb de volgende wensen, maar weet niet of deze allemaal te realiseren zijn:

1. Standaard handtekeningen: Ik ben uiteraard aan het uitzoeken welke pakketten wat kunnen etc, maar ervaringen zijn zeer welkom!
Onze wens is om alle gebruikers een standaard set handtekeningen (met volledige voornaam, alleen voorletters, etc.) aan te bieden, de informatie willen we uit de AD halen. De gebruiker kan dan zelf kiezen welke ze gebruiken. Er moet er wel 1 afgedwongen worden.

2. Standaard layout email
2.1 We hebben al ingesteld dat email standaard in Arial is. Is dit volledig af te dwingen?
2.2 Als nu geantwoord wordt op een "email zonder opmaak" blijft dit een email zonder opmaak. Is het mogelijk dat dit bij beantwoorden gelijk een HTML email wordt

[PnD]

Dit wordt een self-service topic denk

Oplossing 2.2: http://outlook-tips.net/c...chive/2007/08/02/671.aspx
Vraag is alleen of het wenselijk is.

[sanfranjake]

Kijk eens naar Exclaimer Mail Utilities, erg goede software welke dit perfect allemaal kan. Gebruiken wij ook naar tevredenheid. Vooral ook niet duur!
www.exclaimer.com

[PnD]

Die had ik al op mijn lijstje staan, heb de handleiding doorgenomen, wordt me niet veel duidelijk door.

Het lijkt erop dat je er handtekeningen onder emails achteraf onder geplakt worden op basis van rules?
De bedoeling is dat de gebruiker zelf zijn handtekening kan kiezen nl.

[PnD]

Iemand die zijn ervaringen met signature software wil delen?

[Taenadar]

Wij hebben gewoon een handleiding gestuurd naar alle gebruikers om zelf een handtekening te maken. Verder word er als een email buiten het domein word gestuurd een handtekening gestuurd met daarin de disclaimer en adres gegevens.

Eerst hadden we dit allemaal zelf bij iedereen ingesteld maar dit werd een beetje veel werk met bijhouden van alle werktijden en weet ik wel niet allemaal.

Ik weet even niet uit me hoofd welk programma die laatste handtekening eronder plakt maar dat kan ik vrijdag wel even voor je bekijken mocht dit nodig zijn.

[Thijs B]

Wij hebben een smoelenboek op intranet mysql db met daarin de personeels gegevens..

Een script draait 2x per dag en leest de personeels data uit de smoelenboek db (zou ook uit AD kunnen) genereert met behulp van html templates mail footers voor alle medewerkers.

Onze marketing manager klust de templates in elkaar zet er soms wat kleine advertenties onder en kan deze zonder inmenging van IT op de live omgeving plaatsen.

Het login script checkt bij elke login of er een nieuwe mail footer beschikbaar is en plaatst deze in de juiste map van het user profiel.

Zowel het footer script als het login script is opgezet met www.autoitscript.com

Op alle outlooks moet eenmalig de default footer worden ingesteld dit is nog een handmatige handeling. Het plan is om deze handeling ook nog met behulp van script te automatiseren maar dat blijkt tot nu toe het lastigste puntje.

Voordeel als het eenmaal werkt hoef je er als beheerder nooit meer tijd in te steken, nadeel is wel dat de scriptjes schrijven me wel heel erg veel tijd/werk heeft gekost.

[PnD]

Bedankt voor de reacties.

Ons uitgangspunt is echter professionele software.
Het liefst hebben we er als IT afdeling 1-malig werk aan en leggen we het beheer van de handtekeningen hierna bij de afdeling communicatie.

Ik zou graag van mensen hun bevindingen willen weten met software zoals:
- Exclaimer
- Symprex
- Emailsignature
- Policy Patrol
- etc.

[TeGek]

PnD schreef op woensdag 14 januari 2009 @ 13:21:
Situatie:
- ca. 1000 gebruikers
- Exchange 2003
- MS Office 2003
- HTML email


Ik heb de volgende wensen, maar weet niet of deze allemaal te realiseren zijn:

Standaard handtekeningen: Ik ben uiteraard aan het uitzoeken welke pakketten wat kunnen etc, maar ervaringen zijn zeer welkom!
Onze wens is om alle gebruikers een standaard set handtekeningen (met volledige voornaam, alleen voorletters, etc.) aan te bieden, de informatie willen we uit de AD halen. De gebruiker kan dan zelf kiezen welke ze gebruiken. Er moet er wel 1 afgedwongen worden.

Hiervoor bestaan best veel scriptjes,een van de beste die ik heb gezien kan je vinden op deze PasteBin

Dit script kijkt eerst naar C:\signature.doc waarin je in word een signature hebt aangemaakt en Word bookmarks hebt gebruikt.

Het handige aan dit script is dat als je in word je handtekening hebt aangemaakt je geen problemen krijgt als iemand een mail stuurt als RTF of als txt.

[Westereen]

Hier een tijdje terug ook mee bezig geweest, 3 programma's getest (naam weet ik niet meer) en de winnaar was eMailSignature.

ervaring met eMailSignature (http://www.emailsignature.nl/):
Installatie is redelijk eenvoudig, het aanmaken van de handtekening en het deployen is ook snel gebeurd. Je voegt een regel toe aan je login script die ervoor zorgt dat Outlook de nieuwe handtekening krijgt. Daarnaast is er ook OWA ondersteuning, dus gebruikers zien de handtekening ook terug in OWA. Mogelijkheid tot het creeeren van verschillende handtekeningen voor bepaalde groepen.

[PnD]

Ziet er inderdaad helder uit en het lijkt te kunnen wat het moet.
Jammer dat het niet af te dwingen is dat de gebruiker een handtekening moet gebruiken.

Dat is weer het nadeel v/d eenvoud van deze tool.

Moet ik toch weer verder zoeken
Vallen er nu veel emailsignature tools af vraag ik me af.. Iemand ervaring met andere tools?

@sanfranjake: Hoe vult exclaimer dit in?

[ Voor 21% gewijzigd door PnD op 27-01-2009 14:23 ]

[sanfranjake]

Je kan Exclaimer enkel serverside configureren, maar wel met verschillende signatures op basis van OU membership en dergelijke. Exclaimer voegt de disclaimer en opmaak toe op de server en niet clientside.
Zo weet je altijd 100% zeker dat elke externe mail voorzien is van de huisstijl.
Een gratis trial is te downloaden via www.exclaimer.com

[PnD]

Dat vermoedde ik al jah. Het probleem is dus dat ze hier een verplichte handtekening willen.
Volgens mij is het of-of.

Dus of een handtekening die op server side toegekend wordt óf een handtekening die op de client erin geplakt wordt, maar dus niet afgedwongen.

[Westereen]

sanfranjake schreef op dinsdag 27 januari 2009 @ 15:10:
Je kan Exclaimer enkel serverside configureren, maar wel met verschillende signatures op basis van OU membership en dergelijke. Exclaimer voegt de disclaimer en opmaak toe op de server en niet clientside.
Zo weet je altijd 100% zeker dat elke externe mail voorzien is van de huisstijl.
Een gratis trial is te downloaden via www.exclaimer.com

Persoonlijk vind ik dit een nadeel, kun je als gebruiker niet direct zien of je handtekening er wel onder komt. Daarnaast zul je altijd mensen hebben die toch nog even intikken "Met vriendelijke groet,"

PnD schreef op dinsdag 27 januari 2009 @ 14:19:
Ziet er inderdaad helder uit en het lijkt te kunnen wat het moet.
Jammer dat het niet af te dwingen is dat de gebruiker een handtekening moet gebruiken.

Dat is weer het nadeel v/d eenvoud van deze tool.

Moet ik toch weer verder zoeken
Vallen er nu veel emailsignature tools af vraag ik me af.. Iemand ervaring met andere tools?

@sanfranjake: Hoe vult exclaimer dit in?

Nou moet ik mij vergissen maar je kan het gewoon pushen denk ik. Er zit ook een optie in om de vorige handtekeningen te verwijderen en de nieuwe read only te maken zodat gebruikers ze niet kunnen wijzigen. Zou je het uitzetten van een handtekening niet kunnen afdwingen met een Office GPO? Ik bekijk morgen de settings nog even.

[ Voor 29% gewijzigd door Westereen op 27-01-2009 21:17 ]

[PnD]

Dit zit niet in een GPO. Tenminste de handtekening zal op deze manier natuurlijk altijd te wijzigen zijn door de gebruiker.

Ik zal is wat meer informatie van exclaimer zien te achterhalen..

[Urk]

Ik heb dit bij een klant van mij met zo'n 50 users opgezet via Kixtart loginscript. Die haalt informatie op uit de users Active Directory object en schrijft deze naar een HTML bestand welke automatisch wordt geplaatst in de Signatures folder op het werkstation.
Diverse aanpassingen moeten maken zodat het perfect werkt, want zoals jullie weten is HTML support in Outlook 2007 echt gaar & brak...

Geen softwarekosten en volledige vrijheid hierin gehad dus. En het werkt na wat aanpassingen prima nu!

Mocht je nog info willen dan hoor ik dat graag...

[PnD]

Thanks, ik ben uitgekomen bij Symprex Email signature manager.
Programma doet waarschijnlijk hetzelfde als jij beschrijft schat ik.

Zal nog wel posten als het definitief doorgaat.

[michelc85]

Sorry voor het kicken van het topic, maar heb geen goed werkende oplossing gevonden (gratis).

http://robwhitehouse.com/...nerate-outlook-signature/